مزایای نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی (ELM) باعث افزایش بهره‌وری در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف می‌شود. در واقع این سیستم‌ها، ابزارهایی هستند که با تسهیل فرآیندهای حقوقی در یک شرکت، امور مختلف از جمله دسترسی به اطلاعات و نحوه ارتباط با مشتریان و غیره را برای اعضای تیم ساده می‌کنند.
در این مقاله مزایای نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی و تاثیر آن بر بهره‌وری سازمان‌ها را بیان می‌کنیم و همچنین استراتژی‌های کاربردی که باعث افزایش بهره‌وری در شرکت شما می‌شود را بررسی خواهیم کرد.
مزایای نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی
در مقالات گذشته از اهمیت تاثیر نرم‌افزارهای حقوقی در شرکت‌ها گفتیم و مزایای ELM که نام لاتین این نوع برنامه‌هاست را بیان کردیم. حالا می‌خواهیم مزایای این نرم‌افزارها و نقشی که در افزایش بهره‌وری دارند را بررسی کنیم.
این مزایا در واقع ویژگی‌هایی هستند که می‌توانید در زمان انتخاب بهترین نوع نرم‌افزاری برای شرکت خود در نظر بگیرید.
استفاده از اتوماسیون
در امور حقوقی، فرآیندهای تکراری زیادی وجود دارند. بیشتر این کارها، بسیار وقت‌گیر و خسته‌کننده هستند که هیچ‌کس در تیم‌های حقوقی نمی‌خواهد، انجام دهد. به‌عنوان مثال، هیچ وکیلی باتجربه و متخصصی نمی‌خواهد وقت خود را صرف ورود اطلاعات کند.
اولین مزیت نرم افزار ELM یا همان نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی، سیستم اتوماسیون است. این سیستم به شما اجازه می‌دهد تا با یکبار ورود اطلاعات جدید، بتوانید همیشه از آن‌ها استفاده کنید و روزانه زمان زیادی برای فرآیندهای تکراری هدر ندهید.
اتوماسیون به شما این امکان را می‌دهد که حوزه‌های مختلفی مانند فرستادن ایمیل، ایجاد سند، ذخیره‌سازی داده‌ها از طریق فرم‌های دیجیتالی، پیگیری زمان و موارد دیگر را به‌صورت خودکار تنظیم کنید.
با این توصیف وکلای شما مجبور نیستند زمانی را برای انجام این کارها اختصاص دهند و می‌توانند وقت خود را صرف کارهای تخصصی و مهم در شرکت کنند.
امکان سازماندهی دقیق و تسهیل مدیریت
مدیریت دقیق و اصولی یک موسسه حقوقی، به عوامل مختلفی وابسته است. مهم‌ترین عاملی که می‌تواند بر تمامی جنبه‌ها تاثیرگذار باشد، تعهد به مدیریت و تعریف چارت سازمانی است که کمی سخت و چالش بر‌انگیز است. به‌ویژه در دفاتر حقوقی کوچکتر که تعداد کارکنان و منابع مالی محدودتری دارند، حفظ سطوح سازمانی و محول کردن وظایف به آن‌ها چالش‌های بیشتری دارد.
برای حل این چالش هم می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی در سازمان خود کمک بگیرید. نرم افزار ELM امکان پشتیبانی‌های لازم را برای سازماندهی شرکت شما فراهم کنند. از جمله وظایف سازمانی که می‌توانید به کمک این نرم‌افزارها انجام دهید، عبارتند از:
- مدیریت پرونده
- مدیریت اسناد
- صورتحساب و حسابداری
- برنامه‌ریزی
با استفاده از این نرم‌افزارها، زمان مورد نیاز کارکنان شما برای سازماندهی اطلاعات مهم کاهش پیدا می‌کند و در عین حال از اجرای درست و دقیق فرآیندها مطمئن خواهید بود.
مدیریت وظایف و گردش کار
یک عنصر کلیدی دیگر در موفقیت درون سازمانی، نحوه مدیریت وظایف، پیگیری آن و همچنین ثبت و بررسی گردش کار است. نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی در این زمینه نیز به کمک شرکت شما می‌آید تا نظارت کافی بر فرآیندها و امور مربوط به یک موضوع را اعمال کند. با استفاده از این قابلیت هنگامی که عضوی از تیم حقوقی کاری را تکمیل می‌کند، می‌تواند آن را در نرم افزار وارد کند. در این وضعیت، فرآیندهای مربوط به این کار به‌روز می‌شوند و سایر اعضای تیم به‌عنوان کاربران این سیستم از تغییرات و به‌روزرسانی‌ها مطلع خواهند شد.
این فرآیند، انجام امور تکراری در بین اعضای تیم را که باعث صرف زمان و هزینه زیادی می‌شود را به حداقل می‌رساند.
همچنین ELM امکان پیگیری امور مختلف را به مدیر بخش می‌دهد. با استفاده از این قابلیت مدیر از کارهای انجام شده در یک موضوع و اینکه چه کسی آن را برعهده داشته و غیره اطلاع پیدا می‌کند و در نهایت مسئولیت‌پذیری و بهره‌وری را بین اعضای تیم افزایش می‌دهد.
