سند برگه یا مدرکی است که ارتباط شما با شخص یا شیئی را اثبات می‌کند، طبق ماده ۱۲۸۳ قانون مدنی ایران “سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد.” در زندگی روزمره بارها با اسناد مختلفی همانند اسناد پرداختنی غیر تجاری روبه‌رو می‌شوید که شاید نام سند بر آن‌ها نباشد اما همان کارکرد را دارند؛ مثلاً رسید پرداخت با کارت بانکی، سفته، چک، عقدنامه ازدواج، فاکتور خرید و غیره، اما تفاوت اسناد تجاری و غیرتجاری را می‌دانید؟
همان‌طور که در قانون گفته شده سند حتماً باید نوشته باشد اما این نوشته در حال حاضر می‌تواند نوشتهٔ الکترونیکی نیز باشد و حتی به شکل الکترونیکی نیز امضا شود.
اسناد پرداختنی غیر تجاری و تجاری کدامند و چه تفاوتی دارند؟
اسناد دو نوع تقسیم بندی دارد: اولاً اسناد رسمی و عادی دوما اسناد پرداختنی غیر تجاری و تجاری.
سند عادی و رسمی: تفاوت این دو نوع سند در ارزش و اعتباری‌ست که در مقام اثبات دارند برای مثال سند عادی به تنهایی نمی‌تواند یکی از دلایل اثبات دعوا قرار بگیرد و طرف مقابل می‌تواند به عدم رسمیت آن اعتراض کند اما سند رسمی که در دفترخانه و توسط مأمور قانون ثبت شده یکی از مهمترین ادلهٔ اثبات دعواست و در دادگاه نمی‌تواند رد شود مثل سند مالکیت. هر سند عادی می‌تواند با ثبت توسط مأمور و در دفترخانه تبدیل به سند رسمی شود.
اسناد پرداختنی غیر تجاری و تجاری: به طور کلی سند تجاری سندی‌ست که در امور تجاری و بازرگانی به کار می‌رود از بارنامه و اسناد انتقال گرفته تا چک و برات و سفته. اسناد پرداختنی غیر تجاری نیز اسنادی هستند که تاجر یا بازرگان یا شخص حقوقی تجاری در آن دخیل نیست و موضوع بازرگانی ندارد مثل سند اجاره. در قانون تجارت تعریفی برای اسناد تجاری وجود ندارد اما به طور خاص در مورد سه سند که به عنوان اسناد تجاری شناخته شده‌اند صحبت شده، چک، سفته و برات که ۵ ویژگی آن‌ها را از دیگر اسناد متمایز کرده و مورد حمایت قانون قرار می‌دهد:
- مطالبه‌ای بودن
- قابلیت انتقال
- فوری بودن یا زمان کوتاه داشتن
- حمایت قانونی
- عادی بودن (در مقابل رسمی)
این اسناد چون توسط افراد عادی تنظیم می‌شود سند عادی‌ست اما می‌توان هر یک از آن‌ها را با ثبت در دفترخانه یا توسط مأمور قانون تبدیل به سند رسمی کرد.
اسناد پرداختنی و دریافتنی چیست؟
اسناد پرداختنی بدهی‌ها و مبالغی‌ست که شرکت یا سازمان در قبال اشخاص حقیقی یا حقوقی دارد و باید آن‌ها در زمان مشخص و با سود معین پرداخت کند. این مبالغ در دفاتر معینی در شرکت ثبت می‌شوند و با امضای طرفین مثل قرارداد می‌تواند مورد استناد و اثبات قرار بگیرد. یکی از وظایف حسابداران شرکت‌ها ثبت تمام بدهی‌های شرکت به همراه جزئیات سود و زمان و نحوهٔ پرداخت است برای مثال زمانی که شرکت مواد اولیه را خریداری می‌کند و متعهد می‌شود بخشی از قیمت را بعداً بدهد باید این موضوع در دفتر ثبت شده و امضا شود و حتی ممکن است طرف مقابل برای اطمینان بیشتر درخواست امضای شخص سوم به عنوان شاهد یا دریافت وثیقه نیز بکند.
