آیین‌نامه‌هاي بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14، 17،19،20، 24، 28، 37 و 53 قانون دفاتراسناد رسمي و كانون سر دفتران و دفتر ياران مصوب تير ماه 1354
ماده 1ـ در اجازه اجتهاد مراجع مسلم بايد نام و نام خانوادگي و شماره شناسنامه و تاريخ تولد ذينفع با حروف قيد شده و بامضاء مجتهد رسيده باشد. هرگاه امضاء اجازه دهنده درتصديق اجتهاد نزد رئيس اداره امور سردفتران محرز نباشد اين امضاء در داخل مملكت بتصديق دفترخانه و در خارج از مملكت بتصديق مأمورين كنسولي خواهد رسيد.
ماده 2ـ به تصديقاتي كه دلالت صريح بر اجتهاد ندارد و يا حاكي از مراتبي از تحصيلات باشد ترتيب اثر داده نميشود.
ماده 3ـ براي انتخاب سردفتر از بين واجدين شرايط، هر سال سازمان ثبت در شهريورماه طي آگهي در يكي از روزنامه هاي كثير الانتشار مركز مراتب را باطلاع متقاضيان خواهد رسانيد. متقاضيان مكلفند تا آخر مهرماه تقاضاي خود را بسازمان ثبت يا اداره ثبت محل تسليم دارند. در آبانماه هر سال هيئتي مركب از معاون سازمان ثبت در قسمت اسناد و مديركل امور اسناد و يكنفر از اعضاء كانون سردفتران با متقاضيان مصاحبه بعمل آورده و تعداد لازم را از بين دارندگان دانشنامه دكترا و ليسانس حقوق و ساير داوطلبان انتخاب خواهد كرد.
ماده 4ـ1ـ هريك از سردفتران مذكور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمي هر موقع خود را واجد يكي از شرايط مذكور در ماده 6 تشخيص دهد ميتواند تقاضاي تطبيق وضع خود را با ارسال مدارك لازم به ثبت محل يا سازمان ثبت اسناد و املاك در مركز تسليم كند باين تقاضاها بدون رعايت تشريفات مذكور در ماده 3 اين آئين‌نامه رسيدگي و ابلاغ لازم صادر خواهد شد.
2ـ در مورد دفتر ياراني كه براساس قانون دفاتر اسناد رسمي مصوب 1316 و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلي دفاتر اسناد رسمي بسر دفتري مرفع شده ولي عملاً بسر دفتري اشتغال نيافته اند با رعايت مهلت مقرر در ماده 8 قانون درصورت وجود محل ميتوان آنان را بتصدي دفترخانه اي كه متناسب با درجه آنان باشد انتخاب كرد. در صورتيكه درجه اين قبيل سردفتران كمتر از درجه يك باشد تصدي آنان در دفترخانه هاي درجه يك منوط به احراز يكي از شرايط مندرج در ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمي و صدور ابلاغ براي آنان هست.
ماده 5ـ دفترياري كه بموجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمي پيشنهاد ميشود هرگاه سابقه دفترياري نداشته باشد و يا سابقه او در دفترياري اول يا دوم كمتر از يكسال باشد با پيشنهاد دفترخانه و صدور ابلاغ از طرف سازمان ثبت در دفترخانه اي كه او را براي دفترياري پيشنهاد نموده يكسال با احتساب مدتي كه قبلا بدفترياري اشتغال داشته كارآموزي خواهد كرد و حقوق او را سردفتر خواهد پرداخت. پس از طي دوره كارآموزي سردفتر گزارش كار و رفتار او را تهيه و با اظهارنظر صريح باداره امور سردفتران ميفرستد و سازمان ثبت با توجه بگزارش مذكور ابلاغ لازم صادر خواهد نمود.
ماده 6ـ سردفتر كفيل حق ثبت جديد و تكميل اسناد ناقص را طبق مقررات دارد. هرگاه تكميل ثبت سند قانوناً مقدور نباشد بايد علت امتناع از تكميل سند ناقص را كتباً به تقاضا كننده اعلام نمايد.
