استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه های قانونی در شرکت اهمیت زیادی در رشد آن دارد. در عین حال استفاده از ابزارهای مختلف می‌تواند در کنترل هزینه‌های شرکت و همچنین حسابداری نقش کلیدی را ایفا کند. ابزارهایی که امکان مشاهده هزینه، کنترل آن‌ها و سایر موارد دیگر را به شما می‌دهد.
در این مقاله یکی از ابزارهای کارآمد برای مدیریت هزینه‌های شرکت یعنی ELM را به شما معرفی خواهیم کرد و مزایای آن نسبت به روش‌های سنتی و سایر سیستم‌ها بیان می‌کنیم.
نرم افزار مدیریت هزینه های قانونی چیست؟
مدیریت هزینه های قانونی یکی از شاخه‌های حقوق است که دانش مورد نیاز شرکت‌ها و دپارتمان‌های حقوقی را در مورد هزینه‌ها به آن‌ها ارائه می‌دهد. این دانش در واقع یک ساختار مدیریتی را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد که بتوانند بهینه‌تر فعالیت کنند.
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی (ELM) به‌عنوان یک ابزار کاربردی به کمک این دانش می‌آیند تا بتوانید مراحل مختلف مدیریت هزینه‌ها (شامل مشاهده، محاسبه و تعیین بودجه برای هر بخش) را انجام دهید.
ساختار این نرم‌افزارها به گونه‌ای طراحی شده که پشتیبانی و نظارت بر هزینه‌های شرکت را در اختیار شما قرار می‌دهد و با داشتن قابلیت‌های متنوع و کارآمد می‌توانید بخش‌های مختلف از قبیل دسترسی به هزینه‌های صرف شده، تخصیص هزینه‌های جدید و غیره را با استفاده از اطلاعات کافی مدیریت کنید.
استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه های قانونی
خرید و استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه های قانونی نه تنها یک نوع سرمایه‌گذاری ارزشمند برای شرکت به‌شمار می‌رود بلکه می‌توانید با استفاده از مزایای مختلف آن به رشد مالی در سازمان برسید.
در ادامه مزایای مختلف این نوع پلتفرم‌ها که باعث کاهش هزینه‌های قانونی و افزایش سرعت و بهره‌وری در شرکت شما می‌شود را به‌صورت موردی در اختیار شما قرار می‌دهیم.
کاهش قابل توجه در هزینه‌های قانونی
تجزیه و تحلیل عملکرد شرکت‌های موفق در زمینه مالی با شاخص‌های مختلفی سنجیده می‌شوند. در واقع پیگیری و محاسبه مداوم هزینه‌ها برای پیشرفت امور صرفاً از طریق تجزیه و تحلیل فاکتورهای امکان‌پذیر نیست و به امور دیگر هم مرتبط است. نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها (ELM)، با در نظر گرفتن شاخص‌های مختلف زیر امکان مدیریت دقیق هزینه‌های شرکت را به شما می‌دهد و باعث کاهش هزینه‌های سازمانی خواهد شد.
ویژگی‌های ELM عبارت‌اند از:
- محاسبه و تعیین بودجه با توجه به امکان پیگیری هزینه‌ها به‌صورت مداوم
- افزایش سرعت مدیریت و پردازش فاکتورها
- افزایش بهره‌وری تیم‌های حقوقی از طریق اتوماسیون و حذف فرآیندهای سنتی و تکراری
- متمرکز کردن تمامی امور در یک سامانه و کاهش وظایف پراکنده اعضای تیم‌های حقوقی در فرآیندهای سنتی
- امکان تصمیم‌گیری آگاهانه و مبتنی بر داده در مورد مسائل و بودجه عمومی شرکت
- امکان برنامه‌ریزی برای تخصیص بودجه به پروژه‌هایی با بازده یا ارزش بالاتر در شرکت
- اعلام شاخص‌هایی به‌عنوان استراتژی‌های کاربردی برای کاهش هزینه‌ها
- در اختیار قرار دادن اطلاعات و داده‌ها برای اعمال تغییرات لازم در اعضا یا هزینه‌ها
- امکان دسترسی و پیگیری هزینه‌ها و اطلاعات
- حذف خطای انسانی و افزایش اطمینان، دقت و کارایی داده‌ها
- بررسی انطباق با مقررات و دستورالعمل‌های داخلی شرکت در رابطه با صورتحساب، امور حسابداری و غیره
موارد بیان شده برخی از مهم‌ترین مزایایی هستند که می‌تواند به افزایش کارایی شرکت شما در عین کاهش هزینه‌ها کمک زیادی کند. ضمن اینکه همکاری در بین تیم‌های حقوقی را بهبود می‌بخشد و از طرف دیگر در روابط شما با مشتریان تاثیر مثبت می‌گذارد. این عوامل در نهایت باعث افزایش بهره‌وری با ساختارهای مالی قابل اعتماد در یک سازمان خواهد شد.
