برخورد با کارمند جدید مسئله‌ای است که مدیران و دیگر کارمندان یک مجموعه بعد از استخدام هر نیرویی با چالش‌های مربوط به آن مواجه می‌شوند. این چالش‌ها را می‌توان از دو جهت مورد بررسی قرار داد. یک جهت از نگاه کارمند تازه وارد و جهت دیگر از نگاه مجموعه‌ای که کارمند جدید را استخدام کرده است. در خصوص عملکردهای رفتاری و حرفهای فرد تازه استخدام شده بسیار صحبت شده است. ما در این مطلب می‌خواهیم با بررسی دیدگاه سازمان‌ها، شرکت‌ها و به تبع آن مدیران آن‌ها در خصوص برخورد با نیروی کار جدید، راهکارهایی را ارائه می‌کنیم تا منجر به بهبود در روابط درون سازمانی که شامل رابطه مدیران با تازه‌واردها و رابطه‌ی کارکنان قدیمی با کارمند جدید شود.
اولین روز کاری بهتر است چگونه سپری شود؟
مطمئن باشید صحبت‌های معمولی و ابتدایی در اولین روز حضور در شغل جدید می‌تواند سخت و عجیب باشد. زمانی که کارمند جدید وارد محل کار می‌شود، این تنها محیط کاری نیست که کاملاً تغییر کرده است، بلکه فرد باید برای ارتباط بهتر برقرار کردن با دیگران، اسامی همکارهای جدید را هم یاد بگیرد. همچنین فشار مداومی که بر او وارد می‌آید با این سوال‌ها همراه است که الان چه کاری انجام دهم و چه بگویم؟ علاوه بر فشارهای روحی کارمند تازه‌وارد، مدیران نیز دغدغه آشنایی با شرایط موجود و سرعت و پیشرفت انجام کارهایی را دارند که اکنون توسط تازه‌واردها می‌خواهند انجام شوند. با این حال اگر شخصی هستید که به تازگی کارمندی را استخدام کرده‌اید، نگران نباشید. شما می‌توانید با کمی برنامه‌ریزی و دنبال کردن راهکارها از اضطراب آن بکاهید و آن روز را به روزی خاطره‌انگیز برای همه تبدیل کنید.
اهمیت دیدگاه مدیران در برخورد با کارمند جدید
مهم‌ترین نقطه شروع هر کسب‌وکار، مشخص نمودن دیدگاه و ارائه یک تعریف ذهنی دقیق از آن است. در همین راستا برخورد با کارمند جدید، قبل از تعیین راهکارهای عملی، در حقیقت یک تعریف ذهنی محسوب می‌شود. به بیان ساده‌تر دیدگاه مدیران یک مجموعه در خصوص نحوه برخورد با کارمندان جدید، نه تنها بر نحوه عملکرد نیروهای جدید تاثیر می‌گذارد بلکه می‌تواند نحوه عملکرد کارمندان قدیمی را نیز تحت تاثیر قرار دهد. پس ابتدا انتظارات واقعی خود را مشخص کنید.
راهکارهای موثر در برخورد با کارمند جدید
تغییر نگرش و دیدگاه مدیران و کارمندان قدیمی و اصلاح آن در خصوص رفتار با کارمندان جدید، می‌تواند یکی از اصلی‌ترین عوامل پیشرفت در محیط کاری و ایجاد محیطی صمیمی بین کارمندان قدیمی و جدید شمرده شود. انتخاب یک دیدگاه درست و طراحی راهکارهایی ساده برای انطباق کارمند جدید، در نهایت به فرآیند حفظ بهترین نیروها و افزایش بهره‌وری منابع انسانی مجموعه ختم خواهد شد. ما در اینجا چند راهکار موثر ارائه می‌دهیم:
وسایل موردنیاز اولیه را از قبل آماده کنید
قبل از دعوت و اعلام روز شروع به کار کارمند جدید، از آماده بودن وسایل موردنیاز وی اطمینان حاصل نمایید. بهتر است لپ‌تاپ، میز، به‌روز کردن نرم‌افزارها، ساخت ایمیل شخصی، تلفن و … از قبل آماده بوده و واحد یا فردی را موظف به هماهنگی و تامین آن‌ها نموده و قبل از هماهنگی برای حضور نیروی جدید، از واحد مسئول استعلام بگیرید. اولین چیزی که مورد توجه کارمند جدید قرار می‌گیرد امکانات میزش است. بنابراین برای ورود او از پیش برنامه‌ریزی کنید. به‌طور مثال کارت خوشامدگویی با اسم دیگر کارمندان را روی میز کارش قرار دهید، تنقلات مورد علاقه او را تهیه کنید، سررسید شرکت، خودکار و کاغذهای یادداشت را حتما در دسترسش بگذارید. حتی یک تقویم یا پوشه کوچک با برند شرکت می‌تواند حس خوبی به او بدهد.
