یک وکیل به‌طور متوسط در هفته ۴/۵ ساعت را برای جستجوی اسناد و قراردادهای مختلف هدر می‌دهد و این یعنی شما بخشی از هزینه‌های مربوط به امور حقوقی در سازمان را برای یک زمان از دست رفته می‌پردازید. تحقیقات نشان می‌دهد که یک فضای کار مدیریت نشده در هر سازمان سالانه ۱۱۰۰۰ دلار هزینه زمان تلف شده بر عهده شرکت می‌گذارد. به همین دلیل، یکی از مهم‌ترین فناوری‌هایی که یک موسسه حقوقی می‌تواند روی آن سرمایه گذاری کرده و از هدر رفتن این هزینه جلوگیری کند، نرم‌افزار مدیریت و ذخیره اسناد حقوقی برای شرکت است. نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی (ELM)، امکان دسترسی سریع به اسناد را فراهم می‌کند و دارای امنیت اطلاعات محرمانه برای مشتری و شرکت است.
نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی
نرم‌افزار مدیریت اسناد و قراردادهای حقوقی سه ویژگی مهم را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد که به افزایش بهره‌وری آن‌ها منجر خواهد شد. این سه ویژگی عبارت‌اند از:
۱- کارایی را افزایش می‌دهد؛ وکلا، کارمندان و کارکنان بخش حقوقی می‌توانند کارهای بیشتری را در طول یک روز انجام دهند.
۲- باعث صرفه جویی در ساعات کاری مفید می‌شود؛ قابلیتی که این امکان را به تیم‌ها می‌دهد تا با اولویت به کارهای مختلف رسیدگی کنند.
۳- خطاهای کاری را کاهش می‌دهد: تعداد خطاهایی را که هنگام مدیریت اسناد به صورت دستی یا با استفاده از نرم افزارهای قدیمی انجام می‌شود، در این روش به حداقل می‌رسد.
با انجام این کار، فرآیندهای تجاری را ساده‌تر کرده و بهره‌وری را در بین کارکنان افزایش می‌دهند.
همچنین به شرکت‌های حقوقی این امکان را می‌دهد تا حجم وسیعی از اسناد را به صورت ایمن مدیریت کنند. ضمن اینکه به‌دلیل دسترسی ساده کارکنان می‌توانند در هر جا به اسناد در ELM دسترسی داشته و بتوانند کارهای خود را با انعطاف بالایی انجام دهند.
ویژگی‌های نرم‌افزار سیستم مدیریت قراردادها
با توجه به آنچه گفته شد، اگر انتظار بهره‌وری در بین تیم‌های حقوقی در سازمان خود دارید، نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی می‌تواند نقش کلیدی را در سازمان شما ایفا کنند. در ادامه ویژگی‌های این نرم‌افزارها را بیان کرده و مزیت‌های آن‌ها را نسبت به روش‌های سنتی بررسی می‌کنیم.
افزایش کارایی
تعریف کارایی در محیط کار به مفهوم «توانایی انجام کارها، به‌صورت موفقیت‌آمیز و بدون اتلاف وقت است.»
چند عامل مختلف، باعث کاهش کارایی کارکنان در شرکت می‌شوند که مدیران می‌توانند آن‌ها را شناسایی و با استفاده از قدرت فناوری حقوقی مدیریت کنند. از جمله چالش‌های رایجی که باعث کاهش بهره‌وری در محیط کار می‌شوند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- انجام فعالیت‌های روتین با استفاده از سیستم‌های سنتی: اگر کارهایی در یک سازمان به‌صورت روزانه انجام می‌شوند. در عین حال هنوز از سیستم‌های سنتی استفاده می‌کنید، زمان زیادی را برای بازیابی اطلاعات و دسترسی‌ها از دست خواهید داد.
- عدم دسترسی به بانک اطلاعاتی مورد نیاز یا اسناد و قراردادها: وقتی اطلاعات به‌صورت متمرکز و سریع در دسترس نباشد، کارایی کارکنان کاهش پیدا می‌کند. استفاده از یک نرم‌افزار ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد قانونی این امکان را به شما می‌دهد که اطلاعات مربوط به هر مشتری را به سادگی پیدا کنید.
