محرمانگی اطلاعات در محیط کاری در استارتاپها و کسب‌وکارهای نوآور و فناورانه اهمیت بسزایی همچون سایر دارایی‌ها و منابع مالی موجود ـ دانش تخصصی و فنی و همچنین اسرار تجاریـ در این شرکت‌ها دارد. بنابراین باید برای حفظ و حراست اطلاعات محرمانه و اسرار تجاری در کسب‌وکار تلاش نمود. در این راستا اولین اقدام ضروری ایجاد تعهد و التزام برای کارمندان جهت حفظ اطلاعات محرمانه کاری است . فلذا وجود قرارداد حفظ اطلاعات محرمانه و اسرار تجاری که به تعبیر دیگر NDA که مخفف NONDISCLOSURE AGREEMENT نیز نامیده می‌شود بسیار اهمیت دارد.
هدف از تنظیم قرارداد محرمانگی اطلاعات این است که طرفین تمایل به اشتراک‌گذاری اطلاعات محرمانه خود را داشته باشند.
تعریف اطلاعات محرمانه
در این زمینه تعاریف متعددی وجود دارد و بسته به نوع کسب و کار تعریف آن متغیر خواهد بود. به عنوان مثال در رابطه با بنگاه‌های تجاری و کسب‌وکارها از اطلاعات محرمانه با عنوان اسرار تجاری یاد می‌شود که طبق ماده ۶۵ قانون تجارت الکترونیکی عبارتست از :« اسرار تجاری الکترونیکی «داده پیام»ی است که شامل اطلاعات، فرمول‌ها، الگوها، نرم‌افزارها و برنامه‌ها، ابزار و روش‌ها، تکنیک‌ها و فرایندها، تألیفات منتشر‌نشده، روش‌های انجام تجارت و داد و ستد، فنون، نقشه‌ها و فراگردها، اطلاعات مالی، فهرست مشتریان، طرح‌های تجاری و امثال اینها است،که به طور مستقل دارای ارزش اقتصادی بوده و در دسترس عموم قرار ندارد و تلاش‌های معقولانه‌ای برای حفظ و حراست از آنها انجام شده است.»
به عبارت دیگر اسرار تجاری دارای سه ویژگی هستند از جمله ارزش اقتصادی، عدم دسترسی عموم و انجام اقدامات معقولانه برای حفاظت از آن. با این توضیح می‌توان ویژگی‌های فوق را برای تمامی اطلاعات مهم مربوط به محیط‌های کاری تعمیم داد و بیان داشت که اطلاعات محرمانه عبارت است از اطلاعاتی که ضمن آنکه ارزش حیاتی اعم از اقتصادی، فنی و … برای کسب‌وکار مربوطه دارد، در دسترس عموم نبوده و اقدامات احتیاطی جهت حفاظت و عدم افشای آن صورت گرفته است.
از مهم‌ترین و حرفه‌ای‌ترین اقداماتی که باید در مسیر محافظت از محرمانگی اطلاعات در محیط کاری انجام دهید این است که قرارداد محرمانگی اطلاعات را هنگام استخدام نیروهای خود داشته باشید. همین الان نسبت به دریافت قراردادهای محرمانگی اقدام کنید!
تنظیم قرارداد عدم افشاء اطلاعات یا محرمانگی در محیط کاری
در تمامی کسب‌وکارهایی که اطلاعات محرمانه با تعریف فوق وجود دارد علی‌الخصوص استارتاپها و شرکت‌های فعال در زمینه فناوری پیشرفته کامپیوتری و اینترنتی به منظور محافظت از اطلاعات محرمانه و جلوگیری از بروز خسارت ضرورت دارد تا با تمامی کارمندان فارغ از رتبه، تخصص و سمت قرارداد محرمانگی یا عدم افشاء اطلاعات محرمانه منعقد شود.
به عبارت دیگر به منظور جلوگیری از مشکلات و اختلافات اتی، می ایست قبل از استخدام کارمند جدید یا قبل از اینکه با شریک تجاری برای توسعه کسب و کار همکاری صورت گیرد، قرارداد عدم افشا و محرمانگی اطلاعات با کارمند منعقد شده و اقدامات احتیاطی برای جلوگیری از افشای اطلاعات کسب و کار را انجام شود.
