آیین نامه بندهای 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 17 و 19 و 20 و 24و28و37و53 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب تیرماه 1354 مصوب 1354

آیین‌نامه‌های بند 4 ماده 6 و تبصره 2 ماده 6 و مواد 14، 17،19،20، 24، 28، 37 و 53 قانون دفاتراسناد رسمی‌ و كانون سر دفتران و دفتر یاران مصوب تیر ماه 1354

ماده 1ـ در اجازه اجتهاد مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید شده و بامضاء مجتهد رسیده باشد. هرگاه امضاء اجازه دهنده درتصدیق اجتهاد نزد رئیس اداره امور سردفتران محرز نباشد این امضاء در داخل مملكت بتصدیق دفترخانه و در خارج از مملكت بتصدیق مأمورین كنسولی خواهد رسید.

ماده 2ـ به تصدیقاتی كه دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاكی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمیشود.

ماده 3ـ برای انتخاب سردفتر از بین واجدین شرایط، هر سال سازمان ثبت در شهریورماه طی آگهی در یكی از روزنامه های كثیر الانتشار مركز مراتب را باطلاع متقاضیان خواهد رسانید. متقاضیان مكلفند تا آخر مهرماه تقاضای خود را بسازمان ثبت یا اداره ثبت محل تسلیم دارند. در آبانماه‌ هر سال هیئتی مركب از معاون سازمان ثبت در قسمت اسناد و مدیركل امور اسناد و یكنفر از اعضاء كانون سردفتران با متقاضیان مصاحبه بعمل آورده و تعداد لازم را از بین دارندگان دانشنامه دكترا و لیسانس حقوق و سایر داوطلبان انتخاب خواهد كرد.

ماده 4ـ1ـ هریك از سردفتران مذكور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمی ‌هر موقع خود را واجد یكی از شرایط مذكور در ماده 6 تشخیص دهد میتواند تقاضای تطبیق وضع خود را با ارسال مدارك لازم به ثبت محل یا سازمان ثبت اسناد و املاك در مركز تسلیم كند باین تقاضاها بدون رعایت تشریفات مذكور در ماده 3 این آئین‌نامه رسیدگی و ابلاغ لازم صادر خواهد شد.

2ـ در مورد دفتر یارانی كه براساس قانون دفاتر اسناد رسمی ‌مصوب 1316 و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی ‌بسر دفتری مرفع شده ولی عملاً بسر دفتری اشتغال نیافته اند با رعایت مهلت مقرر در ماده 8 قانون درصورت وجود محل میتوان آنان را بتصدی دفترخانه ای كه متناسب با درجه آنان باشد انتخاب كرد. در صورتیكه درجه این قبیل سردفتران كمتر از درجه یك باشد تصدی آنان در دفترخانه های درجه یك منوط به احراز یكی از شرایط مندرج در ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی ‌و صدور ابلاغ برای آنان هست.

ماده 5ـ دفتریاری كه بموجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی‌ پیشنهاد میشود هرگاه سابقه دفتریاری نداشته باشد و یا سابقه او در دفتریاری اول یا دوم كمتر از یكسال باشد با پیشنهاد دفترخانه و صدور ابلاغ از طرف سازمان ثبت در دفترخانه ای كه او را برای دفتریاری پیشنهاد نموده یكسال با احتساب مدتی كه قبلا بدفتریاری اشتغال داشته كارآموزی خواهد كرد و حقوق او را سردفتر خواهد پرداخت. پس از طی دوره كارآموزی سردفتر گزارش كار و رفتار او را تهیه و با اظهارنظر صریح باداره امور سردفتران میفرستد و سازمان ثبت با توجه بگزارش مذكور ابلاغ لازم صادر خواهد نمود.

ماده 6ـ سردفتر كفیل حق ثبت جدید و تكمیل اسناد ناقص را طبق مقررات دارد. هرگاه تكمیل ثبت سند قانوناً مقدور نباشد باید علت امتناع از تكمیل سند ناقص را كتباً به تقاضا كننده اعلام نماید.

تبصره ـ درمورد درآمد دفترخانه در مدت كفالت بترتیب مقرر در ماده 47 قانون عمل خواهد شد.

ماده 7ـ سوگند نامه مندرج در ماده 16 قانون دفاتر اسناد رسمی ‌بشرح ذیل است:

(اینجانب امضاء كننده ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند یاد میكنم كه قوانین و نظامات كشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط بدفاتراسناد رسمی ‌را محترم شمرده در كمال بیطرفی و پاكدامنی بوظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم).