خوشآمدگویی رسمی و دوستانه داشته باشید
کارمند جدیدی که وارد مجموعه شما می‌شود ممکن است برای ورود به شغل جدید به اندازه کافی انرژی و رویکردی مثبت نداشته باشد، پیام خوشآمدگویی رسمی و در عین حال دوستانه از طرف مدیر و کارمندان قدیمی در ابتدای ورود او می‌تواند بسیار تاثیر‌گذار باشد. در برخی شرکت‌ها این پیام به‌صورت ایمیل و از طرف واحد منابع انسانی ارسال می‌شود. توصیه می‌کنیم اگر مدیر هستید می‌توانید در ایمیل خوشامدگویی بنویسید که از حضور کارمند جدید و پیوستن او به تیم چقدر خوشحال هستید.
به حرفهای کارمند تازه وارد گوش دهید
نیروی کار جدید را تحویل بگیرید. می‌توانید از طریق تعریف داستان‌های مختلف زمینه‌های مشترک با کارمند جدید را پیدا کنید و در مقابل شنوندگان خوبی برای صحبت‌های او باشید. از آن‌جایی که در اولین روز سؤالات زیادی در ذهن فرد تازه‌وارد به وجود می‌آید، سؤالات و جواب‌ها را با وی مرور کنید. می‌تواند این کار در زمان خوردن چای و قهوه باشد. بهترین مدیران به سخنان فرد تازه استخدام‌شده گوش می‌دهند و علاوه بر کسب اطلاعات درباره آن‌ها، مطالب فراوانی نیز یاد می‌گیرند. کارمند جدید که نظرات و دیدگاه‌هایش از سوی مدیران موردتوجه و اهمیت قرار می‌گیرد،به او کمک می‌کند تا خیلی زود در شرکت جاافتاده و با فرهنگ سازمانی آن ارتباط برقرار کنند.
کمی شوخ‌طبع باشید
مدیری که حس شوخ‌طبعی و نگرشی نشاط‌بخش داشته باشد، موجب هیجان در محل کار شده و فشارهای موجود در مجموعه را متعادل می‌سازد. در اولین روز کاری کارمند جدید می‌توانید با کمی شوخ‌طبعی، شرایط غریب و فشار روانی روی فرد را ملایم‌تر کنید و با این کار به فرد این پیام را بدهید که محیط کاری بانشاط و پویایی در انتظارش هست. شما حتی می‌توانید ناهار آن روز را با کارمند جدید میل نمایید.
تور آشناسازی برپا کنید
پیشنهاد می‌دهیم در روز نخست کاری (نه در روزهای بعدی)، زمانی را برای معرفی کارمند جدید به افرادی که در مجموعه با وی بیشترین ارتباط کاری را دارند صرف نمایید. بهتر است او را به واحدهای کاری دیگر ببرید تا اینکه دیگران را برای معرفی دعوت نمایید. فردی را انتخاب کنید تا او را از نزدیک با تمامی محیط‌های کاری بخش‌های مختلف آشنا کند. در این معارفه از بیان نکات منفی چه درباره افراد و چه دیگر موارد، دوری کنید. تاثیر نکات منفی بر روی کارمند جدید، شاید تا مدت‌ها در ذهن و رفتار وی باقی بماند. البته در سازمان‌های پیشرو قبل از حضور فرد در مجموعه، حضور کارمند جدید با مشخص به‌صورت رسمی به تمامی کارکنان سازمان معرفی می‌گردد.
برای کارمند جدید یک مدیر منابع انسانی انتخاب کنید
کارمند جدید کارش را با سوالات و ابهامات فراوانی که در ذهن شروع می‌کند. کارمند جدید (کافیست که فرد درون‌گرایی هم باشد) از ترس ایجاد مزاحمت برای دیگران کمتر سوال می‌پرسد. بیشتر سعی می‌کند که به مرور زمان، مسائل خود را حل نماید. در شرکت‌ها وظیفه آموزش کارکنان سازمان برعهده منابع انسانی است. پیشنهاد این است که از منابع انسانی فردی را انتخاب کنید تا در زمان شروع به کار به کارمند جدید معرفی شود، تا هرگونه ابهام و سوالی را از وی بپرسد. فرد انتخاب شده، علاوه‌بر اینکه به تمامی سوالات عمومی که برای هر نیروی تازه کاری بوجود می‌آید جواب داده، می‌تواند با او راجع به فرهنگ سازمانی و همین‌طور دوستی در محیط خارجی شرکت هم بگوید.