انعقاد چنین قراردادی را می توان در زمره انجام اقدامات احتیاطی جهت حفاظت از محرمانگی اطلاعات مربوطه در نظر گرفت. بنابراین باید در آن دقیقا اطلاعات محرمانه ذکر شده تا کارمندان از انها مطلع باشند و از از تفسیر اطلاعات محرمانه در قرارداد اصلی جلوگیری شود.همچنین درج ضمانت اجرای قراردادی یا قانونی به جهت افشای اطلاعات محرمانه اهمیت داشته و جنبه‌ی پیشگیرانه دارد. علاوه براین ضرورت دارد تا در نگارش قرارداد وجود موضوعی معین، وجود منافعی موجهه، محدودیت زمانی، محدودیت جغرافیایی مورد توجه قرار گیرد.
به عبارت دیگر قرارداد محرمانگی بین کارفرما و کارگر نیز تنظیم می‌گردد زمانی که کارگر به اطلاعات حساس و ضروری کارفرما دسترسی داشته باشد در این وضعیت کارفرما می تواند از کارگر درخواست نماید که قرارداد محرمانگی را امضا نماید ، این قرارداد باعث خواهد شد که کارگر اطلاعات محرمانه کارفرما را منتشر ننماید و باعث صرف هزینه‌های گزاف بابت امور حقوقی و آسیب‌های بعدی نگردد.
قرارداد محرمانگی پیش قراردادی
تحت شرایطی ممکن است ضرورت داشت باشد با کارمند مذاکراتی تحت عنوان مذاکرات استخدامی در رابطه با شرح وظایف، حقوق و دستمزد و غیره صورت گیرد. در خلال این مذاکرات نیز با توجه به نوع کار احتمال انکه ارایه اطلاعات محرمانه به کارمند صورت گیرد وجود دارد. در چنین شرایطی بهترین راه که سبب محافظت از اطلاعات می‌شود ، انعقاد قرارداد محرمانگی پیش‌قراردادی است. این قراداد نیز همانند قرارداد محرمانگی یا عدم افشاء ممکن است به صورت یکجانبه یا دوجانبه منعقد شود. در قراردادهای محرمانگی پیش قراردادی یکجانبه، ما برای فردی که در واقع گیرنده اطلاعات محرمانه خواهد بود تعهداتی را در نظر می‌گیریم و طبیعتاً ضمانت اجرای تخلف از این تعهدات را هم ذکر خواهیم کرد.
در چنین قراردادی باید طرفین قرارداد، واژگان قراردادی، تعهدات طرفین و ضمانت اجرای نقض قرارداد و عدم ایفای تعهدات، دوره زمانی در قرارداد محرمانگی و سایر موضوعات متفرقه که می‌تواند دارای طیف وسیعی از شروط قراردادی باشد که عبارت است از شروطی که شاید مستقیما مربوط به موضوع قرارداد نمی‌باشند مانند قانون حاکم بر قرارداد، داوری، در صورت وجود اختلاف پرداخت حق الوکاله وکیل، نسخ قرارداد و غیره مورد توجه قرار گیرد
در مورد تضمین محرمانگی اطلاعات در محیط کاری نیاز به راهنمایی دارید؟
اگر طریقه نوشتن متن قرارداد را ندانید و یک قرارداد به خوبی تنظیم و نوشته نشود، چه می‌شود؟ اگر شما در این قرارداد مبلغ قابل توجهی را هزینه کنید، آیا شرایط خروج به‌گونه‌ای هست که شما بتوانید سرمایه‌تان را برگردانید؟ (به عنوان مثال، آیا بندی را در قرارداد درباره زمان خروج از آن و برگرداندن سرمایه‌تان تنظیم کرده‌اید؟). اگر طرف دیگر به برند و یا شهرت شما آسیب زد، می‌توانید به سرعت قرارداد را خاتمه دهید؟ اگر در یک موضوع خاص که جزء اطلاعات محرمانه شما محسوب می‌شود از کسب و کارتان محافظت می‌شود؟ آیا در دیگر موضوعات هم چنین محافظتی وجود دارد؟ تمام این سوال‌ها را باید هنگام بررسی راهکار برای محافظت از امحرمانگی اطلاعات در محیط کاری درنظر بگیرید.
اگر در تهیه قراردادهای محافظت از اطلاعات کسب‌وکارتان به کمک نیاز دارید می‌توانید با کارشناسان حقوقی ما تماس بگیرید یا فرم درخواست تنظیم قرارداد را در این صفحه پر کنید.
