اظهارنامه ثبت شرکت نوعی تقاضانامه و اعلامیه ثبت شرکت است که مؤسسین باید همزمان با تکمیل مدارک، به اداره ثبت شرکتها تقدیم نمایند. سند اظهارنامه در واقع به معرفی کلی شخص حقوقی‌ای می‌پردازد که مؤسسین قصد ثبت آن را دارند و به همین دلیل، این سند باید حاوی اطلاعات پایه و اصلی شرکت مزبور باشد. در این نوشتار، قصد داریم با یکدیگر به بررسی نکات تنظیم اظهارنامه ثبت شرکت بپردازیم.
کاربرد اظهارنامه چیست و چرا اظهارنامه ضروری است؟
همانطور که می‌دانید، هر شرکتی برای انجام فعالیت‌های قانونی، باید به ثبت برسد و یکی از مدارک ثبت شرکت، اظهارنامه است. البته، نکته‌ای که باید به آن توجه داشت این است که قانونگذار تسلیم اظهارنامه را تنها برای شرکتهای سهامی خاص و عام ضروری دانسته و سایر انواع شرکتهای تجاری، ملزم به ارسال اظهارنامه نیستند. تنظیم اظهارنامه شرکت سهامی خاص و عام و همچنین تقاضانامه شرکت مسئولیت محدود و تقاضانامه موسسات غیر تجاری شرایط خاصی دارد.
اشخاصی که قصد ثبت اظهارنامه را دارند، باید از طریق مراجعه به سامانه ثبت شرکتها این اظهارنامه را ارسال نمایند.
اظهارنامه ثبت شرکت چیست؟
هنگامی که یک شرکت تجاری تأسیس می‌شود، این شرکت تجاری باید مطابق با قوانین ثبت شرکت، به ثبت برسد. عدم ثبت شرکتهای تجاری، شرکت را با محدودیت‌هایی مواجه می‌نماید و سبب محرومیت شرکت مزبور از برخی از مزایای ثبت شرکت مانند أخذ وام و تسهیلات و شرکت در مزایده‌ها و مناقصه‌ها می‌شود. به همین دلیل لازم است تا مؤسسین شرکت پس از تأسیس شرکت تجاری، اقدام به ثبت آن در مرجع ثبت شرکتها نمایند.
از اولین مراحل ثبت شرکت، تکمیل مدارک مورد نیاز است. یکی از این مدارک لازم برای ثبت شرکت، اظهارنامه ثبت شرکت است که باید توسط مؤسسین شرکت تنظیم شود. همانطور که در مقدمه مطلب ذکر شد، تنظیم این سند برای ثبت تمامی شرکتها الزامی نبوده و تنها شرکتهای سهامی مؤظف به تنظیم این سند برای ثبت شرکت هستند.
محتوای اظهارنامه شامل چیست؟
این اظهارنامه باید حاوی اطلاعاتی راجع به شرکت باشد و در تنظیم این سند، باید نکات مربوطه رعایت شود. اظهارنامه اشخاص حقوقی نوعی تقاضانامه و اعلامیه تأسیس و ثبت شرکتهای سهامی است که همزمان با تقدیم سایر مدارک مربوط به ثبت شرکت، به اداره ثبت شرکتها ارسال می‌شود. این سند به معرفی کلی شرکت می‌پردازد و درنتیجه، این سند باید حاوی اطلاعات پایه و اصلی شرکت باشد.
تنظیم اظهارنامه ثبت شرکت به چه صورت است؟
در اظهارنامه مؤسسین باید اطلاعات مربوط به شخص حقوقی خود را در این سند ذکر نمایند و درصورتیکه هر یک از اطلاعات لازم درج نگردد، این سند ناقص خواهد بود. نقص پرونده باعت می‌شود تا اداره ثبت شرکت پرونده را رد کند و فرایند دریافت تایید این نهاد به طول بیانجامد. پس پیش از تنظیم اسناد و جمع‌آوری مدارک لازم از کارشناسان مشورت‌های لازم را دریافت کنید.
در ادامه به ذکر این موارد ضروری خواهیم پرداخت.