موضوعاتی که برایتان از اهمیت زیادی برخوردار است را بنویسید
ممکن است در میان ایده‌ها و فرصت‌های مختلف که برای کارمند جدید به ذهن‌تان می‌رسد، موارد زیادی از اهمیت بالایی برخوردار باشند از جمله موضوعاتی که مربوط به منافع شرکت و سازمان است. بهتر است که آن‌ها را از قبل مکتوب کنید. شما می‌توانید در کنار قرارداد کار که با کارمند جدید منعقد می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که توافق‌نامه NDA نیز به امضای وی رسیده باشد.
کارمند جدید را با قوانین و مقررات شرکت آشنا کنید
برای تطابق بیشتر رفتار کارمند جدید با محیط شرکت، پیشنهاد می‌گردد مسئول منابع انسانی، قوانین و مقررات مجموعه را در روز اول کاری برای او شرح دهد و مطمئن شود که به‌طور کامل فهمیده است. به‌طور قطع یکی از لوازم موردنیاز برای بهره‌وری پایدار، وجود قوانین و چارچوب‌ها و اصول کاری معقول است. شرکت‌های موفق سعی کرده‌اند تمامی قوانین و مقررات خود را به‌صورت مکتوب به پرسنل خود ابلاغ و آن‌ها را راهنمایی کنند. به‌علاوه، دادن سرفصل‌های شرح وظایف و مسئولیت‌ها در ابتدای شروع به کار کارمند جدید، از نشانه‌های یک محیط کاری پویا و اثربخش است. پیشنهاد می‌شود که این موضوع هم به‌صورت شفاهی توسط مدیر منابع انسانی و هم مکتوب اعلام شود.
از نیروی کار جدید بازخورد بگیرید
برای اطمینان از عدم وجود هرگونه مشکل، به‌عنوان مسئول منابع انسانی یا مدیر وی از کارمند جدید بخواهید که در طول اولین روز کاری به شما بازخورد بدهد. در ادامه در پایان هر روز کاری (تقریبا تا ده روز اول) بازخورد از روند اجرای امور و مشکلات احتمالی فرد دریافت کنید. این موضوع برای کارمند جدید، اهمیت حضور او و کارش را توامان یادآوری می‌نماید که می‌تواند در رضایت شغلی‌اش نیز موثر باشد.
جمع‌بندی
در سازمان‌ها به دلیل تعریف شدن سمت‌های جدید یا بازنشسته شدن نیروهای قدیمی نیاز به کارمند جدید همواره احساس می‌شود و مدیران نیازمند استخدام نیروهای تازه‌وارد هستند. نحوه ارتباط مدیران با کارمندان جدید همواره در اولویت برنامه‌های بهبود ارتباط‌های درون سازمانی بوده است. از آن جا که محیط کار تنها شامل مدیران نمی‌شود، نحوه‌ی ارتباط کارکنان دیگر با کارمند جدید نیز در درجه دوم تسریع در آموزش و پیشرفت کاری نیرو قرار دارد. به عنوان یک مدیر شما باید شرایطی را فراهم کنید تا کارمندان جدید در اولین روز کاری خود تجربه بسیار خوبی از حضور در مجموعه شما داشته باشند. همچنین از تصمیم‌شان برای ملحق شدن به مجموعه شما احساس رضایت کنند. با رعایت راهکارهای ذکرشده کارمند جدیدتان حس بهتری از پیوستن به مجموعه شما خواهد داشت. به‌علاوه این موضوع در نوع همکاری ایشان با شما در درازمدت به شدت موثر است.
سوالات متداول
بهترین قرارداد برای همکاری با کارمند چه نوع قراردادی است؟
قرارداد کار برای استخدام کارمند و کارگر مورد استفاده قرار می‌گیرد و بهترین نوع قرارداد برای همکاری است.
آیا کارفرما باید کارمند خود را بیمه کند؟
بله، بر اساس قانون کار، بیمه کردن کارگر یکی از الزامات اساسی به‌شمار می‌رود و در صورت عدم رعایت این الزام قانونی، مشمول جریمه خواهد شد.
