آن چه در جامعه امروزی، حائز اهمیت است رعایت حقوق مردم و بهره مندی آنان از مزایای قانونی مسلم و حفظ موارد مندرج در اصول متعدد قانون اساسی هـم چـون حق بهره منـدی از مالکیـت خصوصـی و پشتیبانی از حقـوق فـردی و اجتماعی و تحقق بخشیدن به عدالت و نظارت بر حسن اجرای قوانین است. تاسیس دفتر اسناد رسمی یکی از وسیله‌‌های حفظ مالکیت خصوصی افراد به شکل قانونی است.
در همین راستا مراحل قانونی تاسیس دفتر اسناد رسمی را شرح داده ایم.
نقش دفاتر اسناد رسمی در زندگی روزمره
سردفتران اسناد رسمی با تنظیم و ثبت قراردادها، معاملات و تعهدات نقش مهمی درایجاد آرامش و اعتماد در جامعه دارند. فواید ثبت اسناد محدود به آثار حقوقی آن از جمله رسمیت و قابلیت اجرا و اعتبار بخشیدن به اسناد تنظیمی خلاصه نمی‌شود، بلکـه آثـار مـادی، معنوی، روانی، اقتصادی، قضایی و اجتماعی حائز اهمیتـی را نیـز بـه همـراه خواهـد داشت.
ازاین رو نقش دفاتر اسناد رسمی و جایگاه آنان در روابط اجتماعی و اقتصـادی جامعه برهیچ کس پوشیده نمانده و دولت‌ها نیز در راستای انتظام امور و تنظیم روابط بین افراد در بسیاری از شئون فردی و اجتمـاعی مداخلـه مـی نماینـد.
براین اساس دولت، برای تأسیس دفاتر اسـناد رسـمی شروط و حدودی نهاده و علاوه بر تکلیف اخذ مجوز، بـرای اداره‌ی امـور آن‌هـا نیـز، شخصی به نام سردفتر را تعیین نموده است. برای تاسیس دفترخانه نیازی به ثبت شرکت ندارید. در عین حال اطلاع از نکات حقوقی ثبت شرکت می‌تواند در انتخاب بهترین قالب فعالیت به شما کمک کند.
تعریف سردفتر و دفاتر اسناد رسمی
ماده ۲ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ در تعریـف سـردفتر چنـین مقـرر میدارد: «دفتر اسنادرسمی به مدیریت و مسئولیت یک نفر صاحب دفتر که ازاین به بعـد سردفتر نامیده می‌شود اداره می‌گردد» و به موجب ماده ۳همین قانون، سـردفتر بـه موجب حکم وزیر عدلیه منصوب و وابسـته بـه وزارت عدلیـه محسـوب مـی شـود و اداره ی کل ثبت اسناد و املاک طبق حکم مزبور برای او پروانه صـادر خواهـد نمـود.
ماده ی ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ در تعریف سردفتر اشـعار مـی دارد: «اداره‌ی امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که بـا رعایـت مقـررات ایـن قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبـت اسـناد و امـلاک کشـور بـا جلـب مشـورتی کـانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می‌شود.»
نحوه انتخاب سردفتر اسناد رسمی
انتخاب سردفتران درایران به دو صورت عمومی و اختصاصی انجام می‌شود.
۱) انتخاب عمومی:
براساس ماده ی ۳ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی چنین مقـرر شـده اسـت : «درمناطقی که به موجب مقتضیات محلی، اقتصادی و جمعیتی نیاز به تأسیس دفاتراسـناد رسمی باشد، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت رفع نیاز و برای انتخاب سردفتر اسناد رسمی مراتب را به نحو مقتضی به اطلاع عموم خواهد رسانید.
متقاضیان واجـد شرایط مکلفند در مهلت تعیین شده تقاضای خود را تسلیم نمایند. سازمان ثبت اسـناد و املاک کشور در فرصت مناسب از کلیه‌ی داوطلبان واجـد شـرایط مـذکور، توسـط هیأت منتخب قوه قضاییه مصاحبه به عمل خواهـد آورد .»
