مدیریت قراردادها در سازمان یکی از مهم‌ترین کارهایی‌ست که نه تنها شرکت‌های حقوقی بلکه سایر کسب‌وکارها نیز به آن نیاز دارند. بیشتر شرکت‌ها برای مدیریت قراردادهای خود از شیوه‌های سنتی استفاده می‌کنند که چالش‌های زیادی مثل صرف زمان طولانی و هزینه زیاد، پراکندگی اطلاعات، مشکلات اجرای قرارداد و غیره را برای طرفین دارد. اما نرم‌افزارهایی که در سال‌های اخیر برای مدیریت فرآیندهای حقوقی از جمله قراردادها طراحی شده‌اند به‌عنوان یک ابزار کارآمد می‌توانند به کمک کسب‌وکارهای مختلف آمده و مشکلات روش‌های سنتی را به حداقل برسانند. نرم افزار مدیریت قراردادها (ELM) یک راه‌حل مناسب برای مدیریت قرارداد در همه مراحل از تنظیم پیش‌نویس تا اجرا و تمدید آن است. در این مقاله ضمن آشنایی با مدیریت چرخه عمر قرارداد به معرفی نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد و همچنین قابلیت‌ها و مزایای آن در شرکت‌ها می‌پردازیم.
فرآیند مدیریت چرخه عمر قرارداد چیست؟
فرآیند مدیریت چرخه عمر قرارداد چارچوبی است که سازمانها برای مدیریت قراردادهای خود از ابتدا تا انتها استفاده می‌کنند. این چرخه شامل همه مراحل از ایجاد و اجرای قراردادها تا نظارت و تمدید آن‌ها است. با پیروی از یک فرآیند منضبط، سازمانها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که قراردادهای آن‌ها به طور مؤثر و کارآمد مدیریت می‌شود.
چهار مرحله اصلی در نرم افزار مدیریت قراردادها وجود دارد که شامل موارد زیر است:
- ایجاد قرارداد: شامل فعالیت‌هایی مانند شناسایی نیاز و تهیه پیش‌نویس قرارداد و مذاکره در مورد شرایط با طرف مقابل
- اجرای قرارداد: شامل فعالیت‌هایی مانند امضای قرارداد، اجرای شرایط قرارداد و نظارت بر اجرا
- تمدید قرارداد: شامل مذاکره مجدد در مورد شرایط تمدید قرارداد و فسخ قرارداد
- مدیریت قرارداد: شامل فعالیت‌هایی مانند ذخیره و بازیابی قراردادها، حسابرسی قراردادها و مدیریت تغییرات قراردادها
روش‌های مدیریت قرارداد
مدیریت پیش‌نویس و تنظیم قراردادهای فروش یکی از کارهای پرچالش در شرکت است. اما با راه‌حل‌های کاربردی می‌توانید این چالش‌ها را به حداقل برسانید. این راه‌حل‌ها به‌صورت کلی عبارت‌اند از:
- داشتن درک روشنی از شرایط قرارداد
- پیگیری تمام ارتباطات بین طرفین قرارداد
- داشتن سیستمی برای مدیریت و پیگیری تغییرات قرارداد
- آگاهی از مهلت‌ها یا نقاط عطف مندرج در قرارداد
سیستم مدیریت چرخه عمر قرارداد چیست؟
سیستم مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) یک نرم افزار مدیریت قرارداد است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیند مدیریت قرارداد را به‌صورت خودکار و بسیار ساده انجام دهند.
از CLM می‌توان برای ایجاد مراحل پیگیری قراردادها از ابتدا تا انتها استفاده کرد. همچنین می‌تواند برای مذاکره در مورد قراردادها، مدیریت پیش‌نویس‌ها و ایجاد گزارش مورد استفاده قرار گیرد. نرم افزار مدیریت قراردادها با کاهش نیاز به فرآیندهای دستی و افزایش کارایی به کسب‌وکارها کمک می‌کنند در زمان و هزینه خود صرفه‌جویی کنند.
نرم‌افزار مدیریت قراردادها
نرم‌افزار مدیریت قراردادها ابزاری است که برای ارتقای عملکرد سازمانها در ساده‌سازی، تنظیم، امضا، مدیریت قراردادها و همچنین انجام خودکار تمامی مراحل طراحی شده است. این نرم‌افزار می‌تواند پیش‌نویس قراردادها را ایجاد یا با استفاده از قراردادهای موجود آن را تنظیم کند.
قابلیت‌های دیگر این نرم‌افزار، پیگیری وضعیت قراردادها، ذخیره اسناد امضا شده و مدیریت تمدید قرارداد است.