تبصره ـ درمورد درآمد دفترخانه در مدت كفالت بترتيب مقرر در ماده 47 قانون عمل خواهد شد.
ماده 7ـ سوگند نامه مندرج در ماده 16 قانون دفاتر اسناد رسمي بشرح ذيل است:
(اينجانب امضاء كننده ذيل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند ياد ميكنم كه قوانين و نظامات كشور ايران خاصه قوانين و نظامات مربوط بدفاتراسناد رسمي را محترم شمرده در كمال بيطرفي و پاكدامني بوظايف مرجوعه قيام و اقدام نمايم).
ماده 8ـ مراسم سوگند در حضور رئيس سازمان يا معاون او در قسمت اسناد و رئيس كانون سردفتران و يا نماينده او و مديركل امور اسناد و يا معاون او بعمل ميآيد و سوگند نامه بامضاء اعضاء جلسه و سردفتر يا دفتريار ميرسد.
ماده 9ـ 1ـ شروع بكار سردفتران و دفترياران منوط بمعرفي ضامن ميباشد و اين كار بايد بموجب سند رسمي انجام گيرد.
2ـ مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر 500000 ريال و در مورد دفترياران اول و دوم 250000 ريال است.
3ـ مشمولين اين ماده ميتوانند بجاي معرفي ضامن برابر مبالغي كه مقرر گرديده به ايداع وثيقه نقدي يا ملكي يا تضمين بانكي مبادرت كنند.
4ـ ضمانت يا ايداع وثيقه نقدي يا ملكي و يا ضمانت بانكي براي جبران خسارت وارده باشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفترياران و يا پرداخت محكوميتهاي نقدي دادگاه انتظامي‌است و اين موضوع بايد در سند تصريح شود.
5ـ تبديل تضمين جايز است.
ماده 10ـ در صورتيكه مال غيرمنقول مورد وثيقه بمناسبت اجراء ماده 9 كلاً يا بعضاً بمصرف برسد و يا بجهتي از جهات از اعتبار و يا ارزش خود بيفتد سردفتر يا دفتريار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف يكماه تضمين خود را تجديد نمايد والا اجازه اشتغال از او سلب خواهد شد.
تبصره ـ هرگاه اعتبار ضامن بجهتي از بين برود يا متزلزل شود ادامه كار سردفتر يا دفتريار موكول به تبديل ضامن يا دادن وثيقه بشرح ماده 9 خواهد بود. همين حكم در موردي هم جاري است كه ارزش يا ميزان تضمين بجهتي از جهات كاهش يابد.
ماده 11ـ دفترخانه ها بايد داراي دفاتر ذيل باشند:
1ـ يك نسخه دفتر ثبت اسناد كه پلمب شده و اسناد درآن ثبت ميشود.
2ـ دفتر راهنما كه متضمن اسامي متعاملين و نوع سند و شماره و تاريخ سند خواهد بود.
3ـ دفتر درآمد كه بمنظور ثبت كليه وجوهي است كه بمنظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزينه‌هاي مزبور درآن قيد ميشود. اين دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد.
4ـ دفتر ثبت مكاتبات و تقاضانامه اجرائي و خلاصه معاملات.
5ـ دفتر ابوابجمعي قبوض سپرده و اوراق بهادار.
6ـ دفتر گواهي امضاء.
ماده 12ـ1ـ دفاتر گواهي امضاء مكلفند رونوشت يا فتوكپي سند گواهي شده را بهزينه متقاضي دريافت و نگاهداري نمايند.
2 ـ دفاتر مزبور مجاز به تصديق صحت امضاء نوشته‌هاي مالي نيستند.
3 ـ درمورد تصديق صحت امضاء مواد 64و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاك لازم الرعايه است.
ماده 13 ـ در موارد مرخصي و معذوريت و تعليق و انفصال موقت سردفتر كفالت دفتر بترتيب با دفتريار اول يا دوم واجد شرايط همان دفترخانه يا يكي از دفترياران واجد شرايط ساير دفترخانه‌ها و يا يكي از سردفتران همان واحد ثبتي به تعيين رئيس ثبت استان خواهد بود.
