همه موسسات و شرکت‌ها برای اداره خود به اشخاصی نیاز دارند که مدیریت امور را برعهده بگیرند. این افراد بر اساس اصطلاح قانونی به نام هیئت مدیره شناخته میشوند. هیئت مدیره در موسسه غیرتجاری همان ابتدای تاسیس مشخص می‌شود و وظایفی طبق قانون به آن محول خواهد شد. اینکه هیئت مدیره چگونه انتخاب میشوند و چه وظایفی دارند و آیا امکان تغییر اعضای هیئت مدیره موسسه غیر تجاری وجود دارد و نقش هر یک در موسسه چیست سوالاتی هستند که در این مقاله به آن‌ها پاسخ خواهیم داد.
هیئت مدیره موسسه غیر تجاری چه کسانی هستند؟
بر اساس قوانین ثبت موسسه غیر تجاری اعضای هیئت مدیره موسسه غیر تجاری در همان ابتدای تاسیس از بین شرکا انتخاب میشوند. نام این اعضا به عنوان مدیر در اساسنامه موسسه غیر تجاری قید می‌شود و برای مدت مشخص یعنی ۲ سال اداره امور را به‌عهده دارند. بعد از ۲ سال هم امکان تمدید هیئت مدیره موسسه غیر تجاری وجود دارد.
نکته‌ای که در رابطه با مدیران موسسه وجود دارد، این است که می‌توانند از بین اشخاص حقیقی یا حقوقی باشند. اگر یکی از اعضای هیئت مدیره شخص حقوقی باشد باید نماینده خود را برای حضور در جلسات و رای‌گیری معرفی کند.
هیئت مدیره چگونه انتخاب میشوند؟
اولین اعضای هیئت مدیره در موسسه غیرتجاری و شرکت در زمان تاسیس انتخاب و معرفی میشوند. نام این اعضا در اساسنامه درج می‌شود و مسئولیت‌های آن‌ها به‌طور کامل مشخص خواهد شد.
انتخاب اعضای هیئت مدیره طبق قانون برای ۲ سال است و قبل از این مدت هم امکان تغییر آن‌ها بنا به شرایط قانونی وجود دارد. پس از ۲ سال نیز برای انتخاب اعضای جدید، جلسه‌ای تشکیل شده و اعضایی که می‌توانند این سمت را به‌عهده بگیرند، معرفی میشوند سپس در مورد آن‌ها تصمیم‌گیری خواهد شد.
انتخاب اعضای هیئت مدیره معمولا در مجمع عمومی عادی شرکت یا موسسه انجام می‌شود و این مرجع صلاحیت تصمیم‌گیری دارد.
وظایف هیئت مدیره چیست؟
هیئت مدیره در هر موسسه یا شرکت وظایف و اختیاراتی دارد که در اساسنامه به‌طور کامل مشخص می‌شود. این موارد در قانون تجارت برای شرکت‌های سهامی بیان شده که در رابطه با سایر شرکت‌ها و همچنین موسسات از آن استفاده می‌شود.
پس وظایف هیئت مدیره در شرکت مسئولیت محدود را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
- اولین و مهم‌ترین وظیفه هیئت مدیره موسسه غیر تجاری انتخاب مدیر عامل است. این شخص می‌تواند از اعضای موسسه یا خارج از آن‌ها باشد.
- از دیگر وظایف هیئت مدیره نظارت بر عملکرد موسسه و مدیران است. مدیران هم باید گزارش عملکردهای خود را به‌صورت منظم ارائه دهند.
- برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های موسسه به‌صورت سالیانه و تعیین بودجه برای هر پروژه
- بررسی گزارش‌های دریافتی از مدیران
برخی از مسئولیت‌ها هم در اساسنامه برای آن‌ها مشخص می‌شود. برای مثال اگر موسسه مانند شرکت نیاز به برگزاری مجامع عمومی داشته باشد، وظیفه دعوت آن با هیئت مدیره است.
