امضای الکترونیکی چیست و نحوه ثبت آن چگونه است؟

یک بخش مهم در توافقاتی مانند قرارداد امضای آن، توسط طرفین است. اما به دلیل محدودیت‌های دسترسی طرفین قرارداد به یکدیگر، ارسال نسخه فیزیکی یا حضور طرفین در یک مکان هزینه و زمان زیادی را بر دوش طرفین می‌گذارد. یک گزینه ساده و همیشه در دسترس، امضای الکترونیکی است که در قانون معتبر شناخته شده و همان اعتبار امضای دستی را دارد. با این تفاوت که محدودیت‌هایی مثل ارسال فیزیکی یا حضور برای امضا را از بین می‌برد.

در این مقاله به‌طور کامل در رابطه با اینکه امضای الکترونیک چیست؟ نحوه امضای الکترونیکی و ثبت امضای الکترونیکی، مزایا و کاربردهای آن و اینکه چگونه امضای الکترونیکی بزنیم؟ و چگونه امضای الکترونیکی بگیریم؟ آشنا خواهید شد.

امضای الکترونیکی چیست؟

امضا به منظور تایید هویت فرد و اعلام رضایت از وضعیت قراردادی و برای تایید اطلاعات موجود در یک سند کاربرد دارد.  امضایی که به‌صورت الکترونیکی‌ست نیز با همین کاربرد مانند امضای کاغذی همه آثار حقوقی را دارد و مفهوم آن در دنیای الکترونیک دقیق­‌تر و امن‌­تر است.

این نوع امضا از طریق سایت و همچنین نسخه وب امضای الکترونیکی با گوشی امکان‌پذیر است که با روش‌هایی مثل ترسیم در محل امضا یا الصاق نسخه اسکن شده امضای شخص امضا کننده به ثبت می‌رسد.

برخلاف امضای دیجیتال، گواهی امضای الکترونیکی وجود ندارد و با بارگذاری قرارداد به‌صورت pdf در سایت امضای الکترونیکی می‌توانید آن‌ها را به‌صورت آنلاین به امضا برسانید.

این نوع امضا بیانگر قصد فرد برای پذیرش محتوای یک سند یا مجموعه­‌ای از اطلاعات مرتبط با آن امضاء است که از نظر قانون هم به رسمیت شناخته شده و نشان می­‌دهد که امضا­کننده قصد پایبندی به مفاد و شروط قرارداد را دارد. 

کاربردهای امضا الکترونیکی چیست؟

اسناد بدون امضاء فاقد اعتبار و اثر حقوقی هستند. در نتیجه امضا الکترونیک نیز مانند امضای کاغذی معتبر است و باعث اعتبار قرارداد نیز می‌شود. این نوع امضا به صاحب آن قابل استناد بوده و از نظر اعتبار تفاوتی با امضای کاغذی ندارد که در این زمینه نیز قوانین و شرایط ثبت امضای الکترونیک وضع شده است.

استفاده از این امضا در قوانین و مقررات کسب‌وکارهای اینترنتی و همچنین قراردادها بسیار پرکاربرد و معتبر است.

از سوی دیگر رایج شدن مشاغل از راه دور به ویژه در دوران کرونا باعث شد که این نوع امضاها در مشاغل زیادی به منظور توافقاتی برای قراردادها مورد استفاده قرار بگیرد. امضای الکترونیکی در دوران کرونا در واقع راه حلی بود تا کارکنان بتوانند اسناد و قرارداد را بدون حضور در شرکت امضا کنند که در حال حاضر نیز در مشاغل دورکاری نیز هنوز هم کاربرد دارد.

برای قراردادهایی که طرفین آن‌ها در دو شهر متفاوت هستند نیز امکان استفاده از این نوع امضا برای توافقات وجود دارد و نیازی به مراجعه حضوری یا ارسال قرارداد به‌صورت فیزیکی نخواهید داشت.

مزایای استفاده از امضا الکترونیکی در قرارداد

یک مزیت مهم امضای الکترونیک پشتوانه حقوقی آن در کشور است. ماده ۷ قانون تجارت الکترونیک ایران اعتبار قانونی این امضای را بیان می­‌کند:

«هرگاه قانون، وجود امضا را لازم بداند، امضاء الکترونیکی کافی است.»

پس براساس این ماده، امضای الکترونیک به‌تنهایی و بدون نیاز به امضای دستی برای قانون کفایت می­‌کند. 

