یکی از دفاتر پرکاربرد در شرکتهای سهامی، دفتر سهام است که از آن به عنوان دفتر نقل و انتقال سهام هم یاد می‌شود. یک شرکت تجاری باید انتقالات سهام را در این دفتر به ثبت برساند به خصوص در مورد سهام‌های با نام که اهمیت زیادی برای شرکت دارد. اسامی مالکین سهام باید در این دفتر به ثبت رسیده باشد. مالکین و مدیران شرکت باید در تنظیم این دفتر و ثبت تمامی انتقالات سهام دقت کافی را داشته باشند به این خاطر که هرگونه سهل انگاری شرکت را با مشکلات سهام روبرو خواهد کرد. در مورد سهام‌های با نام نیاز به ذکر صاحب سهام در دفتر ثبت سهام است در غیر این صورت قانون سهامدار را به رسمیت نمی‌شناسد. کاربرد دفتر ثبت سهام و اطلاعاتی که باید در آن نوشته شود در این مقاله با ذکر جزئیات دقیق‌تر بیان می‌شود.
کاربرد دفتر ثبت سهام شرکت چیست؟
شرکتهای سهامی دفتری به نام دفتر ثبت سهام شرکت دارند که کاربرد اصلی این دفتر، ثبت سهام هر یک از سهامداران است.
البته توجه داشته باشید که انواع دفتر سهام به اشتباه شامل دفتر سهام و دفتر نقل و انتقال سهام شناخته می‌شوند. در صورتی که هر دو، یک دفتر واحد هستند.
اگر در شرکت سهامی قرار باشد سهمی منتقل شود باید این نقل و انتقالات در دفتر نقل و انتقال سهام قید شود. در غیر این صورت اعتبار قانونی ندارد. وجود این دو دفتر برای جلوگیری از اختلافات احتمالی بین سهامداران شرکت ضروری است و به راحتی می‌توانید اطلاعات سهام را از آن استخراج کنید.
به طور کلی کاربرد دفاتر ثبت و انتقلات سهام شامل موارد زیر است:
- دفاتر سهام نشان دهنده میزان سهام صدوری شرکت و هر گونه انتقال سهام است.
- در شرکتهای سهامی که تعداد سهامداران زیادی دارد، می‌توانید به لیست تمامی سهامداران دسترسی پیدا کنید به این خاطر که اسامی تمامی سهامداران شرکت در دفتر مربوطه نوشته شده است.
- گاهی اوقات شرکت می‌خواهد سرمایه گذار جذب کند، در این صورت می‌تواند با مراجعه به دفتر ثبت سهام از دارایی تمامی سهامداران مطلع شود.
نحوه نوشتن دفتر سهام
بعد از این که شرکت را به ثبت رسانید نیاز به تهیه دفتر ثبت و انتقال سهام است برای مثال در شرکت سهامی خاص دفتر سهام شرکت سهامی خاص باید از زمان تاسیس شرکت تمامی نقل و انتقالات در آن نوشته شود. با این حال در هنگام نوشتن این دفتر تمامی نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- برای تمامی نقل و انتقالات تاریخ و روز آن را بنویسید. برای جلوگیری از اشتباهات احتمالی نوشتن تاریخ با ذکر روز و ساعت لازم است. در این زمینه می‌توانید نمونه تکمیل شده دفتر سهام را مشاهده کرده سپس اقدام به نوشتن نمایید.
- در ردیف اول باید شماره ردیف را به ترتیب از شماره یک بنویسید. سپس اسامی سهامداری که سهام انتقال می‌دهد و انتقال گیرنده را به صورت دقیق درج کنید. اگر یک شرکت به عنوان سهامدار وارد شرکت می‌شود؛ تمامی اطلاعات شخص حقوقی را وارد کنید.
- نوع سهام و با نام و بی نام بودن آن شماره سهام و ارزش آن نکات مهم دیگری است که باید در دفتر ثبت شود. در پایان باید هر انتقال دهنده و هم انتقال گیرنده و هم هیئت مدیره دفتر را به ثبت برساند. در مورد سهام‌هایی که ارزش واقعی آن بیشتر از ارزش اسمی آن است باید در هنگام نقل و انتقال ارزش واقعی را وارد کنید که برای این منظور می‌توانید از نمونه پر شده دفتر انتقال سهام ایده بگیرید.
