اگر برای معرفی محصول جدیدتان یا ارائه خدمتی جدید یک نمایشگاه ترتیب داده‌اید و قصد برگزاری کارگاه‌های آموزشی یا رویدادهای مختلف و … را دارید، باید آگاه باشید که برگزاری نمایشگاه پروژه و موضوعی زمان بر و تقریباً سنگین و البته مهم است زیرا برنامه‌ریزی نمایشگاه، دعوت از مهمانان، پذیرش آنها، پذیرایی، تأمین محل برگزاری و غیره موضوعاتی هستند که بدون داشتن تجربه و تسلط کافی امکان انجام آنها وجود ندارد و اغلب موضوعی که فراموش می‌شود تنظیم قرارداد برگزاری نمایشگاه با مجریان آن است.
پیشنهاد می‌کنیم که برگزاری نمایشگاه را برعهده مجموعه‌ای خارج از شرکت خود بسپارید و در واقع برون‌سپاری کرده و اجازه دهدید که با کمترین هزینه یک شرکت پیمانکار این کار را برای شما انجام دهد. علت این امر آن است که برگزاری یک نمایشگاه؛ همایش و سمینار در سطح استانداردهای بین المللی و به شکلی نظام مند مستلزم دانش، تخصص و تجربه است و همچنین لازم است که برگزار کننده دارای ساختار اداری و عملیاتی مناسب برای این امر باشد. متأسفانه در طی سالیان اخیر مشکلات اقتصادی موجب ظهور پدیده‌ای از مدعیان برگزاری رویدادها شده است که محصول آن بروز بحران در برخی از مراسم‌های برگزار شده توسط افراد غیر متخصص است.
چرا تنظیم قرارداد؟
برگزاری نمایشگاه یکی از پراسترس و هزینه‌برترین کارهایی است که بسیاری از کسب‌وکارها با آن مواجه هستند. برای رسیدن به موفقیت، حتماً توجه داشته باشید که وجود یک برنامه‌ریزی مدون ضرورت بسزایی دارد اما به جهت وجود مشغله‌های متعدد و نکات ظریف و مهمی که برگزاری چنین وقایعی دارد، بهتر است که برگزاری آن را به شرکت‌ها یا اشخاص معتبر واگذار کنید.
بنابراین یکی از مهم‌ترین کارهایی که یک کسب و کار موفق باید در آن مسلط باشد باشد، برون سپاری و واگذاری اموری همانند برگزاری همایش‌ها به شرکت‌های معتبر هست. به عبارت دیگر لزومی ندارد تا خودتان به تنهایی و بدون تجربه کافی همه امور را انجام دهید و در نتیجه بهتر است به کاری که تخصصتان است و در آن مزیت رقابتی دارید بپردازید و کارهای دیگر را برون سپاری کنید تا یک شرکت یا فرد دیگر که در آن زمینه تخصص دارد برای شما با کیفیت بالاتر و هزینه کمتر انجام دهد.
طرفین در قرارداد برگزاری نمایشگاه
همانند هر قرارداد دیگری، قرارداد برگزاری نمایشگاه واجد دو طرف می‌باشد. اولین مورد پیمانکار می‌باشد که عبارتست از شخص حقیقی یا حقوقی که طرف قرارداد قرار گرفته و به موجب قرارداد مسئولیت برگزاری نمایشگاه را داشته و شیوه و طریقه برگزاری آن ممکن است به وی سپرده شود یا براساس نظر کارفرما باشد. همچنین لازم به ذکر است که بر مبنای تراضی طرفین، ممکن است پیمانکار مسئول تهیه تجهیزات و لوازم برگزاری باشد و حتی اگر برای انجام امور کارگری یا خدمتکاری نیاز باشد به عهده وی باشد.
در مقابل کارفرما قرار می‌گیرد که در واقع سفارش برگزاری نمایشگاه را بر مبنای قرارداد به پیمانکار می‌دهد و در نهایت طبق ترتیبات پرداخت در قرارداد و توافق قبلی، مبلغی را به عنوان هزینه‌ها و دستمزد به پیمانکار پرداخت می‌کند.
