آگهی دعوت مجمع شرکت‌ها آگهی عمومی است که در یک روزنامه خاص چاپ می‌شود. کارکرد این آگهی اطلاع یافتن اعضای مجمع برای شرکت در جلسه مجمع است. در این مقاله مختصر به توضیح جزییات و چگونگی نوشتن این آگهی پرداخته شده است.
آگهی دعوت مجمع شرکت چیست؟
تصمیم‌گیری در موضوعات کلی شرکت در حوزه اختیارات مجمع عمومی شرکت است و بر اساس نوع تصمیمی که قرار است گرفته شود به سه دسته مجمع عمومی موسس، مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده تقسیم می‌شود.
اگر همه اعضای مجمع عمومی مورد نظر در جلسه مجمع حضور نداشته باشند، دعوت از اعضای مجمع باید از طریق آگهی آن در روزنامه انجام شود. دعوت مجمع عمومی برای شرکت‌ها باید حداقل سالی یکبار صورت بگیرد که اطلاع رسانی برای شرکت سهامداران در این مجمع از طریق انتشار آگهی است.
با این کار اعضای مجمع از تاریخ آن مطلع می‌شوند و برای حضور در آن برنامه‌ریزی می‌کنند. به علاوه انتشار آگهی باعث می‌شود مجمع به صورت رسمی تشکیل شود.
انواع آگهی دعوت شرکت
مجمع عمومی مهم‌ترین و عالی ترین رکن شرکت محسوب می‌شود. در ماده ۷۳ قانون تجارت سه نوع مجمع عمومی وجود دارد.
۱-مجمع عمومی موسس: مجمع عمومی موسس در فرآیند تشکیل شرکت اثر گذار است.
۲- مجمع عمومی عادی: به صورت کلی مجمع عمومی عادی برای انتخاب و برکناری مدیران و بازرس و همچنین تصویب گزارش‌های مالی شرکت تشکیل می‌شود.
۳- مجمع عمومی فوق العاده: مجمع عمومی فوق العاده به امور ضروری پیش آمده در شرکت رسیدگی می‌کند. (مانند تصویب کاهش اجباری سرمایه، تغییر در موارد اساسنامه شرکت، اعلام و ثبت انحلال شرکت و غیره)
هر کدام از این مجامع عمومی تشریفات خاصی برای اجرا دارند که در اساسنامه مشخص شده است.
هیات مدیره، بازرسان و سهامداران شرکت با شرایط خاصی می‌توانند برای انتشار آگهی دعوت مجمع عمومی اقدام نمایند. اگر در تشریفات هر کدام از این انواع نیاز به آگهی باشد (مثلا آگهی دعوت به مجمع عمومی فوق العاده) این آگهی در روزنامه‌های کثیرالانتشار منتشر می‌شود.
نکته مهم این است که که گاهی مرجع ثبت شرکت هم می‌تواند نسبت به انتشار آگهی اقدام کند.
زمان انتشار آگهی دعوت شرکت‌ها
هر کدام از مجامع عمومی سالیانه باید روزنامه کثیرالانتشاری را برای دعوت و اطلاعیه بعدی تا تشکیل مجمع عمومی سالیانه بعد تعیین نمایند. اگر اسم این روزنامه در اساسنامه مشخص شده باشد باید در همان روزنامه منتشر شود.
فاصله بین انتشار آگهی دعوت مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن باید حداقل ده روز و حداکثر چهل روز باشد.
در شرکت‌های سهامی عام قبل از تشکیل مجمع عمومی هر صاحب سهمی که بخواهد در مجمع عمومی حاضر باشد باید با ارائه ورقه سهم یا تصدیق موقت سهم به شرکت مراجعه کند و ورقه ورود به جلسه دریافت کند.
نحوه انتشار آگهی دعوت مجامع
در فرآیند انتشار آگهی دعوت به مجمع لازم است چهار مرحله طی شود:
۱- دعوت مجمع عمومی عادی از وظایف هیات مدیره است. اگر هیات مدیره از مجمع عمومی برای تشکیل جلسه سالانه در زمان مقرر شده دعوت نکند بازرس یا بازرسان شرکت باید خودشان اقدام به دعوت کنند.
۲-در تمام موارد دعوت برای تشکیل مجامع عمومی باید از طریق نشر آگهی دعوت به مجمع عمومی عادی سالیانه در روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی‌های شرکت در آن منتشر می‌شود انجام شود. البته اگر تمام صاحبان سهام در مجمع تصمیم‌گیرنده حضور داشته باشند انتشار آگهی و تشریفات دعوت الزامی نیست.