چه اطلاعاتی در دفتر سهام ثبت می‌شود؟
به طور کلی اطلاعاتی که در دفتر ثبت می‌شود شامل تاریخ انتقال، مشخصات انتقال دهنده و انتقال گیرنده، تعداد سهام، نوع سهام، شماره سهام، ارزش سهام است. همان گونه که می‌دانید هر کدام از این اطلاعات باید به صورت دقیق در نمونه دفتر سهام بیان شود در غیر اینصورت ممکن است سهامداران و شرکت با مشکلات حقوقی مواجه شوند.
آیا داشتن دفتر نقل و انتقال سهام ضروری است؟
بر اساس قانون، تمامی شرکتهای سهامی باید یک دفتر به نام دفتر انتقالات سهام را داشته باشند و در صورتی که شرکتی فاقد این دفتر باشد در نزد قانون و سایر مراجع قانونی اعتباری ندارد و نقل و انتقالات او بی اعتبار می‌شود. بنابراین شرکتهای سهامی باید از همان ابتدای تشکیل دفتر انتقالات سهام را تهیه کنند.
نکته دیگر این است که هر شرکت باید بعد از انتقالات سهام آن را در اداره ثبت شرکتها به ثبت برسانند این در حالی است که اگر دفتر وجود نداشته باشد امکان ثبت این نقل و انتقالات نیست. البته برخی از اطلاعات در فایل اکسل دفتر ثبت سهام هم موجود است که باید به دفتر منتقل شود.
چه شرکت‌هایی باید دفتر سهام بگیرند؟
تمامی شرکتهای سهامی ملزم به تهیه دفتر سهام هستند. به خصوص در شرکت‌هایی که فقط سهام با نام استفاده می‌کنند تهیه این دفتر ضروری است در غیر این صورت نمی‌توانند در اداره ثبت شرکت، تغییرات شرکت را اعلام کنند. برای خرید دفتر نقل و انتقال سهام و دفتر ثبت سهام می‌توانید از طریق فروشگاه‌ها اقدام کنید. این فروشگاه‌ها فروش دفتر نقل و انتقال سهام را انجام می‌دهد همچنین می‌توانید به صورت اینترنی سفارش دهید.
جمع‌بندی
وجود دفتری به نام دفتر انتقال سهام برای انتقال سهام و ثبت آن در شرکتهای سهامی ضروری است. نکته مهم‌تر نحوه نوشتن اطلاعات سهام است که گاهی اوقات ممکن است مانند سایر الزامات شرکتها مثل انتخاب بازرسان شرکت سهامی و غیره مدیران شرکت را دچار سردرگمی کند به این خاطر که انواع اطلاعات از سهام باید در دفتر مربوطه نوشته شود.
مجموعه وینداد متشکل از کارشناسان حقوقی و ثبتی متخصص در زمینه ثبت و تغییرات شرکت، جهت نقل و انتقال سهام و نحوه ثبت اطلاعات لازم در دفتر سهام به مدیران شرکت مشاوره‌های لازم را می‌دهد و می‌توانید ثبت سهام و همچنین ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت مانند نقل و انتقال سهام را به کارشناسان حقوقی وینداد بسپارید.
سوالات متداول
ثبت نقل و انتقال چه نوع سهامی در دفتر ثبت سهام ضروری است؟
هر نوع انتقالات سهام باید در دفتر مربوطه ثبت شود و ثبت سهام بانام نیز ضروری است.
آیا نقل و انتقال سهام در شرکتها آزادانه صورت میگیرد؟
بله بیشتر سرمایه داران در شرکتهای سهامی به خصوص شرکت سهامی خاص میتوانند سهام را منتقل کنند مگر این که شرکت این اجازه را به سهامداران نداده باشد.
کاش بتونید یه نمونه از دفتر سهام تکمیل شده رو تصویرش رو بذارید خیلی تو اینترنت گشتیم نمونه ای پیدا نکردیم
اطلاعات اشخاص حقوقی وصاحب سهام