گاهی ممکن است یک شرکت تجاری بنا به دلایل مختلف تمایل به ایجاد تغییر در شرکت داشته باشد. تغییر آدرس شرکت یا تغییر اقامتگاه و شهر شرکت نیز یکی از تغییرات رایج در میان شرکت‌ها است.
در این مطلب از مجله حقوقی وینداد به موضوع تغییر آدرس شرکت و مراحل ثبت تغییر آدرس شرکت در حقوق ایران پرداخته‌ایم.
با ما همراه باشید.
تغییر آدرس شرکت در چه مواقعی لازم است؟
شاید در ابتدای مطلب این سوال به وجود بیاید که اصولا چرا ممکن است یک شرکت اقدام به تغییر آدرس خود بزند؟
در پاسخ باید گفت که در حال حاضر، اکثر شرکت‌های تجاری در ایران دارای اقامتگاه اجاره‌ای هستند و به دلیل هزینه بالای خرید ملک اداری، ترجیح می‌دهند دفاتر کار خود را اجاره کنند. به همین خاطر، در اساسنامه شرکت زمان تاسیس آدرس شرکت را همان دفتری درج می‌کنند که در آن زمان ساکن آن هستند. نتیجتا تغییر آدرس شرکت به دلیل پایان قرارداد اجاره ویا افزایش اجاره‌بها امری متداول است.
همچنین این امکان وجود دارد که شرکتی برای توسعه نیروی انسانی خود نیازمند نقل مکان به محیطی بزرگ‌تر باشد و یا برای دسترسی به امکانات خاصی شهر اقامتگاه خود را عوض کند.
در هر حال در تمام این موارد، با موضوع تغییر آدرس شرکت یا تغییر شهر شرکت روبرو هستیم.
آیا تغییر آدرس شرکت نیاز به ثبت دارد؟
تغییر آدرس شرکت هر چند موضوعی رایج است اما این سوال را به همراه دارد که آیا ثبت تغییر آدرس شرکت موضوعی ضروری است؟
به طور خلاصه می‌توان گفت تغییر هر نوع اطلاعات درباره شرکت که در بندهای اساسنامه و شرکت‌نامه شرکت تجاری به آن اشاره شده است، نیازمند ثبت رسمی است. اقامتگاه و آدرس شرکت نیز غالبا در همان بندهای اولیه اساسنامه شرکت درج می‌شود.
برای فهم عمیق‌تر، موارد زیر از مصادیق تغییراتی هستند که می‌بایست رسما ثبت شوند:
– تغییر موضوع یا کاربری شرکت تجاری (مثلا شرکت حقوقی به شرکت کامپیوتری)
– تغییر آدرس شرکت، کد پستی یا شهر (تغییر اقامتگاه شرکت از تهران به گیلان)
– تغییر نام شرکت (با توجه به مقررات انتخاب نام شرکت)
– تغییر قالب شرکت به انواع دیگر شرکت‌های تجاری (مثلا شرکت سهامی خاص به شرکت با مسئولیت محدود)
– تغییر اعضای هیات مدیره شرکت
– تغییر شرکای شرکت تجاری
– تغییر صاحبان حق امضا
– انحلال ارادی یا غیرارادی شرکت
– افزایش سرمایه شرکت
– کاهش سرمایه شرکت
– ورود شریک جدید بدون افزایش سرمایه
– ورود شریک جدید با افزایش سرمایه
– خروج شریک بدون کاهش سرمایه
– خروج شریک با افزایش سرمایه
و…
کدام رکن شرکت درباره تغییر آدرس تصمیم می‌گیرد؟
اصولا تصمیم‌گیری درباره تغییراتی که باید ثبت شوند، بر عهده مجامع داخلی شرکت‌ها است.
دو مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق‌العاده، مجامع اصلی اکثر شرکت‌های تجاری هستند که صلاحیت تصمیم‌گیری درباره تغییرات شرکت را دارند.
