آیین‌نامه‌های بند ۴ ماده ۶ و تبصره ۲ ماده ۶ و مواد ۱۴، ۱۷،۱۹،۲۰، ۲۴، ۲۸، ۳۷ و ۵۳ قانون دفاتراسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتر یاران مصوب تیر ماه ۱۳۵۴
ماده ۱ـ در اجازه اجتهاد مراجع مسلم باید نام و نام خانوادگی و شماره شناسنامه و تاریخ تولد ذینفع با حروف قید شده و بامضاء مجتهد رسیده باشد. هرگاه امضاء اجازه دهنده درتصدیق اجتهاد نزد رئیس اداره امور سردفتران محرز نباشد این امضاء در داخل مملکت بتصدیق دفترخانه و در خارج از مملکت بتصدیق مأمورین کنسولی خواهد رسید.
ماده ۲ـ به تصدیقاتی که دلالت صریح بر اجتهاد ندارد و یا حاکی از مراتبی از تحصیلات باشد ترتیب اثر داده نمیشود.
ماده ۳ـ برای انتخاب سردفتر از بین واجدین شرایط، هر سال سازمان ثبت در شهریورماه طی آگهی در یکی از روزنامه های کثیر الانتشار مرکز مراتب را باطلاع متقاضیان خواهد رسانید. متقاضیان مکلفند تا آخر مهرماه تقاضای خود را بسازمان ثبت یا اداره ثبت محل تسلیم دارند. در آبانماه هر سال هیئتی مرکب از معاون سازمان ثبت در قسمت اسناد و مدیرکل امور اسناد و یکنفر از اعضاء کانون سردفتران با متقاضیان مصاحبه بعمل آورده و تعداد لازم را از بین دارندگان دانشنامه دکترا و لیسانس حقوق و سایر داوطلبان انتخاب خواهد کرد.
ماده ۴ـ۱ـ هریک از سردفتران مذکور در تبصره دوم ماده ششم قانون دفاتر اسناد رسمی هر موقع خود را واجد یکی از شرایط مذکور در ماده ۶ تشخیص دهد میتواند تقاضای تطبیق وضع خود را با ارسال مدارک لازم به ثبت محل یا سازمان ثبت اسناد و املاک در مرکز تسلیم کند باین تقاضاها بدون رعایت تشریفات مذکور در ماده ۳ این آئین‌نامه رسیدگی و ابلاغ لازم صادر خواهد شد.
۲ـ در مورد دفتر یارانی که براساس قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ و نظامنامه آن و قبل از قانون فعلی دفاتر اسناد رسمی بسر دفتری مرفع شده ولی عملاً بسر دفتری اشتغال نیافته اند با رعایت مهلت مقرر در ماده ۸ قانون درصورت وجود محل میتوان آنان را بتصدی دفترخانه ای که متناسب با درجه آنان باشد انتخاب کرد. در صورتیکه درجه این قبیل سردفتران کمتر از درجه یک باشد تصدی آنان در دفترخانه های درجه یک منوط به احراز یکی از شرایط مندرج در ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و صدور ابلاغ برای آنان هست.
ماده ۵ـ دفتریاری که بموجب ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی پیشنهاد میشود هرگاه سابقه دفتریاری نداشته باشد و یا سابقه او در دفتریاری اول یا دوم کمتر از یکسال باشد با پیشنهاد دفترخانه و صدور ابلاغ از طرف سازمان ثبت در دفترخانه ای که او را برای دفتریاری پیشنهاد نموده یکسال با احتساب مدتی که قبلا بدفتریاری اشتغال داشته کارآموزی خواهد کرد و حقوق او را سردفتر خواهد پرداخت. پس از طی دوره کارآموزی سردفتر گزارش کار و رفتار او را تهیه و با اظهارنظر صریح باداره امور سردفتران میفرستد و سازمان ثبت با توجه بگزارش مذکور ابلاغ لازم صادر خواهد نمود.
ماده ۶ـ سردفتر کفیل حق ثبت جدید و تکمیل اسناد ناقص را طبق مقررات دارد. هرگاه تکمیل ثبت سند قانوناً مقدور نباشد باید علت امتناع از تکمیل سند ناقص را کتباً به تقاضا کننده اعلام نماید.