ماده 14ـ
1ـ ميزان مرخصي سالانه سردفتر يا دفتريار يكماه است.
2 ـ ابلاغ مرخصي سردفتر و دفتريار از طرف رئيس ثبت استان صادر ميگردد. صدور ابلاغ مزبور موكول بدرخواست متقاضي و موافقت رئيس واحد ثبتي محل است.
3 ـ در صورتيكه سردفتر يا دفتريار از مرخصي سالانه خود استفاده نكند مرخصي مزبور براي او ذخيره ميشود و ميتواند از مجموع آنها بشرط آنكه از چهار ماه تجاوز نكند يكجا يا بدفعات استفاده كند. در اينصورت صدور ابلاغ منوط به پيشنهاد واحد ثبتي و موافقت ثبت منطقه يا سازمان ثبت ميباشد.
ماده 15ـ درصورتيكه سردفتر يا دفتريار بلحاظ عارضه بيماري قادر بانجام وظيفه نباشد بايد بارسال گواهي پزشك معالج بواحد ثبتي محل درخواست مرخصي استعلاجي نمايد. درصورتيكه مدت بيماري بيش از يكماه باشد صدور ابلاغ مرخصي استعلاجي منوط بگواهي هيأت پزشكي بانتخاب سازمان ثبت خواهد بود.
ماده 16ـ صدور ابلاغ مرخصي فقط براي خروج از كشور موكول باعلام نتيجه بازرسي دفترخانه و ارائه گواهي تصفيه حساب است مگر در موارد ضروري كه در اينصورت سازمان ثبت بايد با اخذ ضامن يا تضمين كافي اقدام بصدور ابلاغ مرخصي نمايد.
ماده 17ـ دفتريار كفيل داراي وظايف و حقوق دفتريار اصيل ميباشد و تعيين وي با واحد ثبت محل است.
تبصره ـ تغيير دفتريار از يك دفترخانه بدفترخانه ديگر با موافقت هر دو سردفتر و تصويب سازمان ثبت جايز است.
ماده 18ـ در نقاطي كه دفترخانه منحصر باشد و دفتريار واجد شرايط نباشد دفاتر تحويل رئيس ثبت محل يا يكي از كارمندان به تعيين رئيس ثبت محل ميشود.
ماده 19ـ جز در موارد تنظيم سند جديد و تكميل سند ناقص و گواهي امضاء و فسخ سند در ساير موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطيل آن بعهده اداره ثبت است.
تبصره ـ درمورد تكميل سند ناقص يا فسخ يا اقاله سند تنظيم شده در دفتري كه درحال تعطيل است ثبت محل ميتواند ابلاغ سيار براي يكي از دفاتر صلاحيتدار صادر نمايد.
ماده 20ـ رسيدگي مقدماتي در اطراف شكايات واصل با تحقيق در دفترخانه و تنظيم صورتمجلس در محل آغاز ميگردد. مأمور تحقيق ضمن ارسال صورتمجلس تنظيم شده گزارش مأموريت خود را براي صدور دستور مقتضي باداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال ميدارد.
ماده 21ـ در مورديكه گزارشهاي واصل عليه سردفتران و دفترياران حاكي از وقوع تخلف باشد هرگاه تحقيقات انجام شده براي اخذ تصميم كافي و وقوع تخلف بنظر اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامي سردفتران و در مناطق ثبت نزد كسيكه وظايف دادستان انتظامي را در محل انجام ميدهد ارسال ميدارد.
ماده 22ـ هرگاه تحقيقات انجام شده كافي نباشد و نيز درمورد شكايات واصل عليه سردفتران و دفترياران اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور وسيله يكي از مأمورين خود يا ساير مأمورين سازمان ثبت اسناد واملاك كشور يا ثبت محل تحقيقات لازم را انجام ميدهد. در صورتيكه وقوع تخلف بنظر آن اداره محرز بود بتكليف مقرر در قسمت اخير ماده 21 عمل ميشود.