۳- فاصله انتشار دعوتنامه دو جلسه مجمع عمومی و تشکیل جلسه نباید از حداقل ۱۰ روز و حداکثر ۴۰ روز بیشتر باشد.
۴- هر صاحب سهمی در شرکت‌های سهامی عام که بخواهد در مجمع عمومی حاضر باشد باید با ارائه ورقه سهم یا تصدیق موقت سهم به شرکت مراجعه کند و ورقه ورود به جلسه دریافت کند. در هر صورت ورود به جلسه مجمع عمومی در شرکت‌های سهامی عام فقط با ارائه ورقه ورود به جلسه مجاز است.
علاوه بر این تشریفات نکاتی نیز لازم است که در نوشتن متن آگهی رعایت کنید:
- نوع مجمع باید صریحا مشخص باشد.
- اگر مجمع قرار است در محلی به جز آدرس ثبتی شرکت تشکیل شود باید در کنار تاریخ و ساعت، محل تشکیل مجمع نیز به صراحت ذکر شود.
- ضروری است مشخصات کامل شرکت ذکر شود (نوع شرکت، شماره ثبت و شناسه ملی).
- دستور جلسه در آگهی نوشته شود.
نکات کاربردی انتشار آگهی دعوت
در انجام امور آگهی دعوت به مجمع عمومی فوق العاده یا نوشتن نمونه آگهی دعوت مجمع عمومی عادی سالیانه نکاتی وجود دارد که آگاهی از آن‌ها باعث می‌شود کارهایتان را سریع‌تر و با دقت بیشتر پیش ببرید:
- اگر تمام سهامداران شرکت در جلسه حاضر باشند، نیاز به انتشار آگهی دعوت نیست.
- اگر آگهی منتشر کنید اما جلسه مجمع به حد نصاب لازم نرسد لازم است در زمان قانونی مشخص، آگهی دوم را منتشر نمایید. البته توجه داشته باشید حد نصاب برای مجمع اول با مجمع دوم متفاوت است.
- در انتشار آگهی برای بار دوم نیز لازم است همه نکات قانونی و تشریفاتی را نیز رعایت کنید. حتما در آگهی جلسه دوم ذکر کنید که جلسه اول به چه دلیلی تشکیل نشده بود.
جمع‌بندی
تصمیم‌گیری در موضوعات کلی شرکت در حوزه اختیارات مجمع عمومی شرکت است و بر اساس نوع تصمیمی که قرار است گرفته شود به سه دسته مجمع عمومی موسس، مجمع عمومی عادی و مجمع عمومی فوق العاده تقسیم می‌شود. دعوت مجمع عمومی برای شرکت‌ها باید حداقل سالی یکبار انجام شود.
اطلاع رسانی برای شرکت افراد در این مجمع از طریق انتشار آگهی انجام می‌شود. هر کدام از مجامع عمومی سالیانه باید روزنامه کثیرالانتشاری را برای دعوت و اطلاعیه بعدی تا تشکیل مجمع عمومی سالیانه بعد تعیین نمایند. پس از تشکیل هر مجمع نیز در رابطه با موضوعات مورد نظر تصمیم‌گیری شده و باید در قالب صورتجلسه‌ای تنظیم شود. در مرحله بعدی نیز تمامی صورتجلسات باید در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسند تا اعتبار کافی داشته باشند.
برای آشنایی بیشتر با تمام این نکات می‌توانید با متخصصین امور ثبتی و حقوق شرکت‌ها در وینداد مشورت کنید. همچنین مجموعه وینداد خدمت تنظیم و ثبت صورتجلسه شرکت‌ها را به‌عنوان یکی از خدمات خود ارائه می‌دهد.
سوالات متداول
آگهی دعوت به مجمع عمومی در چه روزنامه‌ای چاپ می‌شود؟
در یک روزنامه کثیرالانتشار. اگر اسم این روزنامه در اساسنامه مشخص شده باشد باید در همان روزنامه منتشر شود.
فاصله بین چاپ آگهی دعوت به مجمع عمومی و تشکیل جلسه باید چقدر باشد؟
فاصله بین انتشار آگهی دعوت مجمع عمومی و تاریخ تشکیل آن باید حداقل ۱۰ روز و حداکثر ۴۰ روز باشد.