تبصره ـ درمورد درآمد دفترخانه در مدت کفالت بترتیب مقرر در ماده ۴۷ قانون عمل خواهد شد.
ماده ۷ـ سوگند نامه مندرج در ماده ۱۶ قانون دفاتر اسناد رسمی بشرح ذیل است:
(اینجانب امضاء کننده ذیل خداوند را شاهد اعمال خود گرفته و سوگند یاد میکنم که قوانین و نظامات کشور ایران خاصه قوانین و نظامات مربوط بدفاتراسناد رسمی را محترم شمرده در کمال بیطرفی و پاکدامنی بوظایف مرجوعه قیام و اقدام نمایم).
ماده ۸ـ مراسم سوگند در حضور رئیس سازمان یا معاون او در قسمت اسناد و رئیس کانون سردفتران و یا نماینده او و مدیرکل امور اسناد و یا معاون او بعمل میآید و سوگند نامه بامضاء اعضاء جلسه و سردفتر یا دفتریار میرسد.
ماده ۹ـ ۱ـ شروع بکار سردفتران و دفتریاران منوط بمعرفی ضامن میباشد و این کار باید بموجب سند رسمی انجام گیرد.
۲ـ مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر ۵۰۰۰۰۰ ریال و در مورد دفتریاران اول و دوم ۲۵۰۰۰۰ ریال است.
۳ـ مشمولین این ماده میتوانند بجای معرفی ضامن برابر مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا تضمین بانکی مبادرت کنند.
۴ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت بانکی برای جبران خسارت وارده باشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت محکومیتهای نقدی دادگاه انتظامی‌است و این موضوع باید در سند تصریح شود.
۵ـ تبدیل تضمین جایز است.
ماده ۱۰ـ در صورتیکه مال غیرمنقول مورد وثیقه بمناسبت اجراء ماده ۹ کلاً یا بعضاً بمصرف برسد و یا بجهتی از جهات از اعتبار و یا ارزش خود بیفتد سردفتر یا دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یکماه تضمین خود را تجدید نماید والا اجازه اشتغال از او سلب خواهد شد.
تبصره ـ هرگاه اعتبار ضامن بجهتی از بین برود یا متزلزل شود ادامه کار سردفتر یا دفتریار موکول به تبدیل ضامن یا دادن وثیقه بشرح ماده ۹ خواهد بود. همین حکم در موردی هم جاری است که ارزش یا میزان تضمین بجهتی از جهات کاهش یابد.
ماده ۱۱ـ دفترخانه ها باید دارای دفاتر ذیل باشند:
۱ـ یک نسخه دفتر ثبت اسناد که پلمب شده و اسناد درآن ثبت میشود.
۲ـ دفتر راهنما که متضمن اسامی متعاملین و نوع سند و شماره و تاریخ سند خواهد بود.
۳ـ دفتر درآمد که بمنظور ثبت کلیه وجوهی است که بمنظور ثبت سند مقرر است و شماره قبض هزینه‌های مزبور درآن قید میشود. این دفتر از طرف سازمان ثبت پلمب خواهد شد.
۴ـ دفتر ثبت مکاتبات و تقاضانامه اجرائی و خلاصه معاملات.
۵ـ دفتر ابوابجمعی قبوض سپرده و اوراق بهادار.
۶ـ دفتر گواهی امضاء.
ماده ۱۲ـ۱ـ دفاتر گواهی امضاء مکلفند رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده را بهزینه متقاضی دریافت و نگاهداری نمایند.
۲ ـ دفاتر مزبور مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته‌های مالی نیستند.
۳ ـ درمورد تصدیق صحت امضاء مواد ۶۴و ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک لازم الرعایه است.
ماده ۱۳ ـ در موارد مرخصی و معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر کفالت دفتر بترتیب با دفتریار اول یا دوم واجد شرایط همان دفترخانه یا یکی از دفتریاران واجد شرایط سایر دفترخانه‌ها و یا یکی از سردفتران همان واحد ثبتی به تعیین رئیس ثبت استان خواهد بود.
ماده ۱۴ـ
۱ـ میزان مرخصی سالانه سردفتر یا دفتریار یکماه است.