بنـابراین، همـه سـاله، نیـاز حوزه های ثبتی به دفاتر اسناد بررسی و ازطریق روزنامه کثیرالانتشار مرکز بـه اطـلاع متقاضیان خواهد رسید تا متقاضیان، درخواست‌های خود را بـه سـازمان ثبـت تسـلیم نمایند تا از آنان، آزمون به عمل آید.
پس از آزمون کتبی از کسانی که برای محـل‌هـای مورد نظر نمره‌ی لازم را کسب نموده‌اند به وسیله‌ی هیأت واجد شرایط، اختبار شفاهی به عمل می‌آید.
۲)انتخاب اختصاصی:
طبق ماده‌ی ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتر شاغل، که بازنشسـته مـی‌شـود، می‌تواند شخص واجد صلاحیت طبق مقررات این قانون را برای تصدی دفترخانه خود به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کند.
مـدت لازم بـرای معرفـی در مـورد بازنشستگی الزامی دو ماه قبل از تاریخ بازنشستگی اسـت و در غیـرایـن مـورد، بایـد معرفی موصوف ضمن تقاضانامه بازنشستگی به عمل آیـد.
ورثـه سـردفتر متـوفی کـه حین‌الفوت، شاغل بوده است تا شش ماه از تاریخ فوت سردفتر می‌توانند مجتمعـاً بـه
ترتیب فوق، شخص واجد صلاحیت را معرفی کنند.
در صورتی‌که سردفتر یا وراث او در مهلت‌های تعیین شده، شخص واجد صلاحیت را معرفی نکنند، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند تصدی دفترخانه را با رعایت مقررات این قـانون، بـه شـخص واجد شرایط دیگری واگذار نماید.
شرایط تاسیس دفتر ثبت اسناد رسمی
از جمله مهم ترین شرایط تاسیس دفاتر اسناد رسمی از جمله دفتر ثبت ازدواج و طلاق، داشتن لیسانس حقوق در گرایش های قضایی یا الهیات می‌باشد.
مجوز تاسیس دفتر اسناد رسمی به شخصی تعلق می‌گیرد که دارای سابقه کار بالای ۲ سال بوده، وکیل پایه یک دادگستری باشد یا در آزمون سردفتری و دفتریاری قبول شده باشد.
یکی از مهم‌ترین دفاتری که درآن انواع سندهای مالی، ازدواج،طلاق و … به ثبت رسانده می‌شود، دفتر ثبت اسناد رسمی است که توسط سردفتر و دفتریار اداره می‌شود.
در واقع تمامی افرادی که قصد دارند ملکی را به نام خود زده و یا فرآیند ازدواج خود را به صورت رسمی ثبت نمایند باید به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند.تاسیس دفاتر اسناد رسمی توسط اشخاصی صورت می‌گیرد که دارای دانش و سابقه کار حقوقی بوده و یا در آزمون سردفتری شرکت کرده و پذیرفته شده‌اند.
شرایط خاصی نیز برای تاسیس این دفاتر وجود دارد که از جمله آن داشتن مدرک تحصیلی مرتبط است. در ادامه برای آشنایی بیشتر با جزئیات تاسیس این دفاتر به بررسی نحوه دریافت مجوز تاسیس دفاتر اسناد رسمی می‌پردازیم.
- اشخاصی که دارای لیسانس حقوق در رشته قضایی یا فقه در رشته الهیات باشند.
- کسانی که دارای دو سال سابقه خدمات قضائی یا وکالت پایه یک دادگستری باشند.
- سایر افراد دارای مدرک لیسانس بشرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری (دفتریار معاون دفترخانه و نماینده ثبت است)
- اشخاصی که از مراجع مسلم دارای تصدیق اجتهاد طبق آئین‌نامه‌ای که به تصویب وزارت دادگستری می‌رسد،باشند.
- دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری باشند به شرط داشتن ۵ سابقه دفتریاری.
- دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند به شرط داشتن ۷ سال سابقه دفتریاری اول
- دفتر یاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و ۱۵ سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب مستمر داشته باشند.
- لازم به ذکر است سن سردفتران اسناد رسمی در بدو اشتغال نباید از ۲۴ سال کمتر و از ۵۰ سال بیشتر باشد.
بنابراین برای تاسیس دفاتر اسناد رسمی می توان در آزمون سردفتری شرکت نمود و در صورت قبولی در آن برای تاسیس دفتر اسناد رسمی اقدام نمود.
شرایط تاسیس دفاتر اسناد رسمی ازدواج
- دارندگان مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته حقوق، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی (گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی)
- دارندگان گواهی پایان سطح با تایید شورای مدیریت حوزه علمیه قم
- دارندگان گواهی افتاء از مراجع مسلم اهل سنت که به تایید رییس قوه قضاییه رسیده باشد.
- و افرادی که دارای حداقل مدرک تحصیـلی کارشناسی در رشته های ادبیات (زبان فارسی و عرب)، فقه و اصول، تفسیر، علوم قرآنی، حدیث، الهیات و معارف اسلامی
شرایط تاسیس دفاتر اسناد رسمی طلاق
سردفتر طلاق از بین سردفتران شاغل که حداقل ۵ سال سابقه داشته باشند و یا افرادی که علاوه بر شرایط مقرر در این نظام‌نامه دارای ۳۰ سال باشند انتخاب خواهند شد.
معمولا در این بخش افراد ابتدا سردفتر ازدواج می‌شوند و پس از کسب تجربه و قبولی در آزمون می‌توانند سردفتر طلاق شوند.
خانم ها نمی‌توانند در آزمون سردفتری شرکت کرده و سردفتردار (چه دفاتر ازدواج و طلاق و چه دفاتر اسناد رسمی) شوند.
وظایف موسس دفاتر اسناد رسمی
همانطور که در بخش بالا نیز اشاره شد، نحوه دریافت مجوز تاسیس دفاتر ثبت ازدواج و طلاق با تاسیس دفتر ثبت اسناد رسمی کمی متفاوت است. وظایف سردفتردار این نهادها نیز با توجه به نوع مرکز مورد تاسیس متفاوت است. در ادامه به بررسی وظایف هر یک از افرادی که واجد شرایط سردفتری هستند می‌پردازیم.
- تنظیم و ثبت کردن اسناد مالی و غیرمالی مطابق مقررات و قانون مانند سند مالکیت منزل، زمین، ماشین،وثیقه نامه، اجاره نامه و…
- بررسی هویت طرفین معامله با بررسی و کنترل اسناد لازم برای احراز هویت
- دادن سواد مصدق یعنی رونوشت گواهی شده از اسناد ثبت شده به اشخاصی که طبق مقررات حق گرفتن آن را دارند و آن اشخاص عبارتند از متعاملین و اشخاص ذینفع وکسانی که دادگاه دستور اعطای رونوشت سندی را به آنها داده‌است.
- تصدیق صحت امضا یا گواهی امضای اشخاص برای مصون ماندن از تردید و انکار
- قبول و حفظ اسنادی که به امانت می‌گذارند مانند وصیت نامه
وظایف موسس دفاتر ثبت ازدواج و طلاق
- تنظیم و آماده‌سازی مدارک مورد نیاز قبل از ازدواج و طلاق
- دادن معرفی نامه برای انجام آزمایش خون قبل از ازدواج
- توضیح شرایط ضمن عقد یا طلاق برای دو طرف
- خواندن صیغه عقد و طلاق
- انجام امور ثبت رسمی و قانونی ازدواج و طلاق
سخن پایانی
ضرورت ثبت شرکت از نظر حقوقی و اقتصادی، برای یک کسب‌وکار بسیار است. فعالیت شرکت خود را با اقدام به ثبت آن آغاز کنید. متخصصان وینداد در تمام مراحل ثبت شرکت و نیازهای حقوقی بعدی کسب‌وکار شما در کنار شما خواهد بود.
