برخی از اشخاص حقوق مانند شرکت‌ها یا سازمان‌های مختلف، دارای ارتباطات ملی و بین‌المللی زیادی هستند. این شرکت‌ها زمانی که نیازمند تشکیل جلسات کاری یا برگزاری همایش و رویداد به منظور مذاکره و انعقاد قرارداد با گروه‌ها و اشخاص از شهرها یا کشورهای دیگر هستند، غالبا تشریفات برقراری اسکان و پذیرایی از مهمانان را خود بر عهده می‌گیرند.
برای انجام اسکان و اقامت و پذیرایی از مهمان‌های داخلی یا خارجی، غالبا شرکت‌ها، به انعقاد قرارداد با هتل‌ها یا سایر انواع اقامتگاه‌ها می‌پردازند تا این اماکن وظیفه مدیریت خدمات اسکان مهمانان را بر عهده بگیرند.
در این مطلب به قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی مهمانان می‌پردازیم و نکات حقوقی این قرارداد را بررسی می‌کنیم.
با ما همراه باشید.
قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی مهمانان چه موادی دارد؟
اصولا در تنظیم قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی مهمانان، دو طرف قرارداد یک شرکت یا سازمان و یک هتل یا اقامتگاه هستند. در ادامه به اختصار طرف اول را «شرکت» و طرف دوم را «هتل» می‌نامیم.
مشخصات طرفین قرارداد
از آنجایی که غالبا هر دوی طرفین قرارداد اشخاص حقوقی هستند (شرکت و هتل)، در این بند باید نام، نشانی، شماره ثبت و شماره تماس به دقت درج شود.
موضوع قرارداد
اغلب در موضوع این قرارداد ذکر می‌شود که ارائه خدمات اسکان و کلیه خدمات مرتبط با پذیرایی مهمانان داخلی یا خارجی شرکت، در محل اسکان بر عهده هتل مذکور خواهد بود. همچنین می‌توان برخی از خدمات مورد نظر مانند، استقبال از مهمانان، حمل وسایل، در اختیار گذاشتن پارکینگ و نظارت، پذیرایی وعده‌های صبحانه، ناهار و شام، در اختیار گذاشتن امکانات جانبی مانند استخر، کافی‌شاپ یا باشگاه و… را در این بند تصریح کرد.
مدت قرارداد
در اکثر موارد، مدت قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمانان، یک شب تا نهایتا یک هفته است که البته بستگی به طول جلسات کاری و مدت توافق بر سر پروژه‌های مورد نظر دارد. همواره امکان تمدید مدت قرارداد نیز از مسائل مهمی است که باید در این بند به آن اشاره کرد.
مبلغ قرارداد
در این بند باید هزینه‌های قابل پرداخت توسط شرکت با جزئیات کامل قید شود. هر یک از خدمات مورد نظر شرکت به همراه هزینه آن، مالیات یا عوارض مرتبط با آن و… در این بند نوشته می‌شود. همچنین امکان اعطای تخفیف‌های گروهی برای مهمانان با تعداد بالا نیز در این بند قابلیت اضافه شدن دارد.
لازم به ذکر است که در بعضی ایام خاص مانند تعطیلات عید نوروز، ممکن است برخی خدمات هزینه‌های بیشتری را در بر داشته باشد که در این بند نیاز به تصریح دارد.
نحوه پرداخت مبلغ قرارداد، به طور مثال، ۵۰ درصد پیش‌پرداخت و ۵۰ درصد پس از اتمام مدت قرارداد، در بند مبلغ قرارداد تنظیم می‌شود.
تعهدات شرکت
شرکت باید تعداد دقیق مهمانان و شرایط پذیرایی را از مدتی قبل، مثلا ده روز قبل از تاریخ اسکان به هتل اعلام کند. در غیر این صورت ممکن است خدمات مورد نظر و یا تعداد اتاق‌های محل اسکان در اختیار افراد دیگری قرار بگیرد و شرکت مجبور به پرداخت هزینه‌های بیشتری برای رزرو اتاق‌های چند‌تخت‌خوابه شود.