ماده 8ـ مراسم سوگند در حضور رئیس سازمان یا معاون او در قسمت اسناد و رئیس كانون سردفتران و یا نماینده او و مدیركل امور اسناد و یا معاون او بعمل میآید و سوگند نامه بامضاء اعضاء جلسه و سردفتر یا دفتریار میرسد.

ماده 9ـ 1ـ شروع بكار سردفتران و دفتریاران منوط بمعرفی ضامن میباشد و این كار باید بموجب سند رسمی‌ انجام گیرد.

2ـ مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر 500000 ریال و در مورد دفتریاران اول و دوم 250000 ریال است.

3ـ مشمولین این ماده میتوانند بجای معرفی ضامن برابر مبالغی كه مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملكی یا تضمین بانكی مبادرت كنند.

4ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملكی و یا ضمانت بانكی برای جبران خسارت وارده باشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محكومیتهای نقدی دادگاه انتظامی‌است و این موضوع باید در سند تصریح شود.

5ـ تبدیل تضمین جایز است.

ماده 10ـ در صورتیكه مال غیرمنقول مورد وثیقه بمناسبت اجراء ماده 9 كلاً یا بعضاً بمصرف برسد و یا بجهتی از جهات از اعتبار و یا ارزش خود بیفتد سردفتر یا دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یكماه تضمین خود را تجدید نماید والا اجازه اشتغال از او سلب خواهد شد.

تبصره ـ هرگاه اعتبار ضامن بجهتی از بین برود یا متزلزل شود ادامه كار سردفتر یا دفتریار موكول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه بشرح ماده 9 خواهد بود. همین حكم در موردی هم جاری است كه ارزش یا میزان تضمین بجهتی از جهات كاهش یابد.

ماده 11ـ دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند:

1ـ یك نسخه دفتر ثبت اسناد كه پلمب شده و اسناد درآن ثبت میشود.

2ـ دفتر راهنما كه متضمن اسامی ‌متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ سند خواهد بود.

3ـ دفتر درآمد كه بمنظور ثبت كلیه وجوهی است كه بمنظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه‌های مزبور درآن قید میشود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد.

4ـ دفتر ثبت مكاتبات و تقاضانامه اجرائی و خلاصه معاملات.

5ـ دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار.

6ـ دفتر گواهی امضاء.

ماده 12ـ1ـ دفاتر گواهی امضاء مكلفند رونوشت یا فتوكپی سند گواهی شده را بهزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.

2 ـ دفاتر مزبور مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته‌های مالی نیستند.

3 ـ درمورد تصدیق صحت امضاء مواد 64و 66 و 67 قانون ثبت اسناد و املاك لازم ‌الرعایه است.

ماده 13 ـ در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر كفالت دفتر بترتیب با دفتریار اول یا دوم واجد شرایط همان دفترخانه یا یكی از دفتریاران واجد شرایط سایر دفترخانه‌ها و یا یكی از سردفتران همان واحد ثبتی به تعیین رئیس ثبت استان خواهد بود.

ماده 14ـ

1ـ میزان مرخصی سالانه سردفتر یا دفتریار یكماه است.

2 ـ ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار از طرف رئیس ثبت استان صادر میگردد. صدور ابلاغ مزبور موكول بدرخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است.

3 ـ در صورتیكه سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نكند مرخصی مزبور برای او ذخیره میشود و میتواند از مجموع آنها بشرط آنكه از چهار ماه تجاوز نكند یكجا یا بدفعات استفاده كند. در اینصورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت میباشد.

ماده 15ـ درصورتیكه سردفتر یا دفتریار بلحاظ عارضه بیماری قادر بانجام وظیفه نباشد باید بارسال گواهی پزشك معالج بواحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. درصورتیكه مدت بیماری بیش از یكماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط بگواهی هیأت پزشكی بانتخاب سازمان ثبت خواهد بود.

ماده 16ـ صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از كشور موكول باعلام نتیجه بازرسی دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است مگر در موارد ضروری كه در اینصورت سازمان ثبت باید با اخذ ضامن یا تضمین كافی اقدام بصدور ابلاغ مرخصی نماید.

ماده 17ـ دفتریار كفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل میباشد و تعیین وی با واحد ثبت محل است.

تبصره ـ تغییر دفتریار از یك دفترخانه بدفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تصویب سازمان ثبت جایز است.

ماده 18ـ در نقاطی كه دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یكی از كارمندان به تعیین رئیس ثبت محل میشود.