- نام شرکت
- مشخصات هویتی و اطلاعات اقامتگاه مؤسسین شرکت
- موضوع شرکت
- میزان سرمایه شرکت و تفکیک سرمایه نقد و غیرنقد
- مبلغ سهامی که مؤسسین متعد به پرداخت مبلغ اسمی آن‌ها شده‌اند
- آدرس مرکز اصلی شرکت و کد پستی
- مشخصات مدیران شرکت
- مشخصات مدیرعامل شرکت
- مشخصات بازرسان شرکت
- نشانی کامل شعب و کدپستی
- اساسنامه شرکت
ثبت اظهارنامه ثبت شرکت چگونه است؟
در گذشته مؤسسین باید پس از تنظیم اظهارنامه ثبت شرکت، به‌صورت حضوری به مرجع ثبت شرکتها مراجعه و این سند را تقدیم می‌کردند. در حال حاضر اما اینچنین نیست. ثبت اظهارنامه شرکت اینترنتی با مراجعه به سامانه ثبت شرکتها انجام می‌شود. برای ثبت اظهارنامه اقدامات زیر باید انجام شود.
- مؤسسین شرکت باید پس از مراجعه به سامانه ثبت شرکتها، سربرگ تأسیس شخصیت حقوقی را انتخاب کرده و گزینه درخواست تأسیس شخصیت حقوقی را انتخاب نمایند و سپس، نوع شرکت مورد نظر را تعیین نمایند.
- پس از این مرحله، متقاضی باید مشخصات و نشانی شرکت و همچنین اطلاعات هویتی خود را در این سامانه ذکر نماید و به مرحله بعد برود. توجه داشته باشید که متقاضی ثبت شرکت، نماینده قانونی شرکت محسوب می‌شود.
- در مرحله بعد، متقاضی ثبت شرکت برای ثبت اظهارنامه ثبت شرکت، باید اقدام به انتخاب نام شرکت کند و موضوع فعالیت شرکت را مشخص نماید. سپس اطلاعات مربوط به هیئت مدیره، تاریخ جلسات مجمع عمومی، اسامی بازرسان و سایر اطلاعات را وارد نماید.
- در مرحله بعد، متقاضی باید روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی‌های شرکت در آن منتشر می‌شود را مشخص نماید.
- در این بخش از ثبت اظهارنامه شرکت، سامانه اساسنامه‌ای را مطابق با اطلاعاتی که در سامانه وارد نمودید برای شما تنظیم می‌کند و این اساسنامه قابل اصلاح در ارتباط با مفادی است که قابل تغییر هستند.
- در مرحله آخر، سامانه مطابق با اطلاعاتی که وارد کرده‌اید، اظهارنامه‌ای را برای شما تنظیم می‌کند.
نکات مهم تنظیم اظهارنامه شرکت
توجه داشته باشید که این اظهارنامه، قابل تغییر نیست مگر به مراحل قبل بازگشته و اطلاعات وارده را تصحیح و اصلاح نمایید. اعمال تغییرات بر اظهارنامه نیاز به طی کردن مراحل ثبت تغییرات شرکت دارد.
سخن پایانی
در این نوشتار به توضیح چگونگی تنظیم اظهارنامه ثبت شرکت و دلیل اهمیت این سند پرداختیم. اظهارنامه اشخاص حقوقی سند معرف شرکت و یکی از مدارک مورد نیاز برای ثبت است. مؤسسین باید این سند را مطابق با مقررات تنظیم و در سامانه مربوط به مرجع ثبت شرکتها بارگذاری نمایند.
تنظیم و ثبت اظهارنامه ممکن است برای اشخاصی که متقاضی تنظیم این سند هستند کمی دشوار باشد و به همین دلیل، شما می‌توانید از خدمات ثبت شرکت وینداد در این زمینه استفاده کنید. کارشناسان ثبتی وینداد، از ابتدا تا انتهای ثبت شرکت با شما همراه بوده و پاسخگوی سوالات شما در این زمینه است.
نظر و پرسش‌هایتان درباره مطلب فوق را می‌توانید در بخش نظرات ما بنویسید تا کارشناسان ما به آن پاسخ دهند.
سوالات متداول
آیا تمام شرکتها مؤظف به تنظیم اظهارنامه هستند؟
خیر؛ تنها شرکتهای سهامی یعنی شرکتهای سهامی خاص و سهامی عام مؤظف به تنظیم این سند بوده و سایر شرکتهای تجاری الزامی در این زمینه ندارند.
اگر مؤسس شرکت یک شخص حقوقی باشد، باز هم ذکر مشخصات این شخص در اظهارنامه لازم است؟
بله؛ در هر صورت، باید مشخصات کامل مؤسسین شرکت در اظهارنامه ثبت شرکت درج گردد.
