چرا برای برگزاری رویداد یا همایش نیازمند قرارداد هستیم؟

شاید در دوران مدرسه، دانشگاه و یا بنا به موقعیت شغلی خود، به نوعی با برگزاری همایش و رویداد درگیر بوده‌اید. همایش یا رویداد می‌تواند با انگیزه‌های مختلفی برگزار شود. برگزاری بزرگداشت، افتتاحیه یا اختتامیه یک مراسم، دورهمی‌های علمی، ورزشی، تجاری و… رایج‌ترین نوع همایش‌ها و رویدادها محسوب می‌شوند. برای برگزاری همایش‌ها به خصوص زمانی که پای یک رویداد مهم یا بزرگ در میان باشد، نیازمند همکاری با شخص یا گروه‌های متخصص مختلفی هستید تا همایش مورد نظر به بهترین شکل برگزار شود. از آنجایی که همکاری برای برگزاری همایش و رویداد از طریق تنظیم قراردادهای حقوقی مناسب انجام می‌شود؛ در این مطلب قصد داریم تا به نکات مهم نمونه قرارداد برگزاری همایش و رویداد اشاره کنیم و بهترین قالب قراردادی برای رسیدن به هدف مورد نظر را بررسی کنیم.

برگزاری رویداد و همایش به چه کار می‌آید؟

پیش از ورود به بحث، بهتر است تا منظورمان از برگزاری رویداد و همایش را مشخص کنیم.
با توجه به تعریف فرهنگستان زبان فارسی می‌توان گفت همایش که معادلی فارسی برای کنفرانس محسوب می‌شود، به معنای نشست‌هایی است که بین متخصصان یا دست‌اندرکاران امور فرهنگی، ادبی، اجتماعی، سیاسی و… در سطوح مختلف ملی و بین‌المللی با هدف تبادل نظر برگزار می‌شود.

همچنین رویداد شامل هر موقعیتی است که برای برگزاری آن توسط عده‌ای برنامه‌ریزی صورت گرفته باشد. مانند دورهمی‌های ورزشی یا هنری و غیره که ممکن است به دلایل و مناسبت‌های مختلف برگزار شوند.

در مجموع هدف اصلی از برگزاری رویدادها و همایش‌ها، جمع شدن عده‌ای از افراد با علایق یا تخصص‌های مشترک برای تبادل نظر و گفت‌‌وگو و یا حل مشکلات مربوط به یک حیطه خاص است.

چرا برای برگزاری رویداد یا همایش نیازمند قرارداد هستیم؟

برگزاری رویدادها یا همایش‌ها نیازمند انجام اموری مانند انتخاب مکان مناسب، استفاده از امکانات صوتی و تصویری، به کارگیری مجری یا گرداننده مراسم، فراهم کردن وسایل پذیرایی، امور مربوط به تبلیغات و دعوت‌نامه‌ها و غیره است. به همین خاطر استفاده فراهم کردن امکانات مذکور صرفا با بهره‌مندی از همکاری‌های تخصصی است. این همکاری‌ها بیش از هر چیز دیگر، نیازمند وجود بستری حقوقی بوده که همان قرارداد مربوط به برگزاری همایش و رویداد است. در ادامه به قالب مناسب تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد می‌پردازیم.

قالب قراردادی مناسب برای برگزاری همایش یا رویداد کدام است؟

همانطور که ذکر شد امور مختلفی در برگزاری همایش و رویداد اهمیت دارند. رسیدگی به این امور اغلب به دست افرادی که تخصص در برگزاری این قبیل مراسم‌ها دارند، انجام می‌شود. این افراد با داشتن مهارت، تجربه و روابط مختلف با ارائه‌دهندگان خدمات، می‌توانند برگزاری یک همایش یا رویداد را بر عهده بگیرند.
با توجه به نوع رابطه ذکر شده و موقت بودن طبیعت رویداد و همایش ، می‌توان ادعا کرد که قالب قراردادی پیمانکاری خدمات گزینه بسیار مطلوبی برای سپردن امور برگزاری به فرد مناسب است.