نقش اعضای هیئت مدیره در موسسه غیرتجاری
این نکته را به‌خاطر داشته باشید که موسسات می‌توانند به‌صورت تک مدیره فعالیت کننده و هیئت مدیره نداشته باشند. ولی این به معنی امکان تاسیس موسسه تک‌نفره نیست و حداقل شرکا برای تاسیس یک موسسه دو نفر است که یک نفر از آن‌ها می‌تواند مدیر موسسه باشد.
ولی معمولا موسسات هم مانند شرکت‌ها، اعضایی تحت هیئت مدیره دارد که مدیریت و اداره شرکت را به‌عهده دارند.
نحوه تغییر اعضای هیئت مدیره
اعضای هیئت مدیره موسسه برای مدت ۲ سال انتخاب میشوند ولی قبل از این مدت هم امکان تغییر آن‌ها وجود دارد. برای مثال اگر یکی از اعضا بخواهد از سمت خود استعفا دهد، فوت کند یا سایر اعضای هیئت مدیره تصمیم بگیرند که یکی از آن‌ها تغییر کند، در این صورت با تشکیل جلسه در این مورد رای‌گیری می‌شود. سپس صورتجلسه تغییر اعضای هیئت مدیره تنظیم شده و باید در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد.
تنظیم صورتجلسات موسسه غیرتجاری و همچنین ثبت آن‌ها نیاز به دقت کافی دارد. با هر ایراد جزئی فرآیند ثبت آن طولانی‌تر خواهد شد و هزینه بیشتری هم متحمل می‌شوید. برای جلوگیری از این مشکل می‌توانید از مشاوره با کارشناسان متخصص ثبتی استفاده کنید. همچنین برای افزایش سرعت و به حداقل رساندن هر گونه ایراد و نقص در فرآیند ثبتی، انجام امور خود را به مجموعه وینداد بسپارید.
تمدید اعضای هیئت مدیره
با توجه به اینکه اعضای هیئت مدیره برای مدت مشخصی انتخاب میشوند، پس از انقضای این مدت، هر یک از اعضا می‌توانند تمدید شده یا اشخاص جدیدی جایگزین آن‌ها شوند. اگر در قالب تغییر اعضا باشند که پس از تشکیل جلسه اعضای جدید انتخاب میشوند.
ولی اگر همان اعضای هیئت مدیره قبلی بخواهند تمدید شوند در رابطه با آن تصمیم‌گیری می‌شود.
در روال عادی انتخاب اعضای هیئت مدیره یا تمدید آن‌ها در مجمع عمومی عادی شرکت انجام می‌شود. پس از تشکیل جلسه با حد نصاب قانونی، در این مورد تصمیم‌گیری می‌شود و اگر اکثریت اعضا رای مثبت به اعضای کاندید شده بدهند، در صورتجلسه نام و مشخصات آن‌ها به‌طور کامل درج می‌شود. با تنظیم صورتجلسه، موسسه باید آن را در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برساند تا اعتبار قانونی برای اعمال داشته باشد.
جمع‌بندی
- هیئت مدیره در موسسه غیرتجاری، نهادی‌‌ست که اداره شرکت را برعهده دارد و به‌نوعی تمامی امور را مدیریت می‌کند.
- اعضای هیئت مدیره موسسه برای مدت ۲ سال تعیین میشوند که این زمان قابل تمدید است.
- برای تغییر اعضا هم امکان تشکیل جلسه و تصمیم‌گیری در آن مورد و انتخاب اعضای جدید وجود دارد.
سوالات متداول
اعضای هیئت مدیره در موسسه غیرتجاری چگونه انتخاب میشوند؟
اولین اعضا در هنگام تاسیس موسسه انتخاب میشوند و پس از انقضای مدت عضویت، اعضای جدید توسط مجمع عمومی عادی انتخاب و معرفی خواهند شد.
مدت حضور اعضای هیئت مدیره در موسسه چقدر است؟
هر یک از اعضای هیئت مدیره برای ۲ سال انتخاب میشوند که این مدت قابل تمدید است.
