تمامی موسسات غیر تجاری مانند شرکتها پس از مدتی فعالیت ممکن است، تصمیم به ایجاد تغییراتی بگیرند. گاهی این تغییرات، عادی و بر اساس روال کاری موسسه است؛ مثل استخدام کارمند جدید. گاهی هم از تغییرات اساسی به‌شمار می‌رود که نیاز به تغییرات اساسنامه موسسه یا اصلاح آن دارد؛ مثل تغییر یکی از اعضای هیئت مدیره. حالا سوالی که مطرح میشود، این است آیا ثبت تغییرات موسسه غیرتجاری در تمامی موارد لازم است؟ کدام تغییرات باید ثبت شوند و مراحل آن چگونه است؟ آیا نیاز به مدارک و شرایط خاصی دارد؟
در این مقاله با اشاره به اهمیت ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری به سوالات فوق پاسخ خواهیم داد.
چرا تغییرات موسسه باید ثبت شوند؟
در هنگام تاسیس موسسه، سندی به نام اساسنامه تدوین میشود. این سند حاوی تمامی اطلاعات موسسه غیرتجاری مانند، نام، موضوع فعالیت، آدرس، اسامی شرکا، اعضای هیئت مدیره، حوزه اختیارات آن‌ها و نحوه اداره و غیره است. قانون هم تمامی فعالیت‌ها موسسه را بر اساس همین اساسنامه معتبر می‌داند. در نتیجه شرکا اگر بخواهند هر تغییری در شرکت اعمال کنند و در اساسنامه قید شده باشد، باید آن را در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسانند.
به‌علاوه با اعمال تغییرات، اساسنامه شرکت هم اصلاح میشود یا باید تغییرات اساسنامه موسسه غیر تجاری به‌صورت کلی انجام شود. در غیر این صورت تغییر انجام شده، اعتبار قانونی ندارد و شرکا فعالیت غیرقانونی انجام خواهند داد.
برای مثال بیشتر موسسات با حداقل سرمایه مشخص شده در قانون ثبت می‌شوند. حالا اگر موسسه‌ای بخواهد آن را افزایش دهد باید دست به تغییرات بزند و حداقل سرمایه موسسه غیر تجاری را افزایش دهد.
کدام تغییرات شرکت باید ثبت شوند؟
همان‌طور که بیان شد، تمامی تغییرات در یک موسسه نیاز به ثبت ندارند. مثلاً اگر یک موسسه آموزشی، کارمند جدیدی را استخدام یا بخشی از نیروهای خود را تعدیل کند، در این موارد نیازی به ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری نیست.
اما گاهی شرکا و هیئت مدیره قصد ایجاد تغییرات اساسی در موسسه دارند که در سرنوشت آن تاثیر زیادی دارد. برای مثال می‌خواهند آدرس موسسه را تغییر دهند. این مورد از جمله تغییراتی است که باید به ثبت برسد. چرا که علاوه‌بر اطلاع مخاطبان و مشتریان موسسه، افرادی که با آن در ارتباط هستند یا حتی حکم و ابلاغیه‌های قضایی و قانونی باید به آدرس جدید ارسال شوند.
از جمله مهم‌ترین تغییراتی که نیاز به ثبت دارند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تغییر نام موسسه غیر تجاری
- تغییر آدرس موسسه
- تغییر اعضای هیات مدیره
- تغییر مدت موسسه
- ورود یا خروج شریک جدید
- تغییر در سرمایه ثبتی موسسه
- تغییر موضوع
- تصمیم به انحلال موسسه
با این اوصاف می‌توان گفت، ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری فقط در مواردی الزامی‌ست که شرکا بخواهند یکی از بندهای اساسنامه را اصلاح کنند یا به کلی تغییر دهند. نکته بعدی در مورد نحوه اعمال تغییرات موسسه است که در ادامه آن را توضیح خواهیم داد.
هریک از انواع تغییرات موسسه چگونه باید ثبت شوند؟
قانون برای اعمال تغییرات شرکت و موسسات تشریفاتی را در نظر گرفته است. تشریفاتی که روال قانونی به‌شمار می‌روند و باید آن را به‌طور کامل انجام دهید تا تغییر انجام شده جنبه رسمی داشته باشد. در غیر این صورت اعتباری نخواهد داشت. با توجه به اینکه روال ثبت شرکت و موسسه یکسان است، آن را به‌صورت کلی بیان خواهیم کرد. ضمن اینکه در نظر داشته باشید، انواع تغییرات موسسه و شرکتها هم روال یکسانی دارند. برای مثال نحوه تغییر نام موسسه غیر تجاری یا شرکت با نحوه تغییر آدرس تفاوتی ندارد.
نحوه ثبت انواع تغییرات موسسه
تشریفات قانونی ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری را می‌توان شامل دو بخش دانست؛
اول- فرآیندی که باید در موسسه انجام شود.
دوم – فرآیندی که باید در اداره ثبت شرکتها انجام شود.
