در حال حاضر شرکت‌های زیادی در کشورهای پیشرفته از ابزارهای فناورانه مختلف برای مدیریت فرآیندهای حقوقی خود استفاده می‌کنند. ابزارهایی که با عنوان ELM هم شناخته می‌شود و نقش انکارنشدنی در افزایش بهره‌وری تیم‌های حقوقی و همچنین بهبود سرعت انجام کار و کاهش خطاهای انسانی دارند. سیستم‌هایی که بیش از دو دهه از عمر نمونه‌های اولیه آن در دنیا می‌گذرد و حالا زمان آن رسیده که از این ابزارهای کارآمد در ایران هم استفاده کنیم. در این مقاله، ضمن معرفی مزایای ELM برای تیم حقوقی شرکت‌ها، به نحوه انتخاب بهترین سیستم برای یک شرکت و همچنین روش‌هایی که برای پیاده‌سازی و استفاده از آن نیاز دارید، می‌پردازیم.
کاربرد نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی
نرم افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی برای شرکت‌ها با اندازه سازمانی کوچک، متوسط و بزرگ طراحی شده‌اند و به آن‌ها کمک می‌کند تا کارآمدتر و موثرتر عمل کنند. برای استفاده از این پلتفرم‌ها باید تمامی اطلاعات مهم شامل موضوعات، تقویم‌ها، مخاطبین و فهرستی از موارد در حال پیگیری را وارد سیستم کنید تا تمام آن اطلاعات را در یک پلتفرم واحد قرار گیرد. نرم‌افزار یا همان ELM پس از ورود اطلاعات به‌صورت خودکار آن‌ها را دسته‌بندی، ذخیره و مدیریت می‌کند.
قابلیت شگفت‌انگیز این نرم‌افزار دسترسی به تمامی موارد و اطلاعات به‌صورت موضوعی است. برای مثال امکان دسترسی ساده به همه افراد، وظایف، ورودی‌ها بر اساس زمان، ارتباطات، اسناد و مدارک را در اختیار شما قرار می‌دهد و باعث تحول در شرکت شما خواهد شد.
در ادامه ویژگی‌های کلیدی این سیستم را بیان خواهیم کرد.
ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی
دسترسی همه جانبه به تمامی اطلاعات، یکی از مهم‌ترین مزیت‌هایی است که این نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌دهد. با این اوصاف لازم نیست همیشه به دنبال اسناد، داده‌ها و اطلاعات مختلف باشید و با یک جستجوی ساده می‌توانید به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.
در روش سنتی و دانشکده‌های حقوق هر کس از سیستم خود استفاده می‌کند؛ دانشجویان همه چیز را روی کاغذ می‌نویسند و وقتی به اطلاعات یا پرونده‌های خاصی نیاز داشته باشند، نمی‌توانند هر زمان و هر جایی آن را در اختیار داشته باشند. چرا که ممکن است، این برگه‌ها در خانه یا دانشگاه جامانده باشند و دسترسی به بخشی یا همه آن‌ها وجود نداشته باشد.
در حال حاضر شرکت‌هایی که از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی (ELM) استفاده می‌کنند، با چالش‌هایی مثل عدم دسترسی به اطلاعات مواجه نیستند و می‌توانند بهره‌وری بیشتری در امور مختلف داشته باشند.
نکته‌ای که باید به‌خاطر داشته باشید، این است که خود سیستم‌ها هم در طول زمان، پیشرفت می‌کنند و قابلیت‌های بیشتری را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهند. در واقع نرم‌افزارهایی که سال‌ها پیش به بازار آمده‌اند به مرور خلا‌‌ءهای بیشتری در فرآیندهای حقوقی سازمان‌ها را شناسایی کردند تا به راه‌حل‌های امروز رسیده‌اند.
نحوه انتخاب نرم‌افزاری مناسب برای سازمان
سازمان‌های مختلف بر چه اساسی باید آن را انتخاب کنند؟
ابتدا یک شرکت حقوقی باید به توجه به اندازه سازمانی، نیازهای خود را بسنجد و با توجه به این موضوع به‌دنبال نرم‌افزارهایی باشد که با سازمان او همخوانی داشته باشد. این نرم‌افزارها معمولاً متناسب با میزان فعالیت حقوقی شرکت‌ها انتخاب می‌شوند.
فراموش نکنید که همه نرم‌افزارهای موجود در بازار الزاماً برای سازمان شما مناسب نیست و سیستمی می‌تواند به بهره‌وری شرکت شما کمک کند که با کمترین سختی بیشترین کارایی را در اختیار شما قرار دهد. کار با نرم‌افزار بسیار ساده است و به مرور باعث پیشرفت سازمانی شما خواهد شد.
اگر تا پیش از این از سیستم‌های مدیریت فرآیندهای حقوقی استفاده نمی‌کردید، ذکر این نکته ضروری‌ست که ممکن است وکلایی که با شما همکاری می‌کنند قبلاً در سایر موسسات حقوقی از این سیستم‌ها استفاده کردند باشند ولی آنچه اهمیت دارد این است که هر سازمان با توجه به مدیریت خود یک سیستم جدید تعریف می‌کند و با راه‌اندازی یک پلتفرم جدید، مدیریت آن هم تغییر می‌کند.
