به صورت کلی، تجارت بین‌المللی اعم از واردات و صادرات، طبیعتاً مستلزم برقراری ارتباطات با افراد و شرکت‌ها در سطح بین المللی است. علاوه بر این مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین و اولین راهکار برای ایجاد اعتماد متقابل برای تجارت می‌باشد فلذا کوچک‌ترین سوء تفاهمی مانع از تحقق تجارت میان طرفین می‌شود. به صورت عام مکاتبات میان تجار شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و غیره می‌باشد. به بیان ساده‌تر تمامی مکالمات ساده‌ای که میان طرفین در بستر شبکه‌های اجتماعی و به صورت اینترنتی یا حضوری انجام می‌شود و پس از آن قراردادی میان طرفین منعقد می‌شود را مکاتبات بازرگانی نامیده و این مکاتبات نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند. یکی از اصلی‌ترین اصول و قواعدی که حتماً بایستی توجه داشته باشید آن است که هر کشور دارای فرهنگ خاص و زبان مربوط به خود می‌باشد.
علاوه بر مکاتبه، به منظور انعقاد قرارداد برای بازرگانی خارجی و بین المللی، مسلماً جلساتی برای مذاکره برقرار خواهد شد و مذاکره کنندگان طرفین دران شرکت می‌نمایند. یکی از مهم‌ترین مهارت‌های ضروری برای مذاکره کنندگان، مهارت برقراری ارتباط است. علت این امر آن است که موفقیت مذاکره در گروی برقراری ارتباطی مؤثر و ایجاد اعتماد متقابل می‌باشد. در این راستا باید توجه داشت که نیل به مذاکره‌ای موفق و مکاتبه‌ای هدفمند مستلزم رعایت نکات مهم و ظریفی است که در این مطلب به آن می‌پردازیم.
مکاتبات بازرگانی خارجی و اقسام آن
بازرگانان و تجار حسب موارد و مشکلاتی که با آن مواجه می‌شوند، ممکن است با طرف مقابل مکاتبه نمایند. بنابراین از نظر تئوری مشخصاً نمی‌توان آنها را به چند قسم معین تقسیم‌بندی کرد. با این وجود، ممکن است که انواع مکاتبات بازرگانی خارجی را به چند بخش مهم تقسیم‌بندی کرد. هر کدام از این موارد ضمن آنکه شباهاتی دارند، وجوه افتراق نیز میان آنها مشهود است.
نامه‌های تجاری
نامه‌های تجاری در زمره اصلی‌ترین مکاتبات بازرگانی قرار می‌گیرند که هر تاجری مسلماً در خلال فعالیت تجاری نیاز به نگارش آنها پیدا کرده است. موضوع چنین نامه‌هایی حسب مورد ممکن است متفاوت باشد. لیکن عمدتاً منحصر به چند مورد مشخص است که از آن جمله می‌توان به معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و غیره اشاره نمود.
همانطور که می‌دانید نامه تجاری، سند مکتوب در نظر گرفته می‌شود، فلذا مهم است که در زمان نگارش آنها دقت لازم را داشته و نکات ذیل را رعایت نمایید. در این راستا مهم‌ترین نکات در زمان نگارش نامه‌های تجاری خارجی عبارتست از:
- تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان
- دقت بر واژگانی که دارای معنا و مفهوم حقوقی متفاوت از معنای عامان هستند.
- تنظیم نامه در سربرگ شرکت
- انتخاب عنوان مناسب و جذاب
- بکارگیری صحیح از اصطلاحات بازرگانی خارجی
- احترام ویژه به فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور موردنظر
- ذکر شماره تلفن، آدرس، ایمیل
- مشخص بودن مخاطب نامه
ایمیل تجاری
امروز از اصلی‌ترین و سریع‌ترین روش برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی ایمیل است. اگرچه در ایران کمتر از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده می‌شود اما این روش از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در کشورهای جهان است. ممکن است چنین تصور کنید که ایمیل زدن بسیار ساده است ولی واقعیت آن است که این کار پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری می‌باشد. در این راستا مهم‌ترین نکات برای ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی عبارتند از:
- استفاده از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی
- خلاصه بودن متن ایمیل
- معرفی خود در ایمیل
- ضمیمه کردن پیوست‌های لازم به ایمیل
- انتخاب عناوین جذاب در بخش Subject
- توجه و دقت لازم در انتخاب واژگان تجاری
مفهوم مذاکره در بازرگانی خارجی
مفهوم مذاکره در بازرگانی خارجی عبارتست از فرایندی که به موجب آن یک برنامه توأم خرید و فروش ایجاد شده و تا رسیدن به یک نقطه رضایتمندی دو طرفه ادامه خواهد داشت. این تعریف چنان جامع و کامل است که از یک بحث تلفنی درباره قیمت چند گالن مواد روغنکاری تا کنفرانس‌های طولانی در مورد شرایط خریدی اساسی را شامل می‌شود. در این تعریف واژهٔ «برنامه» کلمه کلیدی بوده و مبین آن است که امری بیشتر از یک مقایسه ساده بین پیشنهادها و یا پذیرش قیمتی ارائه شده را شامل می‌شود.