مفاد قرارداد برگزاری نمایشگاه
با عنایت به مواد ۱۰، ۱۹۰ و ۲۱۹ قانون مدنی، قرارداد حاضر بر مبنای اصل آزادی اراده، احراز صحت و سلامت طرفین قرارداد و رعایت قواعد عمومی قرارداد مندرج در فصل سوم از قسمت دوم قانون مدنی و همچنین علم و آگاهی طرفین قرارداد به مفاد مندرج در آن به منظور برگزاری نمایشگاه …… در مورخ …./…./…. با محوریت …………. برای شرکت با نام …..، تنظیم می‌گردد.
ماده نخست: مشخصات طرفین قرارداد
ماده دوم: موضوع قرارداد
موضوع قرارداد حاضر عبارت است از برگزاری نمایشگاه و کلیه امور جاریه از قبیل دعوت مجری، ایاب و ذهاب، پذیرایی، تأمین محل برگزاری، چاپ دعوتنامه و …. می‌باشد.
ماده سوم: مدت قرارداد
ماده چهارم: هزینه قرارداد
هزینه اجرای موضوع قرارداد اعم از صدور دعوتنامه، ایاب و ذهاب، پذیرایی، دعوت مجری، تأمین محل اجرای نمایشگاه و سایر هزینه‌ها به ارزش ….. ریال تعیین می‌گردد.
ماده پنجم: شرایط پرداخت
ماده ششم: تعهدات مجری
۱-مجری حق واگذاری به غیر را نخواهد داشت.
۲-مجری باید که مکان مورد واگذاری را بیمه نماید در صورت عدم اجرای این بند می بایست در خصوص خسارات احتمالی پاسخگو باشد ، همچنین بیمه نامه قبل از شروع فعالیت به کارفرما تسلیم نماید.
۳-مجری ملزم و مکلف به تأمین امنیت نمایشگاه در مدت زمان برگزاری می‌باشد.
۴-نظافت مکان نمایشگاه در سه مرحله ی ذیل بر عهده مجری است:
۱-۴قبل از شروع
۲- ۴حین برگزاری
۳- ۴بعد از اتمام نمایشگاه
۵- حق الزحمه نیروی ثابت حفاظت مکان نمایشگاه به تعداد سه نفر بر عهده مجری نمایشگاه بوده که در انتهای نمایشگاه می بایست نقداً پرداخت گردد.
۶- مجری نمایشگاه ضمن هماهنگی با ادارات مربوطه ملزم به اطلاع رسانی به شهروندان در قالب‌هایی چون نصب بنر و پارچه نوشته، پلاکارد و… می‌باشد که هزینه تبلیغات بعهده مجری نمایشگاه می باشد.
۷-مجری نمایشگاه ملزم به نگهداری و حفاظت از مکان نمایشگاه تأسیسات روشنایی، سیستم های تهویه و خنک کننده ، سیستم صوتی و . . . می باشد در پایان می بایست بر مبنای چک لیست اولیه تحویل کارفرما نماید.
۸- کلیه هزینه های برق مصرفی، آب مصرفی، تلفن، باز و بسته نمودن غرف بعهده مجری بوده و باید آنها را در انتهای نمایشگاه پرداخت نماید.
۹-مجری ملزم به توزیع و تکمیل فرم نظرسنجی در قالب نظرسنجی از مراجعین، غرفه داران، ستاد نمایشگاه و تهیه گزارش مستند و ارایٔه آن به کارفرما در پایان نمایشگاه می‌باشد.
۱۰-مجری ملزم به جمع آوری زباله و پسماندهای نمایشگاه در مکان مناسب و هماهنگی با شهرداری (سازمان جمع آوری و حمل پسماندها) جهت انتقال زباله‌ها به خارج از محوطه نمایشگاه می‌باشد.
۱۱-مجری ملزم به هماهنگی با سازمان آتش نشانی جهت استقرار یک دستگاه ماشین آتش نشانی و حضور کارشناس در مکان برگزاری نمایشگاه با هزینه خود می‌باشد.
