هیأت وزیران در جلسه مورخ ۳/۸/۱۳۷۷ بنا به پیشنهاد شماره ۱۶۵۹۱/۲۳۱۱/۶۱ مورخ ۸/۷/۱۳۷۶ وزارت امور اقتصادی و دارایی و در اجرای بند «ب» ماده (۲۲) قانون اساسنامه شرکت ملی انبارهای عمومی و خدمات گمرکی ایران- مصوب ۱۳۵۹- آیین نامه مالی شرکت مذکور را به شرح زیر تصویب نمودند:
آیین نامه مالی شرکت ملی انبارهای عمومی و خدمات گمرکی ایران مصوب ۱۳۷۷,۰۸,۰۳
فصل اول – تعاریف
ماده ۱
بودجه شرکت ملی انبارهای عمومی و خدمات گمرکی ایران که از این پس در این آیین نامه به اختصار شرکت نامیده می‌شود، برنامه مالی شرکت است‌که برای یکسال مالی تهیه و حاوی پیش بینی درآمدهای حاصل از انجام کلیه عملیات تخلیه، بارگیری انبارداری و حفاظت کالاهای وارده به اماکن گمرکی و غیر‌گمرکی و یا سایر درآمدهای خدماتی که در چارچوب اساسنامه به نحوی عاید شرکت می شود و یا سایر منابع تأمین اعتبار و برآورد هزینه‌ها برای انجام عملیات و فعالیتها و اجرای طرحها که در برنامه شرکت پیش بینی می شود و نیل به هدفهای شرکت را در ظرف سال مالی امکان پذیر می سازد. بودجه با رعایت طبقه بندیهای متداول برای تنظیم بودجه شرکتهای دولتی تهیه و پس از تصویب توسط مراجع ذی صلاح به مرحله اجرا گذارده می شود.
ماده ۲– سال مالی شرکت یک سال هجری شمسی است که از اول فروردین ماه آغاز و به پایان اسفند ماه ختم می شود.
ماده ۳
اعتبار عبارت است از مبلغی ک برای مصرف یا مصارف معین به منظور نیل به اهداف و اجرای برنامه‌ها در بودجه شرکت به تصویب می رسد.
ماده ۴
درآمد عبارت از وجوهی است که شرکت در ازای انجام عملیات تخلیه، بارگیری، انبارداری و حفاظت کالاهای وارده به اماکن انبارهای عمومی و خدمات گمرکی تحصیل می‌نماید و همچنین از منابعی که به نحوی از سایر فعالیتهایی که به موجب اساسنامه و قوانین و مقررات مجاز به انجام آنها می باشد عاید شرکت می گردد.
ماده ۵
تشخیص: عبارت است از تعیین و انتخاب کالا و خدمات و سایر پرداختهایی که تحصیل یا انجام آنها برای نیل به هدفها و اجرای برنامه‌های شرکت ضروری است.
ماده ۶
تأمین اعتبار عبارت است از اختصاص تمام و یا قسمتی از اعتبار مصوب برای هزینه معین.
ماده ۷
تعهد عبارت است از ایجاد دین بر ذمه شرکتی ناشی از:
الف – تحویل کالا یا انجام دادن خدمت.
ب – اجرای قراردادهایی که با رعایت قوانین و مقررات منعقد شده باشد.
ج- احکام صادره از مراجع قانونی و ذی صلاح .
ماده ۸
تسجیل عبارت است از تعیین میزان بدهی قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارک اثبات کننده بدهی.
ماده ۹
دستور پرداخت سندی است که به وسیله مدیر عامل یا مقام مجاز از طرف ایشان برای پرداخت تعهدات و بدهیهای قابل پرداخت از محل اعتبارات‌مربوط عهده ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت در وجه ذی نفع صادر می شود.
ماده ۱۰
درخواست وجه سندی است که ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت برای دریافت وجه به منظور پرداخت حواله‌های صادره و سایر پرداختهایی که شرکت به موجب مقررات مجاز می‌باشد عهده خزانه صادر می‌کند تا خزانه وجه لازم را از حساب تمرکز درآمد شرکت در وجه حساب بانکی مربوط به پرداختهای شرکت واریز نماید.
ماده ۱۱
هزینه عبارت از پرداختهایی است که بطور قطعی به ذی نفع در قبال انجام تعهد یا تحت عنوان کمک یا عناوین مشابه با رعایت قوانین و مقررات‌مربوط صورت می گیرد.
