تا زمانی که اسناد نیاز به امضای اصلی دارند، دفاتر و شرکت‌ها نمی‌توانند به طور کامل به امضای دیجیتال اسناد اعتماد کنند و به طور کامل امضاهای خود را الکترونیکی کنند. این امر به ویژه در مورد اسناد دادگاهی و مالی صادق است. هنوز بخش مهمی از هر نوع معامله تجاری، از رابطه تجاری جدید گرفته تا اسناد وام مسکن مورد استفاده برای خرید خانه، نیازمند امضای سنتی هستند.
همچنین برای شرکت‌های حقوقی که نماینده‌ی چندین مشتری هستند، امضای دست‌نویس بخشی از انجام فرآیند عادی وکالت باشد.
با این حال، با توجه به این که مشتریان در اغلب مواقع اسناد را از راه دور امضا می‌کنند، وکلا معمولا از مشتریان می خواهند اسناد را چاپ کنند، آن ها را امضا کنند و سپس آنها را امضا کرده و اسکن کنند. مدارک اسکن شده نهایتا باید با ایمیل به وکیل ارسال شود.
همین فرآیند چند مرحله‌ای نسبت به امضا کردن حضوری مقرون به صرفه است و کار هر دو طرف قرارداد را راحت می‌کند.
با این حال، گزینه دیگری وجود دارد. سامانه امضای الکترونیک وین‌ساین با در نظر گرفتن مشکلات امضای سنتی روش الکترونیک را برای ثبت امضای شما راه‌اندازی کرده تا در کمترین زمان امضای الکترونیک قانونی خود را ثبت کنید. این راه سریع‌تر و کارآمدتر از داشتن تمام مدارک در سفر و بردن آنها به این طرف و آن طرف است و مشتریان آن را ترجیح می‌دهند.
در ادامه چند نرم‌افزار ثبت امضای دیجیتال را معرفی خواهیم کرد که اغلب برای امضای اسناد بین المللی به کار می‌روند.
۵ پلتفرم ساخت امضای دیجیتال
Adobe Sign
اگر می‌خواهید سریع یک امضای الکترونیک داشته باشید، قابلیت‌های امضای داخلی Adobe احتمالا ساده‌ترین روش است.
ابتدا نرم افزار ادوب آکروبات خود را به آخرین نسخه ارتقا دهید سپس می‌توانید یک تکه کاغذ را امضا کرده و آن را اسکن کنید، از دوربین لپ‌تاپ یا تلفن همراه خود برای گرفتن امضای خود استفاده کنید یا با انگشت یا ماوس خود روی صفحه سفید موجود در نرم افزارامضایی بکشید. این گزینه فقط به شما امکان می دهد اسناد متنی را امضا کرده و تکمیل کنید.
افراد زیادی ممکن است از این ویژگی ادوب مطلع نباشند با این حال شما می‌توانید با فرستادن لینک امضای دیجیتال سریع از آن ها بخواهید اسناد و مدارک شما را به صورت دیجیتالی امضا کنند.
Adobe EchoSign
برای قابلیت‌های بیشتر و کارآیی بهتر، باید نرم‌افزار را ارتقا دهید، هر چند این کار هزینه‌ای در بر خواهد داشت اما خیلی سریع امضای شما را به شکلی ایمن و مطمئن می‌سازد.
Adobe EchoSign به شرکت شما اجازه می‌دهد تا سندی را از طریق ایمیل برای مشتری ارسال کنید و گردش کار اتوماتیک را برای کنترل فرآیند تنظیم کنید. با هر مرحله، مشتری به بخش بعدی فرآیند امضا منتقل می‌شود و پس از تکمیل، می‌توان فرآیند را برای راه‌اندازی انواع اقدامات، از جمله صدور صورت‌حساب مشتری یا انتقال مشتری به یک بخش خاص، تنظیم کرد. اگر چند امضاکننده درگیر باشند، اسناد می‌توانند به طور خودکار به فرد بعدی در فرآیند انتقال داده شوند. اما به هر حال شما باید توجه داشته باشید که استفاده از این ابزار رایگان نیست و ممکن است هزینه‌ی زیادی را برای کسب‌وکار شما به همراه داشته باشد.