۲ ـ ابلاغ مرخصی سردفتر و دفتریار از طرف رئیس ثبت استان صادر میگردد. صدور ابلاغ مزبور موکول بدرخواست متقاضی و موافقت رئیس واحد ثبتی محل است.
۳ ـ در صورتیکه سردفتر یا دفتریار از مرخصی سالانه خود استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره میشود و میتواند از مجموع آنها بشرط آنکه از چهار ماه تجاوز نکند یکجا یا بدفعات استفاده کند. در اینصورت صدور ابلاغ منوط به پیشنهاد واحد ثبتی و موافقت ثبت منطقه یا سازمان ثبت میباشد.
ماده ۱۵ـ درصورتیکه سردفتر یا دفتریار بلحاظ عارضه بیماری قادر بانجام وظیفه نباشد باید بارسال گواهی پزشک معالج بواحد ثبتی محل درخواست مرخصی استعلاجی نماید. درصورتیکه مدت بیماری بیش از یکماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی منوط بگواهی هیأت پزشکی بانتخاب سازمان ثبت خواهد بود.
ماده ۱۶ـ صدور ابلاغ مرخصی فقط برای خروج از کشور موکول باعلام نتیجه بازرسی دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه حساب است مگر در موارد ضروری که در اینصورت سازمان ثبت باید با اخذ ضامن یا تضمین کافی اقدام بصدور ابلاغ مرخصی نماید.
ماده ۱۷ـ دفتریار کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل میباشد و تعیین وی با واحد ثبت محل است.
تبصره ـ تغییر دفتریار از یک دفترخانه بدفترخانه دیگر با موافقت هر دو سردفتر و تصویب سازمان ثبت جایز است.
ماده ۱۸ـ در نقاطی که دفترخانه منحصر باشد و دفتریار واجد شرایط نباشد دفاتر تحویل رئیس ثبت محل یا یکی از کارمندان به تعیین رئیس ثبت محل میشود.
ماده ۱۹ـ جز در موارد تنظیم سند جدید و تکمیل سند ناقص و گواهی امضاء و فسخ سند در سایر موارد انجام امور دفترخانه در زمان تعطیل آن بعهده اداره ثبت است.
تبصره ـ درمورد تکمیل سند ناقص یا فسخ یا اقاله سند تنظیم شده در دفتری که درحال تعطیل است ثبت محل میتواند ابلاغ سیار برای یکی از دفاتر صلاحیتدار صادر نماید.
ماده ۲۰ـ رسیدگی مقدماتی در اطراف شکایات واصل با تحقیق در دفترخانه و تنظیم صورتمجلس در محل آغاز میگردد. مأمور تحقیق ضمن ارسال صورتمجلس تنظیم شده گزارش مأموریت خود را برای صدور دستور مقتضی باداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارسال میدارد.
ماده ۲۱ـ در موردیکه گزارشهای واصل علیه سردفتران و دفتریاران حاکی از وقوع تخلف باشد هرگاه تحقیقات انجام شده برای اخذ تصمیم کافی و وقوع تخلف بنظر اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محرز باشد آن اداره پرونده را در تهران نزد دادستان انتظامی سردفتران و در مناطق ثبت نزد کسیکه وظایف دادستان انتظامی را در محل انجام میدهد ارسال میدارد.
ماده ۲۲ـ هرگاه تحقیقات انجام شده کافی نباشد و نیز درمورد شکایات واصل علیه سردفتران و دفتریاران اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور وسیله یکی از مأمورین خود یا سایر مأمورین سازمان ثبت اسناد واملاک کشور یا ثبت محل تحقیقات لازم را انجام میدهد. در صورتیکه وقوع تخلف بنظر آن اداره محرز بود بتکلیف مقرر در قسمت اخیر ماده ۲۱ عمل میشود.
ماده ۲۳ـ دادستان انتظامی در صورتیکه نقصی در پرونده ملاحظه نکند به تنظیم کیفر خواست مبادرت مینماید در غیر اینصورت پس از رفع نقص وسیله اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک بتکلیف مزبور عمل میکند. در کیفر خواست باید علاوه بر مشخصات کامل متخلف جریان وقوع تخلف و مواد مورد استناد تصریح گردد.