شرکت باید به کلیه مقررات داخلی هتل در زمینه‌های پذیرش، نظافت، پذیرایی و… پای‌بند باشد و از ورود خسارت به اموال و اشیای هتل توسط مهمانان خود جلوگیری به عمل آورد. تعهد به پرداخت خسارت ناشی از عمل مهمانان می‌تواند در این بند به عهده شرکت گذاشته شود و یا خلاف آن را قید کرد.
تعهد به پرداخت مبلغ قرارداد مطابق مواعد مورد توافق نیز تعهد دیگر شرکت است. همچنین غالبا شرکت وظیفه معرفی یک نماینده به هتل را دارد تا امور قرارداد و مکاتبات کاری پیرامون این موضوع را پیگیری کند.
همچنین شرکت تعهد می‌کند که در صورت درخواست خدمات جانبی که در قرارداد قید نشده است، هنگام پایان مدت قرارداد و تسویه حساب نهایی، مبالغ مذکور را پرداخت کند.
تعهدات هتل
هتل وظیفه دارد تا پس از مطلع شدن از تعداد مهمانان شرکت در موعد قراردادی، اقدام به رزرو اتاق‌ها و خدمات مورد نظر کند.
ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمانان با حداکثر توان خدماتی هتل، تعهد دیگر هتل محسوب می‌شود. همچنین هتل تعهد دارد تا به مشکلات پیش آمده در فرآیند پذیرایی و اسکان در اسرع وقت رسیدگی کند و در مواقعی که امور خاصی نظیر وقوع تخلف از سوی مهمانان صورت می‌گیرد، پیش از انجام واکنش قانونی، شرکت را از تخلف مذکور با خبر کند.
شرایط کنسلی رزرو
اصولا شرایط کنسل کردن رزرو و یا کاهش خدمات و… که متضمن پرداخت جریمه هستند، تابع قوانین و مقررات داخلی هتل هستند و می‌توان تمام موضوعات مرتبط با کنسلی و جریمه‌ها را به مقررات داخلی هتل ارجاع داد.
پرداخت خسارت
می‌توان به طور مجزا بندی برای تعیین تکلیف پرداخت خسارت تدوین کرد که در آن اشاره شود اگر هتل در خدمات خود قصور کرد و نارضایتی مهمانان را در پی داشت (مثلا عدم نظافت اتاق یا سرو با تاخیر غذا و…) باید خسارت خاصی را پرداخت کند و اگر مهمانان شرکت به اموال و اشیای هتل خسارت وارد کنند، ملزم به جبران خواهند بود.
فسخ قرارداد
اصولا در این بند از قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمان، فسخ قرارداد تابع اعلام کتبی هر یک از طرفین در طول قرارداد است. البته به دلیل کم بودن مدت قرارداد در این قرارداد، معمولا فسخ قرارداد اتفاق نمی‌افتد. همچنین می‌توان به حوادث فورس ماژور نیز در این بند یا بندی جداگانه اشاره کرد.
حل‌وفصل اختلافات
معمولا در این قراردادها به دلیل کوتاه بودن مدت قرارداد، حل‌وفصل اختلافات از طریق مذاکره بین طرفین صورت می‌گیرد و یا در نهایت ارجاع اختلاف به داوری شیوه حل اختلاف در نظر گرفته می‌شود.
درباره قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمانان سوالی دارید؟
در این مطلب به قراردادی پرداختیم که مابین یک شرکت یا سازمان و یک هتل یا اقامتگاه منعقد می‌شود و وظیفه اسکان و پذیرایی از مهمانان شرکت را بر عهده هتل می‌گذارد. لازم به ذکر است که گاهی به دلیل طبیعت کاری برخی شرکت‌ها، ورود مهمانان برای جلسات کاری دفعات متوالی در سال صورت می‌گیرد و از این جهت ممکن است یک شرکت، هتل خاصی را برای اسکان‌های متعدد مهمان‌های مختلف خود انتخاب کند و قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمانان را با مدتی یکساله منعقد کند.
به همین خاطر اگر نیاز به تنظیم قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمانان دارید، پیشنهاد می‌شود با استفاده دانش و مهارت کارشناسان حقوقی وینداد و مشاوران امور قراردادهای ما، اقدام به تنظیم قرارداد ارائه خدمات اسکان و پذیرایی از مهمانان کنید.