ماده ۱۲
تنخواه گردان پرداخت عبارت از وجهی است که از طرف ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت با تأیید مدیر عامل یا مقام مجاز از طرف وی برای انجام پاره‌ای هزینه‌های شرکت در اختیار واحدهای تابعه یا مأمورینی که مجاز به دریافت تنخواه گردان هستند قرار می‌گیرد تا بتدریج که هزینه‌های مربوط انجام می‌شود اسناد هزینه را تحویل و مجدداً وجه دریافت دارند. میزان تنخواه گردان پرداخت مطابق دستورالعملی خواهد بود که توسط هیأت عامل با رعایت مقررات مربوط تصویب و به واحدهای ذی ربط ابلاغ می گردد.
ماده ۱۳
پیش پرداخت: عبارت است از پرداختی که از محل اعتبارات مربوط بر اساس احکام و قراردادها طبق مقررات پیش از انجام تعهد صورت می‌گیرد.
ماده ۱۴
علی‌الحساب عبارت از پرداختی است که به منظور ادای قسمتی از تعهد با رعایت مقررات صورت می‌گیرد.
ماده ۱۵
سپرده، عبارت است از وجوهی که طبق قوانین و مقررات به منظور تأمین و یا جلوگیری از تضییع حقوق شرکت دریافت می‌گردد و استرداد و یا ضبط آن تابع شرایط مقرر در قوانین و مقررات و قراردادهای مربوطه می‌باشد.
ماده ۱۶
داراییهای ثابت به مجموعه اموال منقول و غیر منقول اطلاق می‌گردد که با هدف استفاده مستمر از آنها در طول فعالیت شرکت خریداری، احداث و یا تحصیل گردیده و عمر مفید آنها بیش از یکسال باشد.
ماده ۱۷
ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت مأموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی به منظور اعمال نظارت و تأمین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت به این سمت منصوب می‌شود و ضمن انجام وظایف مدیر امور مالی وظایف مشروحه زیر را نیز عهده دار خواهد بود:
1- نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگاهداری و تنظیم حسابها بر طبق قانون و ضوابط و مقررات مربوط.
2- نگاهداری و تحویل و تحول وجوه و نقدینه‌ها و سپرده‌ها و اوراق بهادار.
3- نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالی.
4- نگاهداری حساب اموال شرکت و نظارت بر اموال مذکور.
5- سایر وظایف که به موجب این آیین نامه و سایر قوانین و مقررات مربوط به عهده ذی حساب شرکت واگذار می گردد.
تبصره – ذی حساب و مدیر امور مالی زیر نظر مدیر عامل شرکت وظایف خود را انجام می‌دهد.
ماده ۱۸
معاون ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت مأموری است که با حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی از بین کارکنان رسمی واجد صلاحیت به این سمت منصوب می شود.
ماده ۱۹
عامل ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت مأموری است که با موافقت ذی حساب و به موجب حکم مدیر عامل شرکت از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت شرکت به این سمت منصوب و انجام قسمتی از وظایف و مسوولیتهای ذی حساب، توسط ذی حساب به او محول می شود.
ماده ۲۰
امین اموال، مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت و امانتدار با موافقت ذی حساب و مدیر امور مالی و به موجب حکم مدیر‌عامل به این سمت منصوب و مسؤولیت نگهداری اموال و کالاها و تحویل و تحول و تنظیم حسابهای اموال و اوراقی که در حکم وجه نقد است و کالاهای تحت ابوابجمعی به عهده او واگذار می شود.
تبصره – امین اموال زیر نظر ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت انجام وظیفه می‌نماید.
ماده ۲۱
کارپرداز مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت شرکت به این سمت منصوب می شود و نسبت به خرید و تدارک کالاها و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز به رعایت مقررات اقدام می نماید.
ماده ۲۲
کار پردازان و واحدهای تدارکاتی و سایر کارکنان شرکت مادام که به اقتضای طبع و ماهیت وظایف قانونی خود و یا مأموریتهای محوله مجاز به دریافت تنخواه گردان پرداخت از ذی حساب و مدیر امور مالی می باشند از لحاظ مقررات مربوط به واریز تنخواه گردان دریافتی در حکم عامل ذی حساب و مدیر امور‌مالی محسوب می شوند.
فصل دوم – دریافتها
ماده ۲۳
وجوهی که شرکت به عنوان درآمد دریافت می دارد به حساب خزانه که در بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران بنام تمرکز وجوه در آمد شرکت افتتاح گردیده است واریز می شود.
ماده ۲۴
وجوهی که وسیله شرکت به عنوان سپرده به عنوان سپرده وجه‌الضمان یا وثیقه و یا نظایر آنها دریافت می گردد باید به حساب مخصوصی که از طرف خزانه در بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و یا شعبه سایر بانکهای دولتی که از طریق بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران نمایندگی داشته باشند افتتاح‌می‌گردد واریز شود وجوه واریز شده به حسابهای مذکور که بدون حق برداشت خواهد بود باید در آخر هر ماه به حساب مخصوص تمرکز وجوه سپرده در خزانه منتقل شود، رد این وجوه طبق مقررات مربوط به خود صورت خواهد گرفت.