در خصوص ثبت تغییر آدرس شرکت نیز می‌توان گفت که رکن تصمیم‌گیر، مجمع عمومی فوق‌العاده است. هرچند لازم به ذکر است که ممکن است در اساسنامه شرکت تجاری، تصمیم‌گیری درباره تغییر آدرس شرکت بر عهده هیات مدیره نیز گذاشته شده باشد که در این صورت، هیات مدیره می‌تواند با صلاحدید خود، اقدام به تعویض اقامتگاه شرکت کند.
البته تفاوت رکن تصمیم‌گیرنده، بر ضرورت ثبت تغییر آدرس شرکت خللی وارد نمی‌کند.
برای ثبت تغییر آدرس شرکت چه شرایط و مدارکی اهمیت دارد؟
همانطور که گفته شد تغییر آدرس شرکت، نیازمند ثبت رسمی در سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها است، با این حال پیش از آغاز این فرآیند، شرکای شرکت بایستی شرایط و مدارک خاصی را مهیا کنند:
– مجمع عمومی فوق‌العاده یا هیات مدیره تشکیل جلسه دهد.
– صورتجلسه مجمع حول موضوع تغییر آدرس شرکت تنظیم شود.
– اساسنامه یا شرکت‌نامه با تغییر بند اقامتگاه و افزودن اطلاعات آدرس جدید شرکت تدوین شود.
– مدارک شناسایی حاضران در جلسه مجامع فراهم شود.
– آگهی شرکت تجاری که در روزنامه رسمی منتشر شده است، فراهم شود.
– فرآیند ثبت تغییر آدرس شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها پیگیری شود.
مراحل ثبت تغییر آدرس شرکت در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها چیست؟
همانطور که گفته شد، پس از تهیه مدارک و داشتن شرایط لازم، نوبت به اقدام برای ثبت تغییر آدرس شرکت می‌رسد. ثبت تغییرات شرکت هم مانند فرآیند ثبت شرکت از طریق سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود.
مراحل این ثبت تغییر، به شرح زیر است:
– ورود به سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت‌ها
– ورود به بخش صورتجلسه تغییرات
– وارد کردن اطلاعات شرکت متقاضی تغییر اقامتگاه
– ورود اطلاعات جلسات هیات مدیره یا مجامع شرکت درباره تصمیم به تغییر آدرس شرکت
– وارد کردن متن کامل صورتجلسه یا صورتجلسات شرکت مبنی بر تغییر آدرس شرکت
– وارد کردن مشخصات اشخاص حاضر در جلسه و سمت هر یک از آنها
– تغییر اطلاعات شرکای قبلی یا جدید (در صورت تغییر در شرکا و یا سمت اعضای هیات مدیره شرکت)
– قید نام‌های جدید شرکت مطابق با مقررات انتخاب نام شرکت تجاری (ممکن تغییر شهر شرکت سبب تغییر نام شرکت شود)
– وارد کردن سهام و سرمایه جدید شرکت و مدارک مربوط به منابع مالی جدید (در صورت کاهش یا افزایش سرمایه شرکت)
– قید موضوع فعالیت و کاربری جدید شرکت (در صورت تغییر موضوع یا کاربری شرکت)
– آپلود مدارک و اسناد تهیه شده که در بخش قبل ذکر شد (صورتجلسه، اساسنامه یا شرکت‌نامه، مدارک هویتی شرکا و…)
– ارسال درخواست نهایی ثبت تغییرات شرکت
– ارسال مدارک فیزیکی ثبت تغییرات شرکت به اداره ثبت شرکت‌ها (از طریق اداره پست)
– پرداخت هزینه آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی
درباره تغییر آدرس شرکت تجاری نیاز به راهنمایی دارید؟
در این مطلب به مهم‌ترین نکات و مراحل ثبت تغییر آدرس و یا شهر شرکت تجاری اشاره کردیم. همانطور که ذکر شد، تنظیم صورتجلسه از مهم‌ترین مراحل ثبت این تغییر است. به همین خاطر توصیه می‌کنیم در این رابطه از امکانات تنظیم خودکار صورتجلسات وینداد استفاده کنید.
در آخر، اگر ابهام یا سوال خاصی در خصوص تغییر آدرس شرکت و ثبت آن دارید، استفاده از خدمات مشاوره تلفنی وینداد را فراموش نکنید.