ماده 23ـ دادستان انتظامي در صورتيكه نقصي در پرونده ملاحظه نكند به تنظيم كيفر خواست مبادرت مينمايد در غير اينصورت پس از رفع نقص وسيله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك بتكليف مزبور عمل ميكند. در كيفر خواست بايد علاوه بر مشخصات كامل متخلف جريان وقوع تخلف و مواد مورد استناد تصريح گردد.
ماده 24ـ كيفرخواست وسيله مأمور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ ميشود ترتيب ابلاغ كيفرخواست و دادنامه و ساير اخطارات براساس مقررات آئين دادرسي مدني ميباشد.
ماده 25ـ1ـ مدت پاسخ متخلف به كيفر خواست ده روز از تاريخ ابلاغ ميباشد. اين مهلت بتقاضاي متخلف و تصويب مديركل منطقه ثبت و در تهران با تصويب مديركل امور اسناد يكبار براي ده روز قابل تمديد است.
2ـ متخلف در پاسخ كيفرخواست بايد كليه دلايل و اسنادي را كه حاكي از برائت خود ميداند همراه لايحه به ثبت محل باداره كل امور اسناد سازمان ثبت تسليم كند.
ماده 26ـ هرگاه ضمن رسيدگي مقدماتي موضوع رسيدگي بزه تشخيص شود مراتب با تصريح جهات امر بمرجع صالح قضائي اعلام ميشود. درصورتيكه مرجع صالح قضائي موضوع را بزه تشخيص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك، مورد را از جهت تخلف انتظامي با توجه بمقررات مر بوط مورد رسيدگي قرار خواهد داد. در اينصورت تخلف انتظامي تا ابلاغ حكم قطعي مراجع قضائي مشمول مرور زمان نخواهد شد.
ماده 27ـ 1ـ حكم دادگاه انتظامي به متخلف و دادستان ابلاغ ميشود.
2ـ درصورتيكه حكم مبني برمحكوميت متخلف بمجازاتهاي انتظامي درجه 3 و بالاتر از آن باشد متخلف ميتواند ظرف مدت ده روز نسبت بآن بدادگاه تجديد نظر انتظامي شكايت كند. اين شكايت بدادگاه بدوي انتظامي تسليم ميشود. دادگاه اخير الذكر پرونده را همراه شكايت مزبور بدادگاه تجديد نظر انتظامي ارسال ميدارد.
3 – مدت شكايت دادستان نيز نسبت بحكم صادره ده روز از تاريخ ابلاغ است.
ماده 28- در مورد اعضاي دادگاه بدوي انتظامي و تجديد نظر و دادستان و دادياران و اعضاء علي البدل موارد رد همان است كه در قانون آئين دادرسي مدني پيش بيني شده است.
ماده 29ـ
الف ـ تخلفات ذيل موجب توبيخ با درج در پرونده است:
1ـ تأخير در پرداخت وجوه عمومي در صورتيكه زائد بر يكهفته نباشد.
2ـ تنظيم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستورالعملها در صورتيكه موجب ضرري نباشد.
3ـ تأخير در ارسال آمار به مراجع مربوط.
4ـ عدم رعايت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر.
5ـ عدم اجراي دستورهاي اداري.
6ـ اهمال در نظارت بر امور دفترخانه براي بار اول.
7ـ تمرد دفتريار از انجام دستور قانوني سردفتر براي بار اول.
8ـ رفتار خارج از نزاكت با همكاران يا ارباب رجوع براي بار اول.
ب (اصلاحي 31ˏ03ˏ1355)ـ تخلفات ذيل موجب جريمه از 500 ريال تا 20000 ريال است:
1 ـ تأخير در پرداخت وجوه عمومي بيش از يكهفته در صورتيكه زائد بر 15 روز نباشد.
2 ـ غيبت غيرمجاز ياغير موجه به مدت سه روز.
3 ـ تغيير محل كار بدون اجازه ثبت محل.
4 ـ امتناع از ارسال آمار بمراجع مربوط.
5 ـ تأخير در ارسال خلاصه معامله و اطلاعنامه فسخي و رونوشت تقسيم نامه و تأخير در ارسال اطلاعنامه نكاح و طلاق به اداره ثبت احوال.
