یکی از مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت‌های تجاری وجود اقرارنامه مدیران و بازرسین شرکت است. این اقرارنامه نوشته‌ای است که نشان می‌دهد مدیران و بازرسان شرکت می‌توانند سمت خود را بدون هیچ منع قانونی قبول نمایند. تنظیم این اقرارنامه باید به دقت انجام شود تا اعتبار قانونی داشته باشد. در این مقاله با نمونه اقرارنامه هیئت مدیره و مدیران و بازرسان شرکت آشنا می‌شویم.
اقرارنامه مدیران چیست؟
شرکت‌های تجاری برای فعالیت و اداره امور نیاز به مدیرانی دارند تا شرکت را در راستای اهداف آن پیش ببرند. مدیران بر اساس قانون تجارت باید دارای شرایطی باشند و بعد از این که انتخاب شدند باید اقرار نمایند که تمامی شرایط قانونی را دارا هستند. هنگامی که شرکت برای اولین بار تاسیس میشود باید در مجمع عمومی موسس شرکت، اقرارنامه مدیران تنظیم و به امضای آن‌ها برسد و برای انتصاب‌های بعدی نیاز به تشکیل مجمع عمومی عادی شرکت است.
به این نکته مهم توجه داشته باشید که در زمان تنظیم اقرارنامه باید صورتجلسه انتصاب مدیران جدید هم تنظیم شود و به امضای افراد حاضر در جلسه برسد. اقرارنامه مدیران مسئولیت محدود نیز به همین شیوه تنظیم میشود.
اقرارنامه بازرسین شرکت
انتخاب بازرس اقدام دیگری است که باید توسط شرکت‌های تجاری به خصوص شرکت‌های سهامی انجام شود. به عبارتی دیگر در شرکت‌های سهامی انتخاب بازرس ضروری است. به همین دلیل باید بازرسان در هنگام انتصاب متن اقرارنامه بازرس را امضا کنند که نشان دهنده قبولی او به عنوان سمت بازرس است. نمونه متن اقرارنامه در صورتجلسه آورده میشود و باید به امضای سایر مدیران و افراد حاضر در جلسه برسد. در نهایت نمونه نامه قبولی سمت بازرس به همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال خواهد شد.
نمونه اقرارنامه مدیران و بازرسین شرکت
در زمان تنظیم متن اقرارنامه مدیران و بازرسان باید این گونه نوشته شود:
«در خصوص شرکت در شرف تاسیس …… تمامی مدیران و اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکت اقرار می‌کنند که از سوء پیشینه کیفری و ممنوعیت قانونی برای قبول این سمت ندارند.»
و با امضای فرم اقرار نامه مدیران مفاد آن را تایید و قبولی سمت خود را اعلام می‌کنند. نمونه اقرارنامه بازرسین نیز به همین صورت تنظیم میشود.
چه کسانی نمی‌توانند به عنوان مدیر شرکت انتخاب شوند؟
در قانون برای انتخاب مدیر شرکت، شرایطی و ممنوعیت‌هایی اعلام شده است که مدیرعامل قبول از قبولی این سمت با امضای اقرار نامه مدیریتی ثبت شرکت آن را تایید می‌کند که ممنوعیت‌های زیر را ندارد:
- افراد محجور و افرادی که ورشکسته هستند.
- اشخاصی که به سرقت، خیانت در امانت، کلاهبرداری، جرایم در حکم خیانت در امانت و کلاهبرداری، تدلیس، اختلاس و تصرف غیرقانونی در اموال عمومی محکوم شده باشند.
- رئیس جمهور و معاونان او، کارمندان دولت. این دسته از افراد برای سمت مدیریت در شرکت‌های خصوصی صلاحیت دار نیستند.
- سردفتران و دفتریاران
چه کسانی نمی‌توانند به عنوان بازرس انتخاب شوند؟
انتخاب بازرس در شرکت‌های سهامی ضروری است اما سایر شرکت‌ها هم می‌توانند برای خود بازرس انتخاب کنند.
- بازرس باید فردی غیر از اعضای شرکت باشد. بنابراین مدیران و مدیرعامل شرکت و افراد نزدیک به مدیران چه به صورت سببی و چه به صورت نسبی تا درجه سوم، نمی‌توانند به عنوان بازرس انتخاب شوند.
- اگر فردی خودش یا همسرش از مدیران شرکت حقوق دریافت کند، صلاحیت قبولی سمت بازرس شرکت را ندارد.
- بازرس نباید سوء پیشینه کیفری داشته باشد.
- افراد محجور و ورشکسته که حکم آن‌ها صادر شده باشد.
- اگر شرکت شما به صورت سهامی عام به ثبت رسیده است باید بازرس را از میان بازرسان رسمی شرکت‌ها انتخاب نمایید.
جمع بندی
برای انتخاب مدیران، مدیرعامل و بازرس شرکت نیاز به تنظیم اقرار نامه مدیریتی شرکت سهامی خاص و صورتجلسه مرتبط با آن را دارید که به امضای مدیران و بازرسان و اعضای شرکت رسیده باشد. اگر به هر دلیلی متن اقرارنامه مدیر یا بازرس شرکت به درستی تنظیم نشده باشد یا این که اصلا اقرارنامه وجود نداشته باشد، ثبت شرکت با فاصله بیشتری انجام میشود و باید ایراداتی که توسط کارشناسان ثبتی وارد شده، اصلاح شود.
برای تنظیم اقرارنامه و همچنین صورتجلسه انتخاب مدیران و بازرسان می‌توانید از طریق وکیل شرکت یا شخصا توسط یکی از اعضای شرکت به عنوان نماینده اقدام کنید. روش اول نیاز به صرف هزینه زیادی دارد و در روش دوم نماینده شرکت باید تجربه کافی داشته باشد تا با ایراد رد صورتجلسه مواجه نشوید.
در عین حال می‌توانید تنظیم اقرارنامه و صورتجلسه تغییرات شرکت و ثبت آن‌ها را به کارشناسان ثبتی وینداد بسپارید که هزینه کمتری داشته و شما را با ریسک‌هایی مثل رد صورتجلسه مواجه نمی‌کند. وینداد این خدمت را به‌عنوان یکی از خدمات ثبت خود ارائه می‌دهد.
سوالات متداول
منظور از اقرارنامه مدیر تصفیه چیست؟
به هنگام انحلال شرکت مدیر تصفیه تعیین میشود که باید متن اقرارنامه تنظیم کند. متن این اقرارنامه کاملا متفاوت است.
آیا بازرسان شرکت هم نیاز به تنظیم اقرارنامه دارند؟
بله، بازرسان شرکت برای قبولی سمت خود باید اقرارنامه بازرسان را امضا کنند.