مزیت امضای الکترونیکی را می‌توان شامل موارد زیر دانست:

• کاهش هزینه‌ها: این امضا باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش سرعت گردش کار می‌شود که در صرفه جویی زمان موثر است. برای مثال با امضای الکترونیکی هزینه پرینت قراردادها، پست و انبار و آرشیو کردن آن‌ها از بین می‌رود. 
• افزایش سرعت کسب و کارها و مشاغل دورکار: شما از هر جا می‌توانید برای امضای قراردادها در کمترین زمان و بدون نیاز به حضور فیزیکی یا ارسال قرارداد امضای خود را ثبت کنید. 
• افزایش بهره‌وری: با نمونه امضای الکترونیکی گردش کاری به طرز محسوسی افزایش پیدا می‌کند. چرا که صاحبان اسناد متوجه می‌شوند چه زمانی و چه کسانی اسناد را امضا کرده اند. 
• دسترسی ساده‌تر به قراردادها و اسناد: امضاهای الکترونیکی دارای یک ابزار داشبورد هستند. به وسیله این ابزار متوجه می‌شوید که کدام اسناد در انتظار هستند تا به امضا برسند. همچنین با ابزار امضای الکترونیک، اسناد و قراردادها به گونه ای ذخیره می‌شوند که راحت‌تر قابل دسترسی باشند.

• امنیت بیشتر: امضای الکترونیک یکی از روش‌­های ایمن‌­سازی اطلاعات و از روش­‌های معتبر حفظ امنیت در شبکه است. این روش به خصوص در تجارت الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی جایگاه ویژه‌­ای دارد.
• محرمانگی در قراردادها: در هنگام بارگذاری قرارداد جهت امضای کردن به‌صورت الکترونیکی، این قراردادها به‌صورت محرمانه هستند و هیچ کس به جز طرفین قرارداد به آن دسترسی نخواهد داشت. 

چگونه می‌توانیم امضای الکترونیکی داشته باشیم؟

ایجاد امضای الکترونیکی با وجود مزایای زیادی که دارد، بسیار ساده و در دسترس است. ساخت امضای الکترونیکی در واقع به معنی امضا زدن روی قراردادهاست. سامانه ثبت امضای الکترونیکی وین ساین سرویس امضاء الکترونیکی را در اختیار شما قرار می‌دهد که با درخواست این امضا می‌توانید آن را دریافت کنید. 

تیم پشتیبانی در کنار شما هستند تا در هر مرحله نیاز به راهنمایی داشتید، سوالات شما را پاسخ دهند.

توجه داشته باشید که اشخاص و کسب و کارها برای معتبر ساختن قراردادهایی که با نمونه امضای الکترونیکی ثبت می‌شوند، باید اقداماتی انجام دهند تا قرارداد اعتبار قانونی و قابل اجرا پیدا کند. 

این اقدامات شامل موارد زیر هستند: 

• دریافت رضایت از امضاکنندگان

• اطلاع کامل امضاکنندگان از مفاد قرارداد

• نگهداری رونوشت‌هایی از سند

امضای دیجیتال چیست؟

منظور از امضای دیجیتال این است که از برخی از الگوریتم‌های رمزنگاری شده و نامتقارن برای امضای یک سند استفاده می‌شود. در واقع این نوع از امضا‌ها از دو کلید خصوصی و عمومی تشکیل شده‌اند که تنها صاحب امضا به کلید خصوصی دسترسی دارد. در امضای دیجیتال صاحب امضا شناسایی می‌شود و اجازه تغییر آن به صورت عمدی برای صاحب امضا وجود نخواهد داشت. هنگامی که پیامی برای فرد دیگری به صورت دیجیتالی ارسال می‌شود، باید از امن بودن آن اطمینان پیدا کنید. به همین دلیل فرد می‌تواند با امضای دیجیتال محرمانه بودن و قابل اعتماد بودن آن را تضمین کند. حتی بعدا امکان انکار این امضا توسط صادر کننده آن وجود ندارد و به همین دلیل از اعتبار قابل قبولی برخوردار است. 

برخلاف امضای دستی که ثابت است، امضای دیجیتال هر سند برای آن سند منحصربه‌فرد و مرتبط با محتوای آن سند است. به‌­عبارتی جداسازی امضای دیجیتال از روی سند به منظور استفاده مجدد روی سندی دیگر و جایگزین نمودن آن با امضای دیگر امکان‌پذیر نیست.

این نکته را نیز در نظر داشته باشید که نحوه استفاده از توکن امضای الکترونیکی به هیچ وجه امکان‌پذیر نیست و این توکن مخصوص امضای دیجیتال است.