در رابطه با مورد اول، بیشتر شرکتها و موسسات از آن اطلاع کافی دارند اما برای اطلاع بیشتر آن را توضیح خواهیم داد. اما مورد دوم یکی از مشکلاتی‌ست که بیشتر شرکتها و موسسات با آن درگیر هستند. چرا که فرآیند ثبتی با وجود غیرحضوری شدن، نیاز به اطلاع از نکات ریزی دارد که با تخصص و تجربه به دست می‌آید. از این‌رو برای ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری یا شرکت خود از مشاوره با کارشناسان ثبتی کمک بگیرید. همچنین می‌توانید به‌طور کامل انجام خدمت تغییرات را به مجموعه‌های ثبتی بسپارید.
مجموعه وینداد با حضور کارشناسان متخصص ثبتی و حقوقی، انواع تغییرات شرکت و موسسه و همچنین سایر امور ثبتی و حقوقی مربوط به کسب‌وکار شما را به‌عنوان بخشی از خدمات خود به شما ارائه می‌دهد.
مراحل ثبت تغییرات
زمانی که شرکا تصمیم می‌گیرند، تغییری را در موسسه یا شرکت ایجاد کنند، باید طبق روال قانونی را انجام دهد. ابتدا از مجمعی که صلاحیت تصمیم‌گیری در مورد تغییرات مورد نظر آن‌ها را دارد (مجموع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوقالعاده) دعوت کنند. پس از به حد نصاب رسیدن و تشکیل جلسه، موضوع مطرح میشود و اعضای حاضر باید در مورد آن رای‌گیری کنند. سپس نتیجه تصمیم‌گیری با جزئیاتی دیگری در مورد تاریخ، روز و ساعت و اعضای حاضر در جلسه در قالب یک صورتجلسه تنظیم خواهد شد.
در مرحله بعدی باید این صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسد. مراحل ثبت به‌صورت آنلاین انجام میشود ولی فرآیند آن کمی نیاز به تجربه کافی دارد تا صورتجلسه شما با ایراد نقص یا رد مواجه نشود. کارشناسان ثبتی در این زمینه به شما کمک می‌کنند تا تنظیم صورتجلسه را نیز بر اساس روال قانونی انجام دهید.
مدارک لازم برای ثبت تغییرات
مدارک لازم برای اعمال تغییرات در صورتجلسات مختلف، با یکدیگر متفاوت خواهد بود. اما مدارک مشترک را به‌طور کلی می‌توان شامل موارد زیر دانست:
- ارائه متن صورتجلسه
- اسامی تمامی شرکا و میزان سهم‌الشرکه آن‌ها
- تصویر شناسنامه و کارت ملی شرکا
- اصل نامه نمایندگی، تصویر شناسنامه و کارت ملی نماینده (در صورتی که یکی از اعضا شخص حقوقی باشد)
مدت لازم برای تکمیل فرایند ثبت تغییرات
پس از برگزاری مجمع و تنظیم صورتجلسه، فرآیند ثبت آن آغاز خواهد شد. این فرآیند را به‌طور معمول می‌توان حدود ۱ ماه کاری دانست. که شامل تکمیل و امضای مدارک، تنظیم صورتجلسه و بارگذاری و ورود اطلاعات در سامانه میشود. تا این مرحله حدود ۱۰ الی ۱۵ روز کاری زمان لازم است تا کارشناس اداره ثبت شرکتها، مدارک و صورتجلسه شما را تایید کند. اگر در این مرحله تایید شود، چاپ آگهی در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار انجام خواهد شد و این مرحله هم حدود ۱۵ روز کاری زمان می‌برد.
در این فرآیند هر مرحله که با ایراد نقص مواجه شود، روند کار کندتر شده و زمان ثبت تغییرات طولانی‌تر خواهد شد.
جمع بندی
موسسات هم مانند شرکتها ممکن است در طول فعالیت خود تغییراتی را اعمال کنند. گاهی این تغییرات مربوط به مواردی‌ست که در اساسنامه ذکر شده مثل تغییر نام، آدرس، اعضای هیئت مدیره، ورود و خروج شریک و غیره که در این موارد ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری ضروری‌ست.
اعمال تغییرات در موسسات و شرکتها بر اساس تشریفات قانونی انجام میشود که نیاز به تشکیل جلسه مجمع در موسسه و تصمیم‌گیری و نهایتا تنظیم صورتجلسه دارد. صورتجلسه تنظیم شده هم باید در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسد که اعتبار قانونی داشته باشد.
اگر برای ثبت شرکت خود نیاز به مشاوره تخصصی داشته باشید تیم مشاوران حقوقی وینداد در طول هفته برای حل مسائل حقوقی و ثبتی شما پاسخگو هستند. کافی است با ما تماس بگیرید تا با شرایط و مدارک لازم برای ثبت موسسه غیرتجاری آشنا شوید.
سوالات متداول
آیا همه ثبت تغییرات موسسه غیر تجاری ضروری است؟
تغییراتی که نیاز به تغییر یا اصلاح اساسنامه دارند، باید ثبت شوند ولی اگر شامل این موارد نباشد نیازی به ثبت نخواهند داشت.
صورتجلسه تغییرات موسسه غیر تجاری چیست؟
سندی است که پس از تشکیل مجمع عمومی (عادی یا فوقالعاده) تنظیم میشود و باید در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسد.