نحوه مدیریت فرآیندها با نرم‌افزار
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها (ELM) ، یک ابزار فناورانه است و در قالب یک فرآیند، راهکارها را در اختیار شما قرار می‌دهد. اما استفاده از ابزارهای مختلف در یک سازمان فقط نقش تسهیل‌کننده را برای شما دارد. در نتیجه برای کارایی و بهره‌وری بیشتر باید مدیریت همه جانبه‌ای داشته باشید. اینکه افراد چگونه با استفاده از این سیستم، کارهای خود را انجام می‌دهند و تیم‌های مختلف چگونه می‌توانند با هم در ارتباط باشند. همه به نحوهٔ مدیریت شما مرتبط است.
همچنین باید بخش‌های مختلف را توسط یک تیم یا یک شخص پیگیری کنید. در واقع نیاز سازمان شما با یک فناوری ساده حل نمی‌شود بلکه باید نحوه کار و مدیریت با این ابزار را به‌خوبی یاد بگیرید. در غیر این صورت تاکنون همه سازمان‌ها با خرید یک نرم‌افزار ساده، همه چیز را به‌شکل جادویی حل کرده بودند.
راهکارهای پیدا کردن ELM مناسب برای شرکت
یک راهکار کاربردی برای انتخاب نرم‌افزار مناسب برای تیم حقوقی محدود کردن گزینه‌ها به دو یا سه عدد است. پس از این مرحله می‌توانید با تیم پشتیبانی ارائه دهنده نرم‌افزار صحبت کنید.
مشاورین وین‌ساین اطلاعات لازم در مورد پلتفرم مدیریت فرآیندهای حقوقی یا همان ELM و همچنین نحوه استفاده از آن را به‌طور کامل در اختیار شما قرار می‌دهند. از این طریق می‌توانید با توجه به نیازهای سازمانی خود، نرم‌افزار مناسب را تهیه کرده و آن را مورد استفاده قرار دهید.
نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار
قدم بعدی پس از انتخاب نرم‌افزار مناسب، پیاده‌سازی آن در سازمان است. در این زمینه کارشناسان وین‌ساین نحوه نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار را به شما ارائه می‌دهند. پس از این مرحله می‌توانید از یک نرم افزار تخصصی برای مدیریت امور حقوقی شرکت خود استفاده کنید.
افزایش بهره‌وری با بهبود کارایی در سازمان
اگر می‌خواهید آینده کسب و کار خود را تضمین کنید و به دنبال بهبود کارایی و ارائه خدمات بهتر به مشتریان هستید، ناچار به ایجاد تغییراتی در سازمان خود خواهید بود. استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای حقوقی یکی از تغییرات اساسی در هر سازمانی‌ست که به شما امکان بررسی فرآیندهای مختلف را می‌دهد و می‌توانید در مورد نحوه مدیریت انجام کار نسبت به سایر سازمان‌ها، متفاوت فکر کنید و نتایج درخشانی بگیرید.
این نرم‌افزارها در دنیا سابقه ۲۴ ساله دارد و اگر در سازمان خود تاکنون از این روش استفاده نکرده‌اید، حالا زمان تغییرات سازمانی و افزایش بهره‌وری فرارسیده است. این سیستم‌ها نه تنها باعث ساده شدن فرآیندهای کاری می‌شوند بلکه می‌توانید انتظار بازگشت سرمایه را در ابتدای فعالیت خود داشته باشید.
در عین حال نکات اساسی را برای استفاده از این نرم‌افزارها در سازمان خود رعایت کنید:
به‌خوبی نیازسنجی کنید:
پلتفرم‌های مدیریت پرونده با توجه به نوع سازمان و نیاز شما انتخاب خواهند شد. قبل از تهیه ELM می‌توانید اطلاعات لازم را از تیم وین ساین دریافت کنید.
متعهد به تغییر باشید:
اگر می‌خواهید بهره‌وری را در سازمان افزایش دهید، پیش از هر کاری به مدیریت صحیح نیاز دارید. با پیاده‌سازی این نرم‌افزارها پیگیری و انجام وظیف تیم را به‌خوبی رصد کرده و نسبت به اجرای درست آن حساسیت به خرج دهید.
آموزش و تمرین را سرلوحه کار خود قرار دهید:
پس از راه‌اندازی سیستم در سازمان خود، آموزش را فراموش نکنید. منظور از آموزش فقط یاد گرفتن مسائل فنی اولیه نیست. شما باید مدام به روز باشید و فرآیندهای جدید را در رصد کنید. چرا که فناوری پویاست و تحول همیشگی آن تاثیرات خود را در سازمان‌ها می‌گذارد.
مدیریت فرآیندهای حقوقی با وین ساین
نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندهای حقوقی وین ساین یک ابزار تخصصی حقوقی برای پیشبرد صفر تا صد امور حقوقی شرکت و مدیریت قراردادهاست که تعاملات بین تیمی را نظم می‌بخشد. از جمله مزایایی که ELM در اختیار شما قرار می‌دهد، سرعت بالا و دسترسی ساده است. ضمن اینکه انجام فرآیندهای تکراری را با وجود سیستم اتوماسیون حذف می‌کند. همچنین می‌توانید با استفاده از فضای ابری به سادگی همیشه به اطلاعات، اسناد و غیره دسترسی داشته باشید.