تفاوت امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال چیست؟

امضای دیجیتال و امضای الکترونیک هر دو امضای آنلاین به شمار می‌روند اما باید به این نکته مهم توجه داشته باشید که تفاوت‌های زیادی با هم دارند.

یکی از تفاوت امضای دیجیتال با امضای الکترونیک این است که در امضاهای دیجیتال شخصی که آن را ایجاد می‌کند با استفاده از کلید خصوصی امنیت پیام را تضمین می‌دهد. در حالی که شما به راحتی با استفاده از نرم افزارهایی مانند ورد و پی دی اف یک امضای دیجیتال برای خودتان داشته باشید.  

برای این که امضای دیجیتال ایجاد شود نیاز به طی یک فرایند خاص مثل استفاده از الگوریتم و همچنین نصب اپلیکیشن است. 

در حالی برای امضای الکترونیک نیازی به طی این فرایند و همچنین توکن امضای الکترونیکی نیست. امضای الکترونیکی آنلاین در واقع نسخه‌ای از امضای کاغذی شماست که به دلیل سهولت استفاده و اعتبار قانونی جایگزین فرایندهای فیزیکی شده و محدودیت‌هایی مثل ارسال قرارداد یا حضور برای امضا را از بین برده است. همچنین نیازی به نصب اپلیکیشن ندارد.

جمع‌بندی

هر کسب‌وکاری می­‌تواند با استفاده از امضا کردن الکترونیکی آنلاین از مزایای مختلف آن بهره‌­مند شود. از جمله این مزایا می‌توان به سهولت استفاده، از بین بردن محدودیت‌های دسترسی به طرفین قرارداد، سرعت، اعتبار قانونی و امنیت آن اشاره کرد.

ساخت امضای الکترونیکی آنلاین موضوعیتی ندارد چرا که فرآیند ساخت  مربوط به امضای دیجیتال است. در واقع امضای الکترونیک یک فرایند برای امضای قراردادهای شما است که صرفا بر روی همان قرارداد اعتبار دارد. مجموعه وین ساین امکان امضای الکترونیکی آنلاین را همراه با مشاوره رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید درخواست ثبت امضای الکترونیکی را از سامانه امضای الکترونیکی وین ساین برای قراردادهای خود بدهید تا با آپلود فایل pdf قراردادها بتوانید ثبت فرم درخواست گواهی امضای الکترونیکی را اعمال کنید.

سوالات متداول

چگونه امضای الکترونیکی بسازیم؟

ساخت امضا، مربوط به امضای دیجیتال است و ارتباطی با امضا الکترونیکی ندارد. در واقع امضای الکترونیک یک فرایند برای امضای قراردادهای شما است که صرفا بر روی همان قرارداد اعتبار دارد. شما می‌توانید بعد از آپلود قرارداد در سایت وین ساین با استفاده از ترسیم آنلاین، به صورت الکترونیکی، آن را امضا نمایید.

چگونه بفهمیم امضای الکترونیکی داریم؟

امضا به‌صورت الکترونیکی همان نسخه امضای کاغذی شماست که برای امضای قراردادها استفاده می‌کنید. در نتیجه برای هر قرارداد باید یک امضای جدید بزنید. 

نحوه دریافت گواهی امضای الکترونیکی چگونه است؟

امضاء الکترونیک برخلاف امضای دیجیتال نیاز به گواهی ندارد. بلکه شما می‌توانید روی قراردادهای خود این نوع امضا را درج نمایید.

هزینه امضاء الکترونیکی چقدر است؟

این هزینه با توجه به تعداد امضاهای شما تعیین می‌شود. امضای قرارداد اول در وین‌ساین رایگان است. در صورت نیاز به بارگذاری و امضای قراردادهای بیشتر می‌توانید با پشتیبانی وین‌ساین در تماس باشید. 

چگونه قرارداد خود را به صورت الکترونیک به امضا برسانم؟

کافیست فایل pdf قرارداد خود را روی وین‌ساین آپلود کرده و اطلاعات طرفین را وارد نمایید. پیامکی برای طرفین ارسال خواهد شد که شامل لینک امضای قرارداد است.

فایل قرارداد من چگونه به دستم خواهد رسید؟

فایل قرارداد پس از امضا در پنل شما و در آرشیو قراردادها قابل دریافت است.

آیا امضای الکترونیک قرارداد با گوشی هم قابل استفاده است؟

بله از طریق لینک ارسال شده به پیامک وارد پنل خود در vinsign.ir شده و در بخش آرشیو قراردادها روی قرارداد مورد نظر کلیک کنید.