استفاده از امضای الکترونیک هر روزه در حال افزایش است . مزیت امضا الکترونیک در تفاوتی است که در نحوه‌ی عملکرد بخش‌های مختلف یک کسب و کار ایجاد می‌کند .این موضوع مخصوصا زمانی که راحتی، سادگی و امنیت موجود در استفاده از امضای الکترونیک را در نظر بگیرید پر‌رنگ‌تر می شود . چرا که امضاکننده با استفاده از امضا الکترونیک می تواند اسناد را در هر زمان و مکانی امضا کند .
مزیت امضا الکترونیک از جنبه دیگر این است که در هر کسب و کاری باعث صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها می‌شود، علاوه بر این فرایند کسب و کار شما را بهینه می‌سازد و هم چنین بهرهوری را که منجر به رشد کلی کسب کار می شود افزایش می دهد. بهرهوری بیشتر منجر به افزایش سرعت در خدمات‌رسانی و در نتیجه افزایش سود در کسب و کار شما می‌شود.
از این رو ما در زیر نکاتی را آورده‌ایم که به شما نشان می‌دهد چگونه امضای الکترونیک می‌تواند در وقت و هزینه شما صرفه جویی کند.
مزیت امضا الکترونیک: صرفه‌جویی در وقت و هزینه
افزایش سرعت در فرآیند امضا
ممکن است کسب و کار شما به گونه‌ای باشد که فرایند کاغذی زیادی که نیاز به امضا هم دارد داشته باشد در این صورت امضا کردن همه اسناد از سوی شما و مشتریان در صورتی که به روش سنتی انجام شود، می‌تواند زمان‌بر باشد.
با امضای الکترونیکی، مشتری می‌تواند از هر کجا که باشد، بلافاصله امضا کند. این به شدت زمان مورد استفاده برای ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل را کاهش می‌دهد.
کاهش هزینه‌های کاغذ
امضاهای الکترونیکی دیجیتال هستند به این معنی که تمام تراکنش‌ها به صورت دیجیتال انجام می‌شود. این موضوع به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند چرا که استفاده از کاغذ هزینه دارد و اگر مجبور به چاپ و چاپ مجدد اسناد نباشید، در هزینه‌ای که برای خرید کاغذ استفاده می‌کنید صرفه‌جویی خواهید کرد. امضای الکترونیکی نه تنها در هزینه خرید کاغذ، بلکه سایر مواد مرتبط مانند جوهر چاپ و هزینه نگهداری و تعمیر اسکنر و چاپگر نیز صرفه‌جویی می‌کنند.
حداقل رساندن اشتباه در فرایند امضا
روش سنتی امضای اسناد دارای اشکالاتی است. برای مثال ممکن است مشتری یا طرف قرارداد فراموش کند که یک یا دو صفحه را امضا کند یا اینکه اشتباها محل دیگری را امضا کند.
از طرف دیگر، ممکن است ارسال کننده اسناد فراموش کند که تمام فیلدهایی را که نیاز به امضا دارند علامت گذاری کند یا ارسال صفحه‌ای را فراموش کند.
این موضوع باعث تأخیر و خطاهای زیادی می‌شود که به نوبه خود باعث اتلاف وقت و هزینه خواهند شد . با امضای الکترونیکی، تمام این خطاها به حداقل می‌رسد، زیرا اسناد در صورت عدم امضای درست قابل تایید نیستند. در صورت وقوع خطا هم می‌توان به راحتی در کمترین زمان آن را برطرف کرد. پس از امضا و تایید اسناد، هر دو طرف یک نسخه از سند را دریافت می‌کنند و این موضوع یک فرآیند بدون خطا در کمترین زمان ممکن را تضمین می‌کند.