ویژگی‌های نرم افزار مدیریت هزینه قانونی برای شرکت
برای انتخاب ELM برای شرکت خود باید فاکتورهای مختلفی را در نظر بگیرید. مواردی که در واقع قابلیت‌های متنوع یک نرم‌افزار به‌شمار می‌روند و هر چقدر قابلیت‌های بیشتری داشته باشند، ابزار کارآمدتری برای شرکت شما خواهند بود.
ویژگی‌هایی که باید در انتخاب نرم‌افزار اولویت دهید، عبارت‌اند از:
- امکان دسترسی به اتوماسیون
- مدیریت امور
- امکان پیگیری زمان
- مدیریت صورتحساب
- انجام امور مربوط به حسابداری
- امکان مکاتبات ایمیلی
- امکان پیگیری و نظارت روزانه
- دسترسی به اعلان‌ها و یادآوری‌ها
- ایجاد فضای اختصاصی برای اسناد و پرونده‌ها
- دسترسی به کانال‌های ارتباطی
ویژگی‌های جامع نرم‌افزار کنترل هزینه‌های قانونی
یک نرم‌افزار جامع، مجموعه کاملی از قابلیت‌های مختلف را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید برای مدیریت هزینه های شرکت از آن استفاده کنید. در این زمینه بهتر است از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که توسط شرکت‌های زیادی استفاده شده باشند و همچنین امکان پشتیبانی را در اختیار شما قرار دهد.
استفاده از ELM کنترل و دید کامل‌تری بر بخش‌های مختلفی که در این مقاله معرفی کردیم، می‌دهد و تیم حقوقی شما می‌تواند عملکرد بهتری در مورد هزینه‌ها داشته باشد. ضمن اینکه به اسناد مربوطه در پایگاه داده ابری دسترسی آسان دارد و می‌تواند هزینه‌ها را در حین پیشرفت موضوع، پیگیری کند.
اعضای تیم همچنین می‌توانند کارهای دستی و وقت‌گیر مانند ورود اطلاعات و پیگیری زمان را به ELM بسپارند. با استفاده از این قابلیت وکلای شما بر روی وظایف و کارهای مهم تمرکز می‌کنند که باعث بهره‌وری و سود بیشتر شرکت خواهد شد. در یک جمله این نرم‌افزارها، یک سیستم قابل اعتماد و امن برای نظارت بر هزینه‌ها و بودجه شرکت ایجاد می‌کنند.
جمع بندی
نرم‌افزارهای حقوقی که سال‌هاست در کشورهای پیشرفته در سازمان‌ها و موسسات حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرند، یکی از کارآمدترین ابزارها برای انجام امور حقوقی در شرکت است.
هنگامی که شرکت‌ها قراردادهای مختلفی تنظیم می‌کنند، مدیریت هزینه‌ها کمی دشوار خواهد شد. چرا که در قراردادهایی که یک طرف آن‌ها افراد خارج از شرکت هستند، اطمینان از انطباق صحیح هزینه‌ها با صورتحساب و سایر دستورالعمل‌های حسابداری برای شرکت چالش بیشتری دارد.
استفاده از نرم افزار مدیریت هزینه های قانونی (ELM) به شما کمک می‌کند تا تمام هزینه‌ها و مخارج قراردادهای حقوقی خارجی را کنترل کنید. ضمن اینکه این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید همه اطلاعات از قبیل طرفین قرارداد، موضوع و همچنین هزینه‌ها را در یک بخش مجزا در اختیار داشته باشید. ویژگی که باعث می‌شود مسئولیت‌پذیری، بهره‌وری، ارتباط با افراد خارج از شرکت و سایر موارد را از طریق تجزیه و تحلیل، پیگیری زمان، متمرکز کردن اسناد و سایر قابلیت‌های نرم‌افزار را بهبود بخشید.
مدیریت فرآیندهای حقوقی با وین ساین
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی وین ساین یک ابزار تخصصی حقوقی برای پیشبرد صفر تا صد امور حقوقی شرکت و مدیریت قراردادهاست که تعاملات بین تیمی را نظم می‌بخشد. از جمله مزایایی که ELM در اختیار شما قرار می‌دهد، سرعت بالا و دسترسی ساده است. ضمن اینکه انجام فرآیندهای تکراری را با وجود سیستم اتوماسیون حذف می‌کند. همچنین می‌توانید با استفاده از فضای ابری به سادگی همیشه به اطلاعات، اسناد و غیره دسترسی داشته باشید.