۱۲-مجری ملزم به هماهنگی با پلیس راهور جهت کنترل ترافیک در محدوده برگزاری نمایشگاه می‌باشد.
ماده هفتم: تعهدات کارفرما
۱- کارفرما متعهد می‌گردد که …. روز پیش از برگزاری نمایشگاه نسبت به پلان همایش که از سوی مجری در اختیار ایشان قرار می‌گیرد، اعمال نظر نماید و در صورتی که نیازمند تغییر می‌باشد، مجری زمان کافی نسبت به اعمال تغییرات در اختیار داشته باشد؛
۲- کارفرما ملزم است کاملاً مطابق با برنامه پیش‌بینی شده نسبت به برگزاری نمایشگاه عمل نماید و در صورتی که در اثنای همایش خواسته‌ای خارج از قرارداد داشته باشد، مجری ملزم به انجام آن نخواهد بود؛
۳- در صورتی که تعداد نفرات دعوت شده از تعداد نفراتی که پیش بینی شده تجاور نماید، کارفرما ملزم است هزینه‌های اضافی را به مجری پرداخت نماید؛
ماده هشتم: فسخ قرارداد
۱- در صورتی که تا …. روز از روز برگزاری نمایشگاه اقدامی مثبت در جهت انجام امور جاریه برگزاری نمایشگاه صورت نگرفته باشد، و مجری نسبت به این امر سهل انگاری نموده باشد، کارفرما محق است نسبت به فسخ آن و مطالبه خسارات و زیان‌های وارده اقدام نماید.
۲- در صورتی که کیفیت برگزاری نمایشگاه آن طور که توافق شده است و براساس خواست کارفرما برگزار بوده است، برگزار نشده است، کارفرما محق است پس از پرداخت هزینه‌های انجام شده از سوی مجری نسبت به فسخ قرارداد حاضر اقدام کند هر چند که موضوع قرارداد اجرا شده باشد.
۳- در صورتی که پس از گذشت …. روز از زمان انعقاد قرارداد حاضر، کارفرما پیش پرداخت مندرج در ماده ۵ را تأدیه ننماید، مجری محق به فسخ قرارداد و نیز مطالبه هزینه‌های انجام شده می‌باشد.
ماده نهم: جبران خسارت
ماده دهم: نهاد نظارت
مسئولیت نظارت بر حسن اجرای موضوع قرارداد نسبت به برگزاری نمایشگاه بر عهده مدیر اجرایی و عملیاتی آن کسب و کار می‌باشد. ایشان می‌بایست پس از برگزاری نمایشگاه گزارشی نسبت به نحوه اجرای موضوع قرارداد به هیئت مؤسس ارائه دهند.
ماده یازدهم: اختلافات ناشی از قرارداد
ماده دوازدهم: فورس ماژور
در صورتی که برای یکی از طرفین قرارداد شرایط ویژه و خارج از اراده‌ای حادث گردد که ادامه همکاری در جهت اجرای موضوع قرارداد را غیر ممکن سازد، ایشان می‌تواند با پرداخت خسارت و زیان‌های تحمیل شده به طرف دیگر قرارداد از ادامه همکاری انصراف دهد.
ماده سیزدهم: نُسخ قرارداد
سخن آخر
اگر قصد برگزاری نمایشگاه را دارید حتماً توجه داشته باشید که این قرارداد مورد نیاز شما قرار خواهد گرفت و با تهیه چنین قراردادی و با استفاده از راهکارهای مذکور در قرارداد، جلوی هرگونه خسارات بعدی مانند عدم انجام تعهدات توسط پیمانکار و یا تخطی از استانداردهای شما و … را بگیرید. بر همین اساس کارشناسان حقوقی وینداد بر مبنای دانش و تجارب خود امادگی دارند تا نمونه قرارداد برگزاری نمایشگاه را به صورت اصولی و استاندارد و متناسب با اهداف شما تهیه کرده تا بتوانید بهترین و درست‌ترین شکل فرایند برگزاری نمایشگاه مورد نظرتان را انجام دهید.