افزایش بهرهوری کارمندان و نمایندگان تجاری
مزیت امضا الکترونیک این است که فرآیند امضا را برای مشتریان تسهیل می‌کند که این موضوع به نفع شرکت در حصول اطمینان از بهرهوری کارمندان و نمایندگان است. چرا که نیازی به بایگانی فیزیکی اسناد و سایر مدارک نیست و همه چیز به صورت دیجیتالی ذخیره می شود، که این موضوع کمک می‌کند در زمان کارمندان مقدار زیادی صرفه‌جویی شود؛
در نتیجه آنها می‌توانند از این زمان برای انجام کارهای مهم دیگر مانند تمرکز بر مشتریان بعدی استفاده کنند. علاوه بر این استفاده از امضای الکترونیکی، به نمایندگان شرکت و کسب و کار شما این امکان را می‌دهد که به راحتی به تمام اسناد و مدارک مورد نیاز برای ارائه به مشتری دسترسی داشته باشند. این موضوع نه تنها به آنها در جذب مشتری کمک می‌کند، بلکه باعث می‌شود آنها حرفه‌ای به نظر برسند و تصویر مثبتی از شرکت منعکس سازند.
اعتبار قانونی
در صورتی که میان شما و طرف قراردادتان اختلافی در ارتباط با امضای اسناد ایجاد شود شما می‌توانید به راحتی اثبات کنید که اسناد را امضا کرده است، و این موضوع نه تنها از ورود ضرر مالی جلوگیری می کند بلکه مانع هدر رفتن زمان شما در اختلافات این چنینی می گردد. چرا که امضا الکترونیکی می‌تواند به شناسایی امضاکننده کمک کند و با مجهز بودن به برخی فرآیندهای رمزگذاری، تضمین می‌کند که شخص درستی اسناد را امضا می‌کند. این امر اسناد را قانونی و الزام آور می‌کند.
هیچ‌کس کاغذبازی را دوست ندارد، به خصوص در عصر دیجیتال امروزی. به این معنا که شرکت ها و کسب و کارها که تجربه دیجیتالی را به مشتریان خود ارائه می دهند، انتظارات مشتریان خود را برآورده می‌کنند و این یک مزیت مثبت است. بنابراین، برای اینکه مزیت رقابت را در کسب و کار خود داشته باشید، باید امضای الکترونیکی را در سیستم خود بگنجانید.
موارد ذکر شده تنها بخشی از تاثیر امضای الکترونیکی در صرفه جویی زمان و هزینه و افزایش بهرهوری در کسب و کار شما را نشان می دهد، قطعا موارد بیشتری وجود دارد که ثابت می کنند امضای الکترونیکی تا چه اندازه می تواند در کسب و کار شما مفید باشد .
صرفه جویی در زمان و هزینه از طریق متمرکز کردن
ارسال قراردادها و سایر اسناد حتی زمانی که این کار را از طریق ایمیل انجام می دهید زمان بر است ، وقتی هم که ایمیل را دریافت می کنید ، فرایند پرینت، امضا، تاریخ گذاری، اسکن و ارسال مجدد سند به فرستنده اصلی وجود دارد . این مراحل زمان بر هستند. گاهی اوقات لازم که اسناد به شخص دیگری مانند معاون ادارای یا منشی منتقل شود و به لیست کارهای آنها اضافه شود؛ این روند حتی در برخی موارد می تواند طولانی تر شود و بیشتر به تاخیر بیفتد .
سامانه معتبر امضا الکترونیک، وین ساین
حالا که با مزیت امضا الکترونیک نسبت به امضا کتبی آشنا شدید بد نیست یک امضا برای خود داشته باشید تا از الان به بعد همه مدارک خود را به شکل معتبر و قانونی و به صورت الکترونیکی امضا کرده و مزیت امضا الکترونیک بهره‌مند شوید.
در این راستا ما سامانه وین ساین را به شما معرفی می‌کنیم که با مناسب‌ترین قیمت و در کمترین زمان امضا شما را ثبت می‌کند. در صورتی که نیاز به خدمات حقوقی دیگر برای کسب‌وکار خود دارید سری به صفحه اشتراک حقوقی وینداد بزنید.
