۵ فایده امضای الکترونیک برای مدیرعامل و صاحبان کسب‌وکار

امضای الکترونیک به سرعت در حال تبدیل شدن به یک قاعده در دنیای شرکت‌ها می باشد . تعداد فزاینده‌‌ای از کسب‌ وکارها انتخاب می‌کنند که بدون کاغذ کار کنند و فرآیندهای کاری سنتی مانند استفاده از قلم و جوهر را به نفع جایگزین‌های دیجیتال کنار بگذارند.

امضای الکترونیک در قلب جریان کار بدون کاغذ قرار دارد. به همین دلیل است که استفاده از آن‌ها در سال های اخیر به طور چشمگیری افزایش یافته‌است. کسب و کارهایی که امضای الکترونیک را انتخاب می‌کنند، نتایج مثبت بی‌شماری را مشاهده می‌کنند، از کاهش هزینه‌های ایجاد سند گرفته تا  افزایش رضایتمندی مشتریان،  علاوه‌ بر این، توسعه تجارت و حاکم شدن اصل سرعت در امور تجاری و کسب و کارها باعث شده مدیران و صاحبان کسب و کارها بیش از پیش با چالش‌های امضای اسناد و مدیریت آن ها مواجه بشوند ، بنابراین اگر شما نیز به استفاده از امضای الکترونیک در سازمان خود فکر می کنید پنج فایده اثبات شده که در ذیل ذکر شده است ، به اندازه کافی قدرت این را دارند که تردید شما را در این مورد از بین ببرند.

فواید امضا الکترونیک

۱-کاهش هزینه ها

در مطالعه ای که توسط Adobe انجام شد ، ۶۱ درصد از مدیران گفته‌اند که استفاده از امضای الکترونیکی هزینه‌های مربوط به اسناد را کاهش می دهد .

اگر به منابع مورد نیاز برای جریان‌کار با استفاده از اسناد کاغذی فکر کنید متوجه خواهید شد که این موضوع چیز عجیبی نیست. برای مثال به طور متوسط یک کارمند در ایالات متحده از دو جعبه کاغذ در سال استفاده می کند که هر کدام ۴۰ دلار است حال برای شرکتی با ۱۰۰ کارمند ، این مبلغ به ۸۰۰۰ دلار در سال می رسد بدون اینکه فضای ذخیره سازی، تعمیر چاپگر ، جوهره و غیره در نظر گرفته شود . البته اسنادی که نیاز به امضای الکترونیکی دارند ، تنها بخشی از کل کاغذ مصرفی یک شرکت را تشکیل می دهند . با این حال صرفه جویی قابل توجهی شکل خواهد گرفت ، مطمئناً، برخی از افراد ممکن است استدلال کنند که دریافت اشتراک برای امضای الکترونیکی نیز مستلزم هزینه‌هایی است. با این حال، هزینه‌ها در مقایسه با روش معمول کاغذ و قلم ناچیز است.

اگر شما نیز مایل به کاهش هزینه‌ها و کمک به محیط زیست هستید همین حالا امضای الکترونیک خود را ثبت کرده و حتی کارمندان خود را نیز تشویق کنید که امضای الکترونیک خود را ثبت کنند.

۲-صرفه‌جویی در فضای اداری

اگر استفاده از اسناد فیزیکی را متوقف کنید، دیگر نیازی به نگهداری انبوهی از اسناد در گوشه و کنار دفتر خود نخواهید داشت. در نتیجه می توانید از فضای موجود برای چیزهای بهتر استفاده کنید. هم چنین با استفاده از ویژگی مدیریت اسناد در امضای الکترونیکی، دیگر مجبور نخواهید بود وقت ارزشمند خود را برای جستجوی دستی اسناد تلف کنید. این موضوع یکی از فواید امضا الکترونیک است که ارتباط زیادی با محیط زیست نیز دارد.