6 ـ خودداري غيرموجه از صدور اجرائيه و يا صدور اجرائيه بصورت ناقص بنحوي كه موجب تأخير در كار شود.
7 ـ عدم رعايت مواد مربوط بتشكيلات دفترخانه.
8 ـ قصور در تبديل قبوض سپرده و حواله آن بصندوق ثبت.
9 ـ امتناع از ثبت سند هر چند دليل امتناع كتباً بمتقاضي اعلام شده باشد ولي موضوع از مسائل نظري نبوده و حقاً بايد سند تنظيم ميشده.
10 ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردي كه تكليف به استعلام دارد.
11 ـ اهمال در نظارت در امور دفترخانه بيش از يكبار.
12 ـ تمرد دفتريار از انجام دستور قانوني سردفتر بيش از يكبار.
13 ـ رفتار خارج از نزاكت با همكاران يا ارباب رجوع بيش از يكبار.
14 ـ خودداري از تسليم رونوشت و مدارك باشخاصي كه حق دريافت آنها را دارند يا تسليم آنها باشخاصي كه حق دريافت آنها را ندارند.
ج ـ تخلفات ذيل موجب انفصال موقت ازسه ماه الي ششماه است:
1 ـ تأخير در پرداخت وجوه عمومي زائد بر 15 روز.
2 ـ بردن دفتراسناد رسمي براي ثبت سند بخارج از محل دفتر خانه بدون مجوز قانوني.
3 ـ ثبت سند در خارج از حوزه مقرر براي دفترخانه.
4 ـ امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخي و رونوشت تقسيم نامه.
5 ـ تقصير درتبديل قبوض سپرده و صدور حواله آن بصندوق ثبت درصورت احراز سوء نيت.
6 ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت درمواردي كه تكليف باستعلام دارد درصورتيكه عدم استعلام باعث اضرار غير گردد.
7 ـ تنظيم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها در صورتيكه موجب ضرر باشد.
8 ـ عدم معرفي دفتريار ظرف مهلت معقولي كه ثبت محل تعيين مينمايد.
د ـ تخلفات ذيل موجب انفصال موقت از ششماه تا دو سال است:
1 ـ امتناع از پرداخت وجوه عمومي با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول بوسيله سازمان ثبت.
2 ـ امتناع از ثبت سند درصورتيكه كتباً دليل امتناع را بمتقاضي تسليم نكند و يا نوشته فاقد دليل باشد.
هـ ـ تخلفات ذيل موجب انفصال دائم است:
1 ـ قصور يا تقصيري كه منتهي به ثبت سند معارض گردد.
تبصره ـ درصورت جلب رضاي ذينفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف دادگاه ميتواند كيفر او را برحسب اهميت موضوع به يكي از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.
2 ـ گرفتن وجوهي غيراز آنچه درقوانين ومقررات تجويز گرديده است.
ماده 30ـ 1ـ محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعايت فواصل مناسب تعيين ميشود.
2ـ ساعات كار دفترخانه بتناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعيين و بدفترخانه ابلاغ ميشود.
3ـ دفترخانه بايد متناسب حجم كار خود علاوه بر اتاقهاي كافي براي استقرار سردفتر و دفتريار و كاركنان دفترخانه، محلي براي بايگاني منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.
ماده 31ـ سهميه دفتريار از محل درآمد حق الثبت تا ششصد ريال تمام آن و از ششصد ريال تا بيست هزار ريال دوسوم درآمد مزبور ميباشد و بقيه سهم سردفتر خواهد بود. و درآمد بيش از بيست هزار ريال در اختيار سردفتر ميباشد تا بترتيبي كه مقتضي بداند براساس ليستي كه تنظيم ميكند براي كمك و اعاشه بكاركنان دفترخانه پرداخت نمايد.
تبصره ـ درصورتيكه دفترخانه فاقد دفتريار باشد سهم دفتريار نيز متعلق بسردفتر خواهد بود.
ماده 32ـ هرگاه دفتريار زائد بر يكنفر باشد حقوق او بعهده سردفتر است.
وزير دادگستري – صادق احمدي