حفظ محرمانگی اطلاعات یکی از مهم‌ترین نکاتی است که صاحبان یک کسب و کار باید رعایت کنند. در واقع مالکیت فکری، یک دارایی بسیار ارزشمند محسوب می‌شود و نباید آن را به راحتی در اختیار دیگران قرار داد. اما چگونه می‌توان این اسرار را حفظ کرد به گونه‌ای که رقبای تجاری نسبت به آن آگاه نشوند در حالی که شرکا میبایست در جریان آن قرار بگیرند؟ این امر نوعی تناقض ایجاد کرده و کار را برای صاحبان اصلی کسب و کار سخت‌تر می‌کند.
با اسرار تجاری آشنا شوید
اسرار تجاری بسیار گسترده است اما می‌تواند شامل هر نوع نقشه، طرح، فرمول، شیوه‌های تولید، ابزار فیزیکی، مهارت‌های عینی، الگوریتم‌های رایانه‌ای، پلن، ایده، اطلاعات و… باشد که اهمیت آن به دو شرط گره خورده است:
- ایجاد کننده مزیت رقابتی در بازار برای صاحب اطلاعات محسوب شود
- باید با آن اطلاعات در بازار به گونه‌ای برخورد شود که رقبا یا عموم مردم از آن آگاه نشده و برای دزدیده نشدن آن تلاش‌های بسیاری انجام گیرد.
در واقع باید بدانید اطلاعات کسب و کار تا زمانی ارزشمند است که محرمانه بوده و سایر افراد آن را در اختیار نداشته باشند و به محض آن که در اختیار سایر افراد قرار بگیرد، بی ارزش می‌شود و صاحبان کسب و کار را با مشکلات جدی رو به رو می‌کند.
اهمیت و لزوم حفظ اسرار تجاری برای کسب و کارها – کوکاکولا
این که مدام اعلام کنید فلان اطلاعات اسرار تجاری هستند به خودی خود سبب نمی‌شود آنها حفظ شده و خطر افشا تهدیدشان نکند؛ در واقع یک شرکت میبایست به نوعی برنامه‌ریزی کند که اراده و عزمش برای مخفی نگهداشتن اطلاعات، امری ثابت شده به نظر بیاید. به طور نمونه می‌توان به فرمول کوکاکولا اشاره کرد که مشهورترین راز تجاری جهان شناخته شد. حال تصور کنید این فرمول به دست رفقا می‌رسید و آنها نیز این نوشابه را به راحتی تولید می‌کردند، آیا دیگر این فرمول ارزشمند محسوب می‌شد؟ چه صدماتی به صاحبان آن وارد می‌گردید؟ آیا دچار ضرر و زیان‌های مالی سنگین می‌شدند و کلیه دارای خود را از دست می‌دادند؟ صاحبان شرکت کوکاکولا برای حفظ اطلاعات خود آن را در گاوصندوقی در بانک نگهداری می‌کنند که تنها با رضایت و صلاحدید هیات مدیره می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد. شرکت کوکاکولا در مسیر حفظ اطلاعات تجاری خود آنقدر جدی است که تنها دو نفر از کارمندان این فرمول را در اختیار دارند در حالی که دیگران حتی نمی‌دانند آنها چه کسانی هستند. این مثال را برایتان زدیم تا بگوییم اسرار تجاری و حفظ آنها تا چه میزان برای یک کسب و کار ارزشمند بوده و اهمیت دارد و صاحبان باید بتوانند در مسیر حفظ آنها نهایت تدابیر احتیاطی را اتخاذ کنند.
راه‌های حفظ اسرار تجاری کدامند؟
برای حفظ اسرار و اطلاعات کسب و کارتان می‌توانید اقدامات موثر و گوناگونی را انجام دهید که نمونه‌های از آنها به شرح ذیل است:
- اسناد و مدارکی که دارای ارزش و اعتبار ویژه‌ای هستند و میبایست محرمانه نگه داشته شوند را علامت‌گذاری کنید.
- مدارک، اسناد و اقلامی که تضمین کننده اسرار تجاری هستند را پس از استفاده در محلی امن همچون گاوصندوق نگهداری کنید.
- رایانه‌های خود را رمز گذاری کرده و رمز آنها را تنها در اختیار افراد امین بگذارید.
- دسترسی به اطلاعات کسب و کار توسط اشخاص تنها تا میزان متعارفی که نیاز دارند باید انجام شود.
- قانون کپی رایت را همواره مدنظر داشته باشید تا اطلاعات شما به وسیله دیگران کپی نشود.
- علامت تجاری، نام برند و اختراع خود را ثبت رسمی کنید تا کسی نتواند از آن کپی کرده و سواستفاده کند.
- موافقت‌نامه عدم افشا را جدی بگیرید، این کار سبب می شود قانون نیز پشتوانه‌ای برای صاحبان کسب و کارها باشد.
قرارداد عدم افشای اطلاعات را جدی بگیرید
یک اقدام بسیار مهم در مسیر حفظ اطلاعات کسب و کار شما، قرارداد عدم افشا است به این نحو که شما می‌توانید پیش از آن که اطلاعات را در اختیار فرد دیگری بگذارید، با وی قرارداد عدم افشا امضا کرده و مطابق آن قرارداد فرد مقابل را ملزم کنید تا در حفظ اطلاعات شما کوشا باشد. این قرارداد دارای زمان، محدوده جغرافیایی، اطلاعات تحت پوشش و تمامی اشخاص و ارگان‌هایی می‌شود که تحت پوشش قرارداد هستند.
در واقع باید بدانید شما با تنظیم این قرارداد می‌توانید در صورتی که اطلاعاتتان مورد سواستفاده قرار گرفت، از آن فرد شکایت کرده و ضرر و زیان خود را از وی طلب نمایید.
از حس مشترک استفاده کنید
در برخی موارد نمی‌توان از همگان خواست که یک قرارداد عدم افشای اطلاعات امضا کنند. تصور کنید قرار است در یک سمینار در خصوص کسب و کارتان صحبت کنید، آیا می‌توان از تمامی افراد حاضر خواست این قرارداد را امضا کنند؟
در این شرایط بهترین کار این است که از حس مشترک بهره بگیرید به این نحو که از خود بپرسید اگر اطلاعات را در اختیار این جمع قرار دهم آیا ممکن است در آینده به ضرر من و کسب و کارم تمام شود؟ اگر پاسخ این سوال مثبت بود تحت هیچ شرایطی اطلاعات تجاری خود را بازگو نکنید اما اگر پاسخ این سوال منفی بود و شما لزوما نمی‌خواستید اطلاعات مهمی را بیان کنید، نگرانی را از خود دور کرده و حرفتان را بزنید.
آیا استفاده از اسرار تجاری دیگران جرم است؟
سرقت عمدی و استفاده از اطلاعات کسب و کار دیگران از منظر حقوقی جرم محسوب می‌شود و هر فردی که به سمت کپی کردن، دزدی عمدی و سواستفاده از اطلاعات دیگران اقدام کند، مجرم شناخته شده و در برابر قانون مجازات خواهد شد. البته این امر منوط به شکایت صاحبان اطلاعات و همچنین احراز سواستفاده از اسرار توسط فرد متهم بوده و میزان مجازات آن نیز بستگی به میزان ضرر و زیان صاحب اطلاعات و صلاحدید دادگاه دارد.
از این رو توصیه می‌شود برای حفظ اطلاعات کسب‌وکار و خود و عدم رقابت دیگران از قرارداد (NCND) یا همان قرارداد محرمانگی دوجانبه و عدم رقابت استفاده نمایید.