ماده ۲۵
وجوهی که مازاد بر میزان مقررات وصول شود، اعم از اینکه منشأ این دریافت اضافی، اشتباه پرداخت کننده یا واحد وصول کننده و یا عدم انطباق مبلغ وصولی با مورد باشد یا اینکه تحقق اضافه دریافتی بر اثر رسیدگی شرکت یا واحد ذی ربط یا مقامات قضایی حاصل شود، باید در حسابهای شرکت نگهداری و یا اجازه کتبی مدیر عامل یا مقام مجاز از طرف او از درآمد شرکت به ذی نفع مسترد گردد.
فصل سوم – هزینه و سایر پرداختها
ماده ۲۶
وجود اعتبار در بودجه شرکت بخودی خود برای اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی ایجاد حق نمی کند و استفاده از اعتبارات باید با رعایت مقررات مربوطه به عمل آید.
ماده ۲۷
هزینه‌ها و سایر پرداختهای شرکت پس از طی مراحل تشخیص، تأمین اعتبار، تعهد و تسجیل با صدور دستور پرداخت و اعمال نظارت مالی وفق مقررات تأدیه خواهد شد.
ماده ۲۸
اختیار و مسوولیت تشخیص، تعهد و تسجیل و حواله به عهده مدیر عامل و مسوولیت تأمین اعتبار و تطبیق پرداخت با قوانین و مقررات به عهده ذی حساب و مدیر امور مالی شرکت می‌باشد.
تبصره ۱– اختیار و مسوولیتهای موضوع این ماده حسب مورد مستقیماً و بدون واسطه از طرف مدیر عامل و ذی حساب و مدیر امور مالی کلاً یا بعضاً قابل تفویض می باشد، لیکن در هیچ مورد تفویض اختیار مسوولیت سلب اختیار و مسوولیت از تفویض کننده نخواهد کرد.
تبصره ۲– در اجرای این ماده تفویض اختیار و مسوولیتهای مربوط به مدیر عامل و ذی حساب و مدیر امور مالی به شخص واحد و نیز تفویض اختیار و مسوولیتهای مدیر عامل به ذی حساب و مدیر امور مالی یا کارکنان تحت نظر او مجاز نخواهد بود.
ماده ۲۹
اعتبار منظور شده در بودجه هر سال تا آخر اسفند ماه همان سال قابل تعهد و پرداخت است و آن مقدار از هزینه‌هایی که تا پایان سال مالی تعهد شده ولی پرداخت نشده‌اند در حساب تعهدات پرداختنی منظور و از آن محل پرداخت می گردد.
ماده ۳۰
در مواردی که لازم است قبل از انجام تعهد وجهی پرداخت شود و یا در مواردی که تهیه اسناد مثبته قبل از پرداخت میسر نباشد با دستور کتبی مدیر‌عامل یا مقام مجاز از طرف او مبالغ لازم به عنوان پیش پرداخت یا علی‌الحساب در حدود اعتبارات مصوب با دریافت تضمین‌های لازم تأدیه می گردد تا پس از‌تهیه یا تکمیل اسناد مثبته به حساب قطعی منظور و واریز گردد. نوع اینگونه هزینه‌ها و نحوه عمل و شرایط آن به شرح زیر است:
الف: وجوه مربوط به هزینه مأموریت موقت بر طبق احکام صادره و برای مدتی که در احکام ذکر شده است در مورد مأموریتهای بیش از یک ماه در مواردی که‌در حکم تصریح شده باشد فوق‌العاده مأموریت برای یک ماه پرداخت می شود.
ب: وجوهی که بر طبق قراردادهای منعقد شده به عنوان پیش پرداخت باید تأدیه گردد.
ج: وجوهی که بابت افتتاح اعتبار اسنادی و هزینه‌های متعلقه پرداخت می‌شود.
د: وجوهی که برای خرید کالا یا انجام خدمت یا کار قبل از تحویل مورد معامله، بایستی در وجه وزارتخانه یا مؤسسه یا شرکت دولتی پرداخت شود.
هـ: سایر وجوهی که بر طبق مقررات خاص بطور پیش پرداخت در حد ضوابط مقرر باید تأدیه شود.
و: مساعده حقوق و مزایای مستخدمین .
ماده ۳۱
پیش پرداختهای موضوع ماده (۳۰) باید به شرح ذیل واریز یا تسویه گردد:
1- پیش پرداختهای موضوع بند (الف) حداکثر تا پانزده روز پس از خاتمه مأموریت.