اسناد دریافتنی در مقابل اسناد پرداختنی قرار می‌گیرد و مبالغی‌ست که شرکت قرار است در مدت کوتاه از اشخاص حقیقی یا حقوقی دریافت کند حال این می‌تواند وامی باشد که به دیگران داده یا فروش کالا یا خدمتی از شرکت باشد. این ثبت زمان و جزئیات مبالغ دریافتنی به دلیل محاسبهٔ درست بهره‌ای ست که قرار است شرکت دریافت کند و در واقع این بهره جزوی از درآمد شرکت محسوب خواهد شد و به طور مرتب باید گزارش آن به مدیرعامل داده شود.
تعریف اسناد پرداختنی غیر تجاری
همان‌طور که گفته شد اسناد پرداختنی گزارشی از بدهی‌های شرکت به سازمان‌ها و اشخاص دیگر است که باید در دفتر شرکت ثبت شوند. این بدهی‌ها و اسناد ممکن است تجاری یا غیر تجاری باشند. اسناد تجاری همان‌طور که دیدید مربوط به مسائل بازرگانی و تجاری‌ست به همین ترتیب بدهی‌هایی که به شرکت‌های تجاری و بازرگانی مربوط باشند اسناد پرداختنی تجاری محسوب می‌شوند مثل بدهی شرکت برای وارد کردن مواد اولیه یا گرفتن وام از مؤسسات مالی اعتباری یا عقد قرارداد خرید کمبودهای انبار از یک تاجر.
اگر همین بدهی‌ها اسناد پرداختنی در حوزه‌هایی غیر از موضوعات تجاری باشد، اسناد پرداختنی غیرتجاری محسوب می‌شود مثلاً بدهی شرکت به رستورانی که ناهار کارکنان را آماده می‌کند یا خرید لوازم اداری برای شرکت. اگر این بدهی کوتاه مدت باشد و در دفتر شرکت ثبت شود جزو اسناد پرداختنی غیرتجاری خواهد بود حتی خرید ملک یا اجارهٔ دفتر برای شرکت جزو اسناد پرداختنی غیرتجاری ست و باید در دفتر شرکت ثبت شود.
برخی شرکت‌ها ستون اسناد پرداختنی را از بدهی‌های تجاری جدا می‌کنند چون معمولاً بدهی‌های تجاری مبلغ هنگفتی را شامل می‌شود که برای پرداخت آن نیاز به برنامه‌ریزی دقیق‌تری احساس می‌شود اما بعضی شرکت‌ها نیز تمام بدهی‌ها را در یک ستون، طلب‌ها را در ستون دیگر و سرمایه و درآمد شرکت را در بخشی دیگر می‌نویسند و حسابدار مسئول محاسبه و پرداخت و دریافت هرکدام از آن‌ها خواهد بود.
تصور کنید فاکتوری مبنی بر خرید ۲۰ دست لباس برای کارمندان و ۵ تن مواد اولیه برای شرکت ارسال شده این فاکتور به قسمت حسابداری رفته و با توجه به زمان و نوع آن در قسمت تجاری یا غیرتجاری دفتر شرکت ثبت می‌شود و نهایتاً توسط مدیرعامل یا حسابدار ارشد امضا خواهد شد.
دلیل ثبت این موارد در دفتر استناد به آن‌ها در زمان شکایت و ایجاد سوتفاهم است، هرچند این اسناد عادی‌اند و دلیل مستقل برای اثبات دعوا محسوب نمی‌شوند اما می‌توانند به عنوان اماره یا دلیل تکمیلی مورد استفاده قرار گیرند.
وینداد در کنار شما
هرچند حسابداران و مشاوران در شرکت بسیار کمک‌کننده هستند اما برای برخی موضوعات تخصصی یا طرح دعوا در دادگاه یک وکیل متخصص در کنارتان مفید و آرامش‌بخش خواهد بود، اگر برای ثبت یا استفاده از اسناد پرداختنی غیرتجاری خود در شرکت یا دادگاه نیاز به کمک دارید یا سوالی در مورد موضوعات گفته شده دارید تعلل نکنید و با وینداد تماس بگیرید. می‌توانید از این لینک برای ثبت درخواست وکیل و مشاوره نیز استفاده کنید.