ماده 19ـ جز در موارد تنظیم سند جدید و تكمیل سند ناقص و گواهی امضاء و فسخ سند در سایر موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطیل آن بعهده اداره ثبت است.

تبصره ـ درمورد تكمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم شده در دفتری كه درحال تعطیل است ثبت محل میتواند ابلاغ سیار برای یكی از دفاتر صلاحیتدار صادر نماید.

ماده 20ـ رسیدگی مقدماتی در اطراف شكایات واصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورتمجلس در محل آغاز میگردد. مأمور تحقیق ضمن ارسال صورتمجلس تنظیم شده گزارش مأموریت خود را برای صدور دستور مقتضی باداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال میدارد.

ماده 21ـ در موردیكه گزارشهای واصل علیه سردفتران و دفتریاران حاكی از وقوع تخلف باشد هرگاه تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم كافی و وقوع تخلف بنظر اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامی‌ سردفتران و در مناطق ثبت نزد كسیكه وظایف دادستان انتظامی را در محل انجام میدهد ارسال می‌دارد.

ماده 22ـ هرگاه تحقیقات انجام شده كافی نباشد و نیز درمورد شكایات واصل علیه سردفتران و دفتریاران اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك كشور وسیله یكی از مأمورین خود یا سایر مأمورین سازمان ثبت اسناد واملاك كشور یا ثبت محل تحقیقات لازم را انجام میدهد. در صورتیكه وقوع تخلف بنظر آن اداره محرز بود بتكلیف مقرر در قسمت اخیر ماده 21 عمل میشود.

ماده 23ـ دادستان انتظامی ‌در صورتیكه نقصی در پرونده ملاحظه نكند به تنظیم كیفر خواست مبادرت مینماید در غیر اینصورت پس از رفع نقص وسیله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك بتكلیف مزبور عمل میكند. در كیفر خواست باید علاوه بر مشخصات كامل متخلف جریان وقوع تخلف و مواد مورد استناد تصریح گردد.

ماده 24ـ كیفرخواست وسیله مأمور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ میشود ترتیب ابلاغ كیفرخواست و دادنامه و سایر اخطارات براساس مقررات آئین دادرسی مدنی میباشد.

ماده 25ـ1ـ مدت پاسخ متخلف به كیفر خواست ده روز از تاریخ ابلاغ میباشد. این مهلت بتقاضای متخلف و تصویب مدیركل منطقه ثبت و در تهران با تصویب مدیركل امور اسناد یكبار برای ده روز قابل تمدید است.

2ـ متخلف در پاسخ كیفرخواست باید كلیه دلایل و اسنادی را كه حاكی از برائت خود میداند همراه لایحه به ثبت محل باداره كل امور اسناد سازمان ثبت تسلیم كند.

ماده 26ـ هرگاه ضمن رسیدگی مقدماتی موضوع رسیدگی بزه تشخیص شود مراتب با تصریح جهات امر بمرجع صالح قضائی اعلام میشود. درصورتیكه مرجع صالح قضائی موضوع را بزه تشخیص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاك، مورد را از جهت تخلف انتظامی ‌با توجه بمقررات مر بوط مورد رسیدگی قرار خواهد داد. در اینصورت تخلف انتظامی ‌تا ابلاغ حكم قطعی مراجع قضائی مشمول مرور زمان نخواهد شد.

ماده 27ـ 1ـ حكم دادگاه انتظامی ‌به متخلف و دادستان ابلاغ میشود.

2ـ درصورتیكه حكم مبنی برمحكومیت متخلف بمجازاتهای انتظامی ‌درجه 3 و بالاتر از آن باشد متخلف میتواند ظرف مدت ده روز نسبت بآن بدادگاه تجدید نظر انتظامی ‌شكایت كند. این شكایت بدادگاه بدوی انتظامی ‌تسلیم میشود. دادگاه اخیر الذكر پرونده را همراه شكایت مزبور بدادگاه تجدید نظر انتظامی ارسال میدارد.

3 – مدت شكایت دادستان نیز نسبت بحكم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.

ماده 28- در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدید نظر و دادستان و دادیاران و اعضاء علی البدل موارد رد همان است كه در قانون آئین دادرسی مدنی پیش بینی شده است.

ماده 29ـ

الف ـ تخلفات ذیل موجب توبیخ با درج در پرونده است:

1ـ تأخیر در پرداخت وجوه عمومی‌ در صورتیكه زائد بر یكهفته نباشد.

2ـ تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستورالعملها در صورتیكه موجب ضرری نباشد.

3ـ تأخیر در ارسال آمار به مراجع مربوط.

4ـ عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر.