در سراسر جهان از این نرم‌افزار برای تسهیل اتوماسیون اداری استفاده می‌شود و کار مدیران و مسئولان را راحت می‌کند.
DocuSign
یکی دیگر از نرم‌‌افزارهای امضای دیجیتال دکوساین است که برای امضای قرادادهای بین المللی و اسنادی که از نظر فیزیکی با شما فاصله دارند گزینه خوبی به نظر می‌رسد.
دوکوساین در حال حاضر به عنوان پلتفرم قانونی و معتبر ثبت امضا در همه جا قابل استفاده است و برای کسانی که یک امضای دیجیتال با هزینه کمتر می‌خواهند گزینه خوبی به نظر می‌رسید.
RightSignature
در RightSignature اسناد را می‌توان به صورت آنلاین امضا کرد، به این معنی که مشتریان می‌توانند با استفاده از یک دستگاه تلفن همراه متصل و اسناد را دریافت و در همان لحظه امضا کنند. کسانی که جا به جا کردن اسناد برای‌شان کار روتین است؛ می‌توانند بسیاری از اسناد را آپلود کنند و صفحات متنی، کادرهای اولیه، منوهای کشویی و چک‌باکس‌ها مختلفی را به مدارک اضافه کنند. از آنجایی که رایت سیگنچر مبتنی بر فضای ابری است، شرکت‌ها می‌توانند بلافاصله بدون نیاز به راه‌اندازی، درخواست امضا را به افراد بدهند. قراردادها به طور ایمن در سرور RightSignature ذخیره می‌شوند و می‌توان از طریق یک ابزار جستجو به آنها دسترسی داشت. این برنامه نیز رایگان نیست و هزینه‌ای دارد.
CudaSign for Legal
این برنامه در ابتدا به نام SignNow شناخته می شد، CudaSign یک جایگزین ارزان قیمت برای سایر برنامه‌های امضای الکترونیکی است. از ویژگی‌های قانونی آن می‌توان به امکان ردیابی در زمان باز شدن، مشاهده و امضای اسناد اشاره کرد. این برنامه ایمنی بیشتری نسبت به دیگر برنامه‌ها دارد و به متخصصان حقوقی اجازه می‌دهد از باز شدن یا امضای یک سند و جزئیات دیگری که روی سند اتفاق افتاده با خبر شوند.
CudaSign همچنین با نرم‌افزارهایی مانند SalesForce، Netsuite، Apptus و Google کار می‌کند و این خیال کاربران را از جهت امنیت راحت می‌کند.
سخن آخر
اگر هنوز در حال امضای اسناد کاغذی در شرکت یا کسب‌وکار خود هستید، احتمالا وقت و انرژی را که باید روی خود کسب و کار بگذارید را هدر می‌دهید. با امضای الکترونیک شما نه تنها در هزینه‌های کاغذ صرفه‌جویی می‌کنید، بلکه با صرفه‌جویی در زمانی که برای چاپ اسناد برای امضای آن ها صرف می‌کردید، بهره‌وری را افزایش خواهید داد. علاوه بر زمانی که صرفه‌جویی می‌کنید، با استفاده از برنامه‌های معرفی شده می‌توانید تمام مسیر انتقال سند و قرارداد را زیر نظر بگیرید.
برنامه‌های معرفی شده بیشتر برای امضای اسناد بین المللی و خارجی کاربرد دارند و در ایران استفاده زیادی نمی‌توان از آنها داشت. در این راستا می‌توانیم سامانه امضای الکترونیک وین ساین را به شما معرفی کنیم که امضای الکترونیک قانونی و ایمن شما را ثبت می‌کند و فرآیند آسان و قابل دسترسی دارد.