امضای دیجیتال نیز نیاز به دستگاه پرینتر و گذاشتن وقت برای چاپ و اسکن مدارک دارد اما امضای الکترونیک تفاوت‌هایی با امضای دیجیتال دارد که باعث می‌شود نیازی به دستگاه پرینتر هم نداشته باشید.

۳-خطاهای کمتر در اسناد

وقتی صحبت از قرارداد‌ها در کسب و کارها می شود، جایی برای اشتباه وجود ندارد. متأسفانه، جریان کاری مبتنی بر استفاده از کاغذ اغلب مستعد اشتباهات در امضا می باشد و این موضوع در قراردادها به دردسر تبدیل خواهد شد . اما اتوماسیون سازی قرارداد به همراه استفاده از امضای الکترونیکی می تواند تعداد خطاها را به شدت کاهش دهد، چرا که بخشی از بررسی ها در هر مرحله از فرآیند اعتبار سنجی در امضای الکترونیک بدین منظور طراحی شده است.

علاوه بر این اسناد کاغذی امکان از بین رفتن یا گم شدن‌شان زیاد است در حالی که اسناد دیجیتالی یا الکترونیک معمولا به راحتی در فضای ابری ذخیره می‌شوند و امکان بازیابی آن‌ها نیز وجود دارد.

 ۴-افزایش امنیت اسناد

کشورها در سرتاسر جهان با سرعت زیادی در حال تصویب قوانین مربوط به امضای الکترونیک هستند ، امضاهای الکترونیکی نه تنها از نظر قانونی کاملا قابل اجرا هستند بلکه غالبا از امضا‌‌های دست نویس ایمن‌تر می باشند . چرا که امضاهای الکترونیکی معمولا همراه با یک دنباله حسابرسی دیجیتالی متشکل از ایمیل ها، گواهی‌های امضا، نسخه‌ای از قراردادها و غیره که تائید آنها بسیار آسان است، می‌باشند . هم چنین جعل یک امضای الکترونیکی نسبت به یک امضای دست نویس سخت‌تر است . در نتیجه امضای الکتریکی امنیت بیشتری را برای امضا‌کنندگان فراهم می آورد.

۵-حفظ مشتری

در واقع امضای الکترونیکی فقط فرآیند‌های داخلی شرکت را بهبود نمی‌بخشد بلکه آن‌ها تاثیر مثبتی بر حفظ مشتری و افزایش رضایت او دارند . چرا که باعث ساده‌تر شدن فرایند امضا می‌گردند. برای مثال مشتریان می توانند اسنادی را که دارای فیلد امضای الکترونیکی هستند از طریق هر دستگاهی امضا کنند، دراین حالت مهم نیست که مشتریان شما چه کسانی هستند یا در کجا قرار دارند. علاوه بر این امنیت امضاهای الکترونیک به مشتریان این اطمینان را می دهد که قراردادها از بین نخواهند رفت .

هم چنین افزایش سرعت در پردازش اسناد ، اطلاع از گردش‌کار، صرفه‌جویی در زمان، اعتبار قانونی و قابلیت دفاع بیشتر در اسناد دارای امضای الکترونیکی نسبت به امضای معمولی، تراکنش‌های سریع تر و خدمات بهتر به مشتری  و مهم‌تر از همه کمک به حفظ محیط زیست از طریق کاهش مصرف کاغذ و در نتیجه کم‌تر قطع شدن درختان نیز بخشی از فواید امضا الکترونیک است .

امضا الکترونیک با وین‌ساین

سامانه امضای الکترونیک وین ساین یکی از پلتفرم‌های قانونی و مطمئن برای ثبت امضای الکترونیک شماست که با آگاهی از جزئیات مورد نیاز برای امضای الکترونیک به شما اجازه می‌دهد با کمترین هزینه اسناد و قراردادهای خود را امضا کنید. از دیگر مزایای وین‌ساین امکان ثبت امضای سازمانی است به این معنی که یک شرکت یا سازمان اقدام به ثبت امضای همه کارمندان خود کند.

اکنون شما از فواید امضای الکترونیک آگاه شدید، آیا آماده اید حرکت رو به جلویی داشته باشید؟