5ـ عدم اجرای دستورهای اداری.

6ـ اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول.

7ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول.

8ـ رفتار خارج از نزاكت با همكاران یا ارباب رجوع برای بار اول.

ب (اصلاحی 31ˏ03ˏ1355)ـ تخلفات ذیل موجب جریمه از 500 ریال تا 20000 ریال است:

1 ـ تأخیر در پرداخت وجوه عمومی ‌بیش از یكهفته در صورتیكه زائد بر 15 روز نباشد.

2 ـ غیبت غیرمجاز یاغیر موجه به مدت سه روز.

3 ـ تغییر محل كار بدون اجازه ثبت محل.

4 ـ امتناع از ارسال آمار بمراجع مربوط.

5 ـ تأخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاعنامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه و تأخیر در ارسال اطلاعنامه نكاح و طلاق به اداره ثبت احوال.

6 ـ خودداری غیرموجه از صدور اجرائیه و یا صدور اجرائیه بصورت ناقص بنحوی كه موجب تأخیر در كار شود.

7 ـ عدم رعایت مواد مربوط بتشكیلات دفترخانه.

8 ـ قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن بصندوق ثبت.

9 ـ امتناع از ثبت سند هر چند دلیل امتناع كتباً بمتقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسائل نظری نبوده و حقاً باید سند تنظیم میشده.

10 ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردی كه تكلیف به استعلام دارد.

11 ـ اهمال در نظارت در امور دفترخانه بیش از یكبار.

12 ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر بیش از یكبار.

13 ـ رفتار خارج از نزاكت با همكاران یا ارباب رجوع بیش از یكبار.

14 ـ خودداری از تسلیم رونوشت و مدارك باشخاصی كه حق دریافت آنها را دارند یا تسلیم آنها باشخاصی كه حق دریافت آنها را ندارند.

ج ـ تخلفات ذیل موجب انفصال موقت ازسه ماه ‌الی ششماه است:

1 ـ تأخیر در پرداخت وجوه عمومی ‌زائد بر 15 روز.

2 ـ بردن دفتراسناد رسمی ‌برای ثبت سند بخارج از محل دفتر خانه بدون مجوز قانونی.

3 ـ ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه.

4 ـ امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه.

5 ـ تقصیر درتبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن بصندوق ثبت درصورت احراز سوء نیت.

6 ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت درمواردی كه تكلیف باستعلام دارد درصورتیكه عدم استعلام باعث اضرار غیر گردد.

7 ـ تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها در صورتیكه موجب ضرر باشد.

8 ـ عدم معرفی دفتریار ظرف مهلت معقولی كه ثبت محل تعیین مینماید.

د ـ تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از ششماه تا دو سال است:

1 ـ امتناع از پرداخت وجوه عمومی ‌با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول بوسیله سازمان ثبت.

2 ـ امتناع از ثبت سند درصورتیكه كتباً دلیل امتناع را بمتقاضی تسلیم نكند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.

هـ ـ تخلفات ذیل موجب انفصال دائم است:

1 ـ قصور یا تقصیری كه منتهی به ثبت سند معارض گردد.

تبصره ـ درصورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف دادگاه میتواند كیفر او را برحسب اهمیت موضوع به یكی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.

2 ـ گرفتن وجوهی غیراز آنچه درقوانین ومقررات تجویز گردیده است.

ماده 30ـ 1ـ محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعایت فواصل مناسب تعیین میشود.

2ـ ساعات كار دفترخانه بتناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و بدفترخانه ابلاغ میشود.

3ـ دفترخانه باید متناسب حجم كار خود علاوه بر اتاقهای كافی برای استقرار سردفتر و دفتریار و كاركنان دفترخانه، محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.

ماده 31ـ سهمیه دفتریار از محل درآمد حق ‌الثبت تا ششصد ریال تمام آن و از ششصد ریال تا بیست هزار ریال دوسوم درآمد مزبور میباشد و بقیه سهم سردفتر خواهد بود. و درآمد بیش از بیست هزار ریال در اختیار سردفتر میباشد تا بترتیبی كه مقتضی بداند براساس لیستی كه تنظیم میكند برای كمك و اعاشه بكاركنان دفترخانه پرداخت نماید.

تبصره ـ درصورتیكه دفترخانه فاقد دفتریار باشد سهم دفتریار نیز متعلق بسردفتر خواهد بود.

ماده 32ـ هرگاه دفتریار زائد بر یكنفر باشد حقوق او بعهده سردفتر است.

وزیر دادگستری – صادق احمدی