هر آن چه که باید در مورد امضا الکترونیک بدانید

در جامعه‌ی امروزی، اسناد و قراردادهای حقوقی به طور آنلاین در حال ردوبدل شدن هستند، مزایایی که ارسال و دریافت اسناد به شکل آنلاین دارد باعث شده مردم هر روزه بیشتر تمایل داشته باشند که از راه دور و به شکل دیجیتال مدارک خود را ببینند، امضا کنند و نهایتا در مکان امن خود ذخیره کنند.

همین موضوع باعث به وجود آمدن بحث جدیدی به نام امضای الکترونیک شده که در تسهیل امور قانونی قراردادی مردم به شکل کم هزینه و سریع، تاثیر زیادی دارد.

امضای الکترونیک چیست؟

ممکن است اصطلاح eSignature ، امضای آنلاین، امضای دیجیتالی و مترادف‌های آن را شنیده باشید، اما معنی آن چیست و چه کاربردی دارد؟

امضای الکترونیک یا eSignature داده‌های الکترونیکی است که برای اجرای امضا در اسناد الکترونیک استفاده می‌شود. در واقع، امضای الکترونیک نشان‌دهنده قصد شخص برای پذیرش محتوای پیام یا سند است. دقیقا همان عملی که افراد در امضای سنتی و کاغذی انجام می‌دهند در امضای الکترونیک نیز انجام می‌شود.

در کل امضای الکترونیکی یا امضای دیجیتال به هر واسطه الکترونیکی گفته می‌شود که مجوز یا رضایت شخص را نسبت به یک سند نشان می‌دهد. با استفاده از این امضا که به عنوان امضا دیجیتال نیز شناخته می‌شوند، می‌توانید به سادگی نام خود را تایپ کنید، عکسی از امضای خود را وارد کنید یا آن را روی صفحه نمایش خود بکشید.

با این حال، این امضا صرفاً نسخه آنلاین امضای کتبی شما نیست و می‌تواند شامل اطلاعات دیگری مانند تاریخ امضا و مشخصات فرد نیز باشد. مسئله‌ای که در این میانه اهمیت دارد این است که پلتفرمی که برای ثبت امضای الکترونیک خود انتخاب می‌کنید باید اعتبار قانونی داشته و مطمئن باشد.

در همین راستا پیشنهاد ما به شما سامانه امضای الکترونیک، وین‌ساین است که اعتبار امضا شما را از نظر قانونی و محرمانگی تضمین می‌کند.

اعتبار قانونی امضای الکترونیک بر اساس مواد اولیه قانون تجارت است و از نظر قوانین بین‌المللی نیز سال هاست که مورد تایید قرار گرفته‌است.

اعتبار قانونی امضای الکترونیک چگونه است؟

در ایران در سال ۱۳۸۲ قانون تجارت الکترونیک تصویب شد و امضای الکترونیکی را از لحاظ قانونی معتبر شناخت. پس در بحث امضای الکترونیک با دو موضوع قانون و فناوری روبه‌رو هستیم.

در باب اول این قانون که به مقررات عمومی می‌پردازد پذیرش امضای الکترونیک را در حوزه این قانون قرار داده‌است.

ماده ۲ این قانون بیان می‌کند:

امضاء الکترونیک: عبارت از هر نوع علامت‌منضم شده یا به ‌نحو منطقی متصل‌شده به «‌داده پیام» است که برای شناسائی امضاکننده«‌داده پیام» مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در مجموع دو نوع امضا الکترونیک داریم که هر دو نوع در مواد ۶،۷،۱۰ قانون تجارت الکترونیک ایران به آن‌ها اشاره شده‌است و هرکدام آثار مختص به‌خود را دارد.

امضا الکترونیک عادی

هرگونه علامت، نوشته، رسم یا نمادی که به یک سند الکترونیک ( یا همان داده پیام) ضمیمه یا متصل شده و بیانگر آن باشد که این سند توسط شخص خاصی امضا شده‌است را می توان امضاء الکترونیک دانست.

از این قبیل می‌توان به اسکن تصویر امضاء، شیوه خاصی از درج نام و مشخصات که در پانویس ایمیل ها درج می‌شود یا حتی نگارش نام و نام خانوادگی در انتهای فکس‌ها یا اسناد پی‌دی‌اف اشاره نمود.