- پراکنده شدن پروژه‌های جدید در بین سایر پرونده‌ها: بسیاری از پرونده‌های جدید در سیستم سنتی که می‌توانند درآمد زیادی برای شرکت داشته باشند. به دلیل پراکندگی، از دست می‌روند و بخش زیادی از بهره‌وری سازمان را کاهش می‌دهند.
صرفه جویی در زمان
بخش زیادی از اتلاف وقت در بین تیم‌های حقوقی صرف تلاش برای یافتن اسناد و قراردادهای مختلف می‌شود. در این بین تفاوتی ندارد که از سیستم سنتی یا پلتفرم‌های قدیمی استفاده می‌کنید که قابلیت‌های کافی برای دسترسی سریع ندارند. نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی (ELM) این امکان را به سازمان شما می‌دهد که چالش‌های مختلف در روش‌های قدیمی مثل پراکندگی اسناد و جستجوی زمان‌بر را با یک سیستم متمرکز به حداقل برسانید.
در واقع این سیستم‌ها امکان ذخیره‌سازی اسناد حقوقی در یک بخش مجزا با دسترسی آسان، به‌همراه تاریخچه‌ای از فعالیت‌های مختلف بر روی یک قرارداد یا سند را در اختیار شما قرار می‌دهد.
ضمن اینکه می‌توانید با دسترسی به آخرین وضعیت اسناد و قراردادها از همه‌جا به‌سادگی کار کنید و نگران عدم حضور در شرکت نباشید.
قابلیت دیگر نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی (ELM) امکان افزودن برچسب‌ها برای دستیابی سریع‌تر در بین اسناد بایگانی شده است. در واقع تمامی قراردادها و اسناد به‌صورت طبقه‌بندی شده در سیستم وجود دارند و با یک جستجوی ساده می‌توانید سند مورد نظر خود را پیدا کنید. ضمن اینکه تمامی پرونده‌ها به‌صورت خودکار نام‌گذاری می‌شوند و نیازی به صرف زمان اضافی برای هر یک نخواهید داشت.
کاهش خطاها
هرگونه خطا یا اشتباه در ورود اطلاعات یا در تنظیم اسناد می‌تواند تاثیر بسیار نامطلوبی بر اعتبار شرکت و روابط آن با مشتریانش داشته باشد. ضمن اینکه گاهی این اشتباهات منجر به شکایت مشتریان از شما خواهد شد که علاوه‌بر صرف هزینه، اعتبار شما هم خدشه‌دار می‌شود.
برای حل این مشکل هم می‌توانید با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی، خطاهای موجود را به حداقل برسانید. در این سیستم تمامی اطلاعات مربوط به موضوع در یک بخش مجزا وجود دارند. اطلاعات مورد نیاز شما به‌صورت خودکار وارد اسناد و قراردادهای مورد نظر می‌شود.
ELM احتمال خطا در املای متفاوت نام‌ها، آدرس و سایر اطلاعات موجود به صفر می‌رسانند. ضمن اینکه تمامی فرآیندها به‌صورت خودکار انجام شده و هیچ اشتباه انسانی در اطلاعات مختلف وجود ندارد.
جمع بندی
نرم افزار مدیریت قراردادهای حقوقی یک ابزار کاربردی است. این نرم‌افزارها سال‌ها در کشورهای پیشرفته در بین تیم‌های حقوقی مورد استفاده قرار گرفته و باعث ارتقای سازمانی آن‌ها شده است.
ELM، یک پلتفرم ذخیره‌سازی، ویرایش و استفاده از فرآیندهای حقوقی هستند که به سازمان شما کمک می‌کند، از نظر کارایی، صرف زمان کمتر و کاهش خطاهای انسانی، چند گام جلوتر از رقبای خود باشید.
مدیریت فرآیندهای حقوقی با وین ساین
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی وین ساین یک ابزار تخصصی حقوقی برای پیشبرد صفر تا صد امور حقوقی شرکت و مدیریت قراردادهاست که تعاملات بین تیمی را نظم می‌بخشد. از جمله مزایایی که ELM در اختیار شما قرار می‌دهد، سرعت بالا و دسترسی ساده است. ضمن اینکه انجام فرآیندهای تکراری را با وجود سیستم اتوماسیون حذف می‌کند. همچنین می‌توانید با استفاده از فضای ابری به سادگی همیشه به اطلاعات، اسناد و غیره دسترسی داشته باشید.