ماهیت مذاکره چیست؟
مذاکره ماهیتاً یک هنر محسوب می‌شود و در واقع هنری است که سبب رسیدن به تفاهمی عمومی شده و از طریق چانه زنی بر روی نکات اساسی توافق از قبیل نحوه تحویل، مشخصات، قیمتها و شرایط محقق می‌شود. مذاکره امری بسیار دشوار است و در واقع مستلزم تمرین بسیار، داوری، کاردانی و قضاوت درست است.
یک مذاکره کننده موفق بایستی یک خریدار واقعی هم باشد و از احتمالات معامله با فروشنده آگاهی داشته باشد. ضمناً مذاکره کننده در صورت آگاهی به فنون قدرت چانه زنی می‌تواند بداند که چه موقع باید محکم باشد و یا احتمالاً چه زمانی باید در قیمتها و شرایط امتیازاتی اعطا کند. علاوه بر این در یک مذاکرهٔ بازرگانی خارجی موفق بایستی نکاتی رعایت شود که به شدت حائز اهمیت است.
نکات مهم در مذاکره بازرگانی خارجی
به طور کلی نکات مهم در مذاکره عبارتند از:
انعقاد قرارداد با توجه به حالات اشخاص
عمدهٔ افراد فقط در زمان‌های خاصی در بهترین حالت و کارایی خود هستند. هر یک از اعضای تیم مذاکره باید خصوصیات فردی خود را بداند و مشخص کند که در چه مواقعی برای مذاکره از بهترین حالت برخوردار است.
عامل خستگی
خستگی تأثیر بسیار منفی بر هشیاری مذاکره کننده داشته و توانائی او را کاهش می‌دهد. علاوه بر این بر کاهش ظرفیت و روحیه افراد تأثیر بسزایی داشته و سبب بروز عصبانیت کنترل نشده می‌شود. بدین منظور سعی نمائید در دوران خستگی جلسه مذاکره برگزار نکنید.
علاوه بر موارد فوق، عوامل و فاکتورهایی از جمله وضعیت محیط فیزیکی، دکور محل مذاکره، محل سکونت مذاکره کنندگان، خصوصیات شخصی و کاری مذاکره کنندگان و دما و نور محل مذاکره تأثیر بسزایی بر فرایند مذاکره دارند.
درباره مکاتبات بازرگانی نیاز به راهنمایی دارید؟
همانطور که ملاحظه نمودید، امروزه برای اینکه تجارت و بازرگانی خارجی به نتیجه برسد و قراردادهای تجاری بین المللی منعقد شود، فرایندهای مهمی همچون مکاتبه و مذاکره بازرگانی خارجی باید طی شود. این دو فرایند به قدری اهمیت دارند که در صورت ایجاد سوء تفاهم در هر یک، ممکن است انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی با شکست مواجه شود.
در این مطلب به صورت جامع به طرح نکات مهم مربوط به مکاتبات و مذاکرات خارجی پرداختیم که با بکارگیری این نکات فرایند بازرگانی خارجی شما تسهیل شده و بهبود چشمگیری می‌نماید. ضمناً در فرایند مکاتبه یا مذاکرات بازرگانی خارجی خود مواجه با مشکلات حقوقی شده‌اید یا سؤالات حقوقی دارید، می‌توانید با مشاوران ما در تیم حقوقی وینداد تماس حاصل نموده و تیم حقوقی وینداد با تکیه بر دانش و تجارب موفق خود آمادگی ارائه مشاوره حقوقی می‌باشد.