مزایای نرم افزار مدیریت قراردادها
نرم افزار مدیریت قراردادها در سازمان‌های مختلفی کاربرد دارد و مزایای زیادی را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. یکی از مهم‌ترین مزایای صرفه‌جویی در زمان و هزینه است. این مزیت با قابلیت ذخیره تمام اطلاعات تماس در یک جا، پیگیری و مدیریت قراردادها و ایجاد سرعت بالا در تنظیم و کاهش خطا در اختیار شرکت قرار می‌گیرد.
مزیت دیگر ELM بهبود ارتباطات بین طرفین قرارداد است. این قابلیت هم به‌صورت یک فضا برای ورود اطلاعات و تبادل آن‌ها توسط طرفین قرارداد طراحی شده است. با این مزیت همه اطلاعات به‌صورت جامع در یکجا قرار دارند و از ایجاد سوءتفاهم یا اختلاف در طول فرآیند تنظیم، اجرا و تمدید قرارداد جلوگیری می‌کند.
در نهایت، نرم افزار مدیریت قراردادها در سازمان می‌تواند به ایجاد یک گردش کار کارآمدتر کمک کند. با اجرای خودکار برخی از فرآیندهای مرتبط با مدیریت قرارداد، کسب‌وکارها می‌توانند زمان و منابع را برای تمرکز بر سایر حوزه‌های عملیات خود بهینه‌تر کنند.
اتوماسیون مدیریت قرارداد
سازمانها برای انجام امور تجاری با شبکه‌ای از تامین‌کنندگان، پیمانکاران و اشخاص ثالث در ارتباط هستند که این مساله، ریسک‌های زیادی را برای آن‌ها دارد. برای کاهش این خطرات، بسیاری از شرکت‌ها از گردش‌های کار و پیش‌نویس و تنظیم قرارداد استفاده می‌کنند که لازم است در مراحل مختلف توسط دو طرف قرارداد، بررسی و تایید شود. این در حالی‌ست که فرآیندهای دستی و سنتی معمولاً کند و ناکارآمد هستند و منجر به تأخیر در اجرای قراردادهای مهم می‌شوند.
از این‌رو برای رفع چنین مشکلاتی بسیاری از سازمانها از اتوماسیون‌های تایید و اجرای قرارداد استفاده می‌کنند. روشی که امکان دسترسی به متن پیش‌نویس قرارداد را در اختیار افراد ذی‌نفع قرار می‌دهد و در هر مرحله طرفین می‌توانند قراردادها را بررسی و تایید کنند. با این تفاوت که تمامی مراحل به‌صورت خودکار انجام می‌شود و امکان پیگیری وضعیت هر قرارداد در زمان تنظیم و تایید قابل مشاهده است.
در واقع، اتوماسیون‌ها تمامی فرآیندهای مورد نیاز از تنظیم پیش‌نویس تا اجرای قرارداد را به‌صورت خودکار اجرا می‌کنند.
بهترین نرم‌افزار مدیریت قراردادها در سازمان
انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد وجود دارد که همه آن‌ها هدف یکسانی دارند و آن کمک به کسب‌وکارها برای ساده کردن فرآیند قرارداد است.
این هدف در قالب قابلیت‌های مختلفی مثل امکان تنظیم قراردادها و ذخیره آن‌ها و همچنین دسترسی به تغییرات انجام شده در هر بخش خواهد بود. برخی از نرم‌افزارها برای صنایع خاصی مانند ساخت‌وساز یا امور بهداشتی و درمانی طراحی شده‌اند. برخی دیگر هم کلی‌تر بوده و می‌توانند در هر کسب‌و‌کاری مورد استفاده قرار گیرند.
در نهایت بهترین نرم‌افزار مدیریت قرارداد باید ویژگی‌های مختلفی از جمله کاربر پسند بودن، امکان استفاده از نسخه آزمایشی رایگان را در کنار سایر قابلیت‌های اصلی داشته باشد. همچنین قابلیت ادغام با سایر نرم‌افزارهای تجاری مانند سیستم‌های مدیریت عملکرد حقوقی، حسابداری یا نرم افزار CRM را داشته باشد.
مدیریت قرارداد با وین ساین
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی وین ساین یک ابزار تخصصی حقوقی برای پیشبرد صفر تا صد امور حقوقی شرکت و مدیریت قراردادهاست که تعاملات بین تیمی را نظم می‌بخشد. از جمله مزایایی که ELM در اختیار شما قرار می‌دهد، سرعت بالا و دسترسی ساده است. ضمن اینکه انجام فرآیندهای تکراری را با وجود سیستم اتوماسیون حذف می‌کند. همچنین می‌توانید با استفاده از فضای ابری به سادگی همیشه به اطلاعات، اسناد و غیره دسترسی داشته باشید.