2- پیش پرداخت موضوع بند (ب) به ترتیبی که در قرارداد ذکر شده است.
3- پیش پرداختهای موضوع بندهای (ج، د وهـ) پس از تحویل کالا یا انجام کار.
4- پیش پرداختهای موضوع بند (و) در موقع پرداخت قطعی .
ماده ۳۲
در صورتی که پیش پرداختها در موعد مقرر در ماده (۳۱) از طرف گیرنده وجه واریز نشود یا آنکه با ارایه مدارک مثبته تسویه حساب به عمل نیاید، ذی حساب و مدیر امور مالی مکلف است علاوه بر کلیه اقدامات لازم برای واریز یا تسویه آن، از محل هر گونه وجهی که باید به گیرنده وجه پرداخت کند تا معادل پیش پرداخت کسر و به حساب بدهی وی منظور نماید.
ماده ۳۳
نحوه تهیه و تنظیم حسابها و دفاتر مالی و نگاهداری حسابهای شرکت طبق مقررات مندرج در این آیین نامه و سایر مقررات مربوط براساس اصول و رویه‌های حسابداری و سایر دستورالعملهای صادره از سوی وزارت امور اقتصادی و دارایی خواهد بود.
ماده ۳۴
کلیه پرداختهای شرکت از طریق صدور چک انجام می شود به استثنای آن قسمت از پرداختهایی که توسط مأموران مجاز از محل تنخواه گردان انجام می شود و انجام آن بوسیله چک مقدور نمی باشد.
ماده ۳۵
در متن سند پرداخت اعم از پرداخت بابت کلیه هزینه‌ها، خرید دارایی ثابت یا پیش پرداخت و علی‌الحساب باید مشخصات و هویت گیرنده وجه و‌موضوع پرداخت بطور مشروح قید گردد.
فصل چهارم – سایر مقررات
ماده ۳۶
کلیه عملیات مربوط به دریافتها و پرداختها و سایر عملیات حسابداری که طبق اصول و رویه‌های حسابداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است و همچنین محاسبات شرکت براساس مدارک و اسناد مربوط و با صدور سند حسابداری انجام می شود.
ماده ۳۷
داراییهای ثابت به هنگام خرید یا انتقال به شرکت به بهای تمام شده و یا به قیمت ارزیابی در حسابهای داراییهای ثابت ثبت شده و در پایان هر سال براساس جدول استهلاک منضم به قانون مالیاتهای مستقسم محاسبه و در حسابهای شرکت منظور می گردد.
ماده ۳۸
کاهش یا افزایش اعتبار هر یک از مواد هزینه‌های یا فعالیتها یا برنامه‌های کلی بودجه مصوب شرکت تا میزان ۲۰% با موافقت هیأت عامل مجاز است مشروط بر اینکه در جمع اعتبارات بودجه مصوب تغییری حاصل نشود.
ماده ۳۹
بودجه هریک از مجتمع های شرکت پس از تصویب بودجه شرکت به تفکیک فصول و مواد هزینه به واحدهای مربوطه ابلاغ می شود و مدیران یا رؤسای مجتمع ها و عامل ذی حساب و مدیر امور مالی مسوول اجرای آن می باشند.
ماده ۴۰
حقوقی که بر اثر تخلف از شرایط مندرج در قراردادها برای شرکت ایجاد می‌شود جز در مورد احکام قطعی دادگستری که لازم‌الاجراء خواهد بود، کلاً و بعضاً قابل بخشودن نیست مگر اینکه به موجب پیشنهاد مدیر عامل و تصویب هیأت عامل محرز شود که تخلف از شرایط ناشی از حوادث و یا علل و جهاتی بوده که از اختیار طرف قرارداد خارج بوده است.
ماده ۴۱
حسابهای بانکی لازم برای اداره مرکزی و مجتمع های شرکت بنا به تشخیص هیأت عامل شرکت و درخواست ذی حساب مدیر امور مالی از طریق خزانه نزد بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران و یا نزد بانکهایی که از طرف بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران نمایندگی داشته باشند افتتاح خواهد شد.استفاده از حسابهای بانکی شرکت با امضای مشترک مقامات مذکور در اساسنامه و ذی حساب و مدیر امور مالی یا مقام مجاز طرف او ممکن خواهد بود.
ماده ۴۲
مواردی که در این آیین نامه پیش بینی نشده است، تابع مقررات قانونی محاسبات عمومی کشور، اساسنامه شرکت و سایر قوانین و مقررات مورد عمل شرکتهای دولتی خواهد بود.
معاون اول رییس جمهورـ حسن حبیبی