چه نکاتی در تنظیم قرارداد برگزاری همایش و رویداد اهمیت دارد؟

مفاد عمومی قرارداد پیمانکاری مانند موضوع قرارداد، مشخصات طرفین، مبلغ قرارداد، مدت قرارداد، تعداد نسخه‌های قرارداد و حل اختلاف بستگی به شرایط خاص هر مورد دارد و در تنظیم آن‌ها اغلب مشکل خاصی وجود ندارد. اما در این میان بندهای تعهدات پیمانکار، تعهدات کارفرما و برخی بندهای اختصاصی دیگر اهمیت خاصی دارند که در ادامه به نکات تنظیم این بندها در قالب یک مثال اشاره خواهیم کرد.

فرض کنید شما مدیر یک کسب‌وکار استارتاپی هستید و نیاز دارید برای طرح مشکلات حقوقی استارتاپ‌ها، همایشی با موضوع «چالش‌های حقوقی استارتاپ‌ها» برگزار کنید. در این بین شما با شخص یا شرکتی آشنا می‌شوید که متخصص برگزاری همایش های حقوقی است. با اطلاعات داده شده به بندهای مهم قرارداد مورد نظر برای همکاری با این شخص می‌پردازیم.

تعهدات پیمانکار یا مجری

این بند اهمیت زیادی در شیوه برگزاری مطلوب همایش مورد نظر شما دارد. با فرض مطرح شده در بالا می‌تواند موارد بند تعهدات پیمانکار شامل موارد زیر باشد:

– ارائه طرح پیشنهادی برای شرایط برگزاری رویداد به کارفرما و اعمال تغییر در آن با نظر کارفرما
– تعیین و تامین محل برگزاری متناسب با اهداف همایش (وجود سیستم صوتی و تصویری و…)
– دعوت از مجری یا برعهده گرفتن مدیریت رویداد توسط شخص پیمانکار
– تعیین شیوه اطلاع‌رسانی برای شرکت در رویداد(تبلیغات مجازی و…)
– تامین وسایل ایاب و ذهاب مدعوین در صورت لزوم
– تامین امور پذیرایی و نظافت محل برگزاری
– تهیه بروشورهای مرتبط با نکات حقوق استارتاپ‌ها
– تهیه فرم‌های نظرسنجی درباره کیفیت برگزاری رویداد

تعهدات کارفرما

کارفرما که در این فرض شرکت استارتاپی است باید به موارد زیر عمل کند که در بند تعهدات کارفرما قابل درج هستند:

– انجام تعهدات مالی مطابق با شرایط پرداخت مندرج در قرارداد
– اعمال نظر نسبت به طرح پیشنهادی پیمانکار برای برگزاری همایش در موعد مقرر
– عدم طرح خواسته جدید پس از آغاز همایش و در طول آن
– تعهد به تامین مالی هزینه‌ها در صورت وجود شرایط خاص مانند افزایش تعداد حاضرین در همایش

فورس ماژور

توجه به بند فورس ماژور زمانی که موضوع قرارداد مرتبط با تعهد برگزاری همایش است اهمیت فراوانی پیدا می‌کند. نکات مربوط به بند فورس ماژور را می‌توانید از مطالب مجله حقوقی وینداد دنبال کنید.

محرمانگی

ممکن است برای برگزاری مطلوب همایش به خصوص در زمینه تنظیم بروشورهای مرتبط با چالش‌های حقوقی استارتاپ‌ها، پیمانکار نیاز داشته باشد تا به برخی اطلاعات کسب‌وکار شما دسترسی داشته باشد. در چنین حالتی هرگز به ضرورت گنجاندن بند محرمانگی و عدم افشا شک نکنید.

نیازمند راهنمایی در مورد قرارداد برگزاری همایش و رویداد دارید؟

در این مطلب سعی شد تا زوایای مختلف برگزاری همایش یا رویداد از لحاظ حقوقی بررسی شود و به  برخی نکات از مهم‌ترین بندهای قرارداد برگزاری همایش اشاره شود. تردیدی نیست که در هر مورد خاص، ممکن است نمونه قرارداد برگزاری همایش و رویداد دستخوش تغییراتی در مفاد خود شود به همین خاطر توصیه می‌شود که اگر قصد برگزاری همایش یا رویدادی خاص را دارید از خدمات حقوقی وینداد نظیر استفاده از بانک قرارداد یا امکان تنظیم یا بررسی قراردادها توسط کارشناسان امور قراردادهای ما بهره‌مند شوید.