ماده ۲۴ـ کیفرخواست وسیله مأمور ابلاغ ثبت محل به متخلف ابلاغ میشود ترتیب ابلاغ کیفرخواست و دادنامه و سایر اخطارات براساس مقررات آئین دادرسی مدنی میباشد.
ماده ۲۵ـ۱ـ مدت پاسخ متخلف به کیفر خواست ده روز از تاریخ ابلاغ میباشد. این مهلت بتقاضای متخلف و تصویب مدیرکل منطقه ثبت و در تهران با تصویب مدیرکل امور اسناد یکبار برای ده روز قابل تمدید است.
۲ـ متخلف در پاسخ کیفرخواست باید کلیه دلایل و اسنادی را که حاکی از برائت خود میداند همراه لایحه به ثبت محل باداره کل امور اسناد سازمان ثبت تسلیم کند.
ماده ۲۶ـ هرگاه ضمن رسیدگی مقدماتی موضوع رسیدگی بزه تشخیص شود مراتب با تصریح جهات امر بمرجع صالح قضائی اعلام میشود. درصورتیکه مرجع صالح قضائی موضوع را بزه تشخیص ندهد اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک، مورد را از جهت تخلف انتظامی با توجه بمقررات مر بوط مورد رسیدگی قرار خواهد داد. در اینصورت تخلف انتظامی تا ابلاغ حکم قطعی مراجع قضائی مشمول مرور زمان نخواهد شد.
ماده ۲۷ـ ۱ـ حکم دادگاه انتظامی به متخلف و دادستان ابلاغ میشود.
۲ـ درصورتیکه حکم مبنی برمحکومیت متخلف بمجازاتهای انتظامی درجه ۳ و بالاتر از آن باشد متخلف میتواند ظرف مدت ده روز نسبت بآن بدادگاه تجدید نظر انتظامی شکایت کند. این شکایت بدادگاه بدوی انتظامی تسلیم میشود. دادگاه اخیر الذکر پرونده را همراه شکایت مزبور بدادگاه تجدید نظر انتظامی ارسال میدارد.
۳ – مدت شکایت دادستان نیز نسبت بحکم صادره ده روز از تاریخ ابلاغ است.
ماده ۲۸- در مورد اعضای دادگاه بدوی انتظامی و تجدید نظر و دادستان و دادیاران و اعضاء علی البدل موارد رد همان است که در قانون آئین دادرسی مدنی پیش بینی شده است.
ماده ۲۹ـ
الف ـ تخلفات ذیل موجب توبیخ با درج در پرونده است:
۱ـ تأخیر در پرداخت وجوه عمومی در صورتیکه زائد بر یکهفته نباشد.
۲ـ تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه ها و دستورالعملها در صورتیکه موجب ضرری نباشد.
۳ـ تأخیر در ارسال آمار به مراجع مربوط.
۴ـ عدم رعایت حضور در دفترخانه در ساعات مقرر.
۵ـ عدم اجرای دستورهای اداری.
۶ـ اهمال در نظارت بر امور دفترخانه برای بار اول.
۷ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر برای بار اول.
۸ـ رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع برای بار اول.
ب (اصلاحی ۳۱ˏ۰۳ˏ۱۳۵۵)ـ تخلفات ذیل موجب جریمه از ۵۰۰ ریال تا ۲۰۰۰۰ ریال است:
۱ ـ تأخیر در پرداخت وجوه عمومی بیش از یکهفته در صورتیکه زائد بر ۱۵ روز نباشد.
۲ ـ غیبت غیرمجاز یاغیر موجه به مدت سه روز.
۳ ـ تغییر محل کار بدون اجازه ثبت محل.
۴ ـ امتناع از ارسال آمار بمراجع مربوط.
۵ ـ تأخیر در ارسال خلاصه معامله و اطلاعنامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه و تأخیر در ارسال اطلاعنامه نکاح و طلاق به اداره ثبت احوال.
۶ ـ خودداری غیرموجه از صدور اجرائیه و یا صدور اجرائیه بصورت ناقص بنحوی که