امکان دسترسی ساده‌تر به اطلاعات و فضای کار
فرآیندهای پیچیده قانون و بروکراسی از جمله مشکلات همیشگی امور حقوقی‌ست که به این سادگی‌ها قابل حل نیست. مزایای نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی باعث شده که با قابلیت‌های مختلف خود در حل این مشکل تاثیرگذار باشد. در واقع از مزایای ELM می‌توان به رفع مشکلات ناشی از دسترسی و تبادل ضعیف اطلاعات اشاره کرد.
در این نرم‌افزارها به دلیل دسترسی به فضای ابری، تمامی اعضای تیم می‌توانند هر زمان که به اطلاعاتی نیاز داشته باشند، امکان دسترسی از طریق گوشی تلفن همراه یا هر دستگاه دیگری در همه‌جا برای آن‌ها فراهم باشد. با این قابلیت نیازی نیست یک هفته تمام برای پاسخ به ایمیل خود صبر کنید! این قابلیت به این معنی‌ست که تیم شما می واند از زمان خود بیشترین استفاده را ببرد چرا که امکان کار کردن بدون توجه به منطقه مکانی را دارند. در نتیجه باعث بهره‌وری آن‌ها خواهد شد.
تسهیل همکاری بین اعضای تیم
دسترسی ساده، امکان همکاری بین افراد را نیز بسیار آسان‌تر می‌کند. در واقع تمامی مشتریان و وکلایی که اطلاعاتی در پرونده‌های مشترک با هم دارند، می‌توانند اطلاعات مورد نیاز را تبادل کنند و هر بار نیاز به حضور فیزیکی نخواهند داشت. همچنین باعث سرعت بخشیدن به فرآیندها و رفع چالش‌های دیگر می‌شود.
البته مزایای نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی به همین یک نکته ختم نمی‌شود. سایر مزایای نرم افزار در حوزه تسهیل همکاری عبارتند از:
- قابلیت‌های مدیریت امور محوله بین اعضا
- تقویم و برنامه‌ریزی امور حقوقی
- درج اطلاعیه‌ها و به روزرسانی‌ها آن‌ها
- کنترل ارتباطات از طریق ایمیل
این ویژگی‌ها می‌تواند به بهبود همکاری‌های درون‌سازمانی و همچنین با مشتریان کمک زیادی کند.
پیگیری زمان انجام شده برای هر فرآیند
زمان انجام امور مختلف در یک سازمان اهمیت زیادی دارد چرا که به‌صورت مستقیم با نتیجه نهایی مرتبط است. شرکت شما باید زمان صرف شده برای یک پرونده را تخمین بزند و بر اساس آن صورت حساب مشتریان را صادر کند.
همچنین تخمین این زمان می‌تواند در نظارت بر موضوع و افزایش بهره‌وری و عملکرد کارکنان تاثیر زیادی داشته باشد چرا که نشان می‌دهد کارکنان شما بیشتر وقت خود صرف انجام چه کاری می‌کنند. به این ترتیب، می‌دانید کجا باید عملکرد خود را بهبود بخشید.
یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی، امکان تخمین زمان صرف شده برای انجام یک فرآیند است. قابلیتی که می‌توانید با یک کلیک ساده از طریق یک دکمه، تمام زمان‌های صرف شده برای فرآیندهای مختلف را مشاهده کنید.
جمع بندی
بهره‌وری در شرکت‌های حقوقی، یکی از اصلی‌ترین عناصری‌ست که باید برای آن تلاش کنید. چرا که رضایت مشتریان شما به نحوه انجام و میزان کاری که وکلای شما می‌توانند در یک پرونده انجام دهند، بستگی دارد. در این زمینه استفاده از ابزارهایی که بتواند بهره‌وری اعضای تیم حقوقی را افزایش دهد، ضروری است.
از جمله مزایای نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی این است که طیف وسیعی از ویژگی و قابلیت‌های مختلف را در اختیار شما قرار می‌دهند که علاوه‌بر افزایش سرعت، بر نحوه کار آن‌ها هم تاثیر مثبتی دارد. برای مثال امکان حذف فرآیندهای تکراری، دسترسی ساده به اطلاعات و غیره را در اختیار وکلا قرار می‌دهد که بتوانند امور خود را بهینه‌تر انجام دهند.
مدیریت فرآیندهای حقوقی با وین ساین
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی وین ساین یک ابزار تخصصی حقوقی برای پیشبرد صفر تا صد امور حقوقی شرکت و مدیریت قراردادهاست که تعاملات بین تیمی را نظم می‌بخشد. از جمله مزایایی که ELM در اختیار شما قرار می‌دهد، سرعت بالا و دسترسی ساده است. ضمن اینکه انجام فرآیندهای تکراری را با وجود سیستم اتوماسیون حذف می‌کند. همچنین می‌توانید با استفاده از فضای ابری به سادگی همیشه به اطلاعات، اسناد و غیره دسترسی داشته باشید.