امضا الکترونیک مطمئن

ماده۲ قانون تجارت الکترونیک این نوع امضا مورد تعریف قرارگرفته، البته در تعریف‌ آن به ماده ۱۰ همین قانون ارجاع داده‌شده‌است که می‌گوید امضائی‌که نسبت به امضاکننده منحصر باشد، هویت امضاکننده داده پیام را معلوم ‌نماید و به‌وسیله امضاکننده یا با اراده انحصاری او صادر شده‌باشد و همچنین به‌ نحوی به یک داده پیام متصل شود که هر تغییری در آن داده پیام قابل‌تشخیص و کشف باشد را می‌توان امضا الکترونیکی مطمئن دانست.

مزایای امضای آنلاین اسناد

این روزها سازمان‌های بزرگ سعی می‌کنند کارمندان خود را تشویق کنند تا امضای الکترونیک داشته باشند و از این راه اسناد مورد نیاز را امضا کنند. این موضوع مخصوصا در دوران کرونا که کارمندان دورکار شده‌اند یا به صورت شیفیتی سرکار می‌روند بسیار حائز اهمیت است.

راحتی

با ظهور تجارت الکترونیک، معاملات جهانی به طور روزافزونی گسترده شده‌اند. امروزه حتی کسب‌وکارهای کوچک با شرکت‌ها، تامین‌کنندگان و مشتریان بین‌المللی سروکار دارند. از این رو، امضای الکترونیک موانع اداری امضای اسناد را در مواردی که ملاقات حضوری یا دسترسی به چاپ‌گر امکان‌پذیر نیست برطرف می‌کند.

تصور کنید یک کسب‌وکار تبلیغاتی در تهران تمایل به همکاری با شرکتی در اصفهان داشته باشد، پس از مذاکرات اولیه اولین قدم برای شروع همکاری امضای قرارداد است. در صورتی که شرکت‌ اصفهانی بخواهد مدارک و قرارداد را ارسال کند، زمان طولانی صرف ارسال و دریافت مدارک خواهد شد.

در این مواقع امضا الکترونیک نجات‌دهنده هر دو طرف خواهد بود و به آن‌ها اجازه می‌دهد در هر کجا که هستند قرارداد را امضا کنند.

 به موقع

زمان مسلما باارزش‌ترین سرمایه ماست. به شکل عادی، شما باید یک سند را چاپ، امضا و اسکن کنید که زمان زیادی می‌برد و نیاز به دسترسی به دستگاه پرینتر هم دارد. با این حال، با استفاده از امضای الکترونیک، می‌توانید اسناد را در چند دقیقه امضا کنید.

علاوه بر این، زمانی که همه امور به شکل آنلاین است، بازیابی اسناد نیز بسیار آسان خواهد بود. با امضا و ذخیره آنلاین اسناد و قراردادهای حقوقی مهم، می‌توانید در هر مکان و زمان به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

مقرون به صرفه

هنگام امضای یک سند فیزیکی، باید یک سند را به تعداد افرادی که در موضوع دخیل هستند، چاپ کنید تا به امضای همه برسد. سپس، باید آن را برای گیرنده‌ها پست کرده یا ایمیل کنید. از این رو، امضای آنلاین یک سند باعث صرفه‌جویی در هزینه کاغذ، تمبر، هزینه پست، لوازم پستی و زمان می‌شود. به علاوه، امضاهای الکترونیک سازگار با محیط زیست هستند که خود اهمیت زیادی در دنیای آنلاین امروزی دارد.

چرخش سریع‌تر و کارایی

از آن جایی که امضای آنلاین اسناد را می‌توان در چند دقیقه انجام داد، چرخش اسناد سریع‌تر انجام می شود. این موضوع به ویژه در شرایطی که با مسائل فوری رو به رو هستید، ارزشمند است. علاوه بر این، استفاده از امضای الکترونیک، فاصله زمانی بین تصمیم و اجرای آن را کاهش می‌دهد. از این رو، بهره‌وری بیشتر و توانایی انجام تصمیمات تجاری بهینه‌تر می‌شود.

امنیت

شاید باعث تعجب شما باشد که امضای اسناد به صورت آنلاین معمولا ایمن‌تر از امضای کتبی است.

به طور کلی، امضاهای الکترونیک توسط الگوریتم‌های رمزگذاری قوی محافظت می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که هیچ شخص ثالثی نمی‌تواند اسناد شما را هک کند. علاوه بر این، داده‌ها می‌توانند نشان دهند که چه زمانی سند، توسط چه کسی و کجا امضا شده است.

البته برای این که همه این مزایا را با هم داشته باشید باید امضای الکترونیک خود را در پلتفرمی ثبت کنید که قانونی و مطمئن باشد، برای این کار ما وین ساین را به شما معرفی می‌کنیم که اولین سامانه رسمی و قانونی امضای الکترونیک است که در کوتاه ترین زمان کار شما را انجام می‌دهد.

این نکته را در مورد امضا فراموش نکنید

مشابه امضاهای دست‌نویس، خطر جعل یک امضای الکترونیکی نیز وجود دارد. با این حال، امضاهای الکترونیکی رمزگذاری شده که به طور ایمن به صورت آنلاین ذخیره می‌شوند، نسبت به امضاهای دست‌نویس کمتر در معرض جعل هستند. هنگام استفاده از امضای الکترونیک مهم است که این کار را در یک پلتفرم یا نرم‌افزاری انجام دهید که از داده‌های شما نیز محافظت می‌کند. یک قدم اضافی که می‌توانید بردارید این است که امضای خود را در یک فایل محافظت‌شده با رمز عبور روی لپ‌تاپ یا تلفن خود نگه دارید.

سخن آخر

نتیجه‌ی این بحث این است که امضای آنلاین اسناد مزایای زیادی دارد. امضاهای الکترونیکی پیشرفت قابل توجهی در پذیرش اسناد و قراردادها دارند و در آینده نیز پیش بینی می‌شود که کاملا جایگزین امضای سنتی شوند.

امضای الکترونیک از نظر قانونی لازم‌الاجراست و از امنیت بیشتری نسبت به امضای سنتی برخوردار است، بنابراین اگر جزو افرادی هستید که به طور مداوم نیاز به امضای اسناد و قراردادها دارید و می‌خواهید این کار را در کوتاه‌ترین زمان انجام دهید همین حالا امضای الکترونیک خود و سازمان‌تان را در وین‌ساین ثبت کنید.

سوالات متداول

آیا امضا الکترونیک از نظر قانونی الزام‌آور است؟

امضای الکترونیکی از سال ۱۹۹۹ در بسیاری از کشورها قانونی شده است. همان طور که اشتراک‌گذاری داده‌های آنلاین ایمن‌تر شده است، امنیت امضای اسناد آنلاین نیز افزایش یافته است. امضاهای الکترونیکی از نظر قانونی لازم الاجرا هستند و در ایران .هم امضاهای الکترونیکی در حال رواج بیشتری هستند و در حال حاضر طبق قانون تجارت الکترونیک الزام‌آور هستند

برای چه کاری می‌توانید از امضا الکترونیک استفاده کنید؟

شما می توانید در شرایط مختلف از امضا آنلاین استفاده کنید، به عنوان مثال برای امضا و ارسال مکاتبات رسمی، سیاست ها و . حتی قراردادها. برخی اسناد مالی، خانوادگی و دادگاهی باید حتما به شکل سنتی امضا شوند با این حال ممکن است در آینده امضای آنلاین همه اسناد امکان پذیر شود.

برای معتبر بودن امضای الکترونیکی چه شرایطی وجود دارد؟

قصد: باید روشی وجود داشته باشد که شخص امضاکننده را شناسایی کند و نیت آن شخص را نشان دهد
قابلیت اطمینان: روش شناسایی باید قابل‌اعتماد و مناسب باشد.
رضایت: هر دو طرف باید موافقت کنند که استفاده از امضاهای الکترونیک الزامات را برآورده می‌کند. اگر هر دو طرف قرارداد را از طریق ایمیل رد و بدل کنند، این فرض در نظر گرفته خواهد شد.

آیا امضاهای الکترونیکی ایمن هستند؟

کاملا. با وجود بسیاری از شرکت‌ها، از جمله گوگل که از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنند، می‌توانید مطمئن باشید که اسناد شخصی و امضا الکترونیک شما امن هستند. اسنادی به صورت الکترونیکی امضا شده‌اند عمدتاً رمزگذاری شده هستند و یک رد پای حسابرسی بدون کاغذ باقی می‌گذارند. این اسناد برای ذخیره و بازیابی در روزهای آینده بسیارقابل اعتماد هستند. لازم نیست نگران پیدا کردن قراردادی که به مدت ۳ سال در جایی در خانه داشتید باشید. با امضا الکترونیک سند شما همیشه در فایل باقی خواهد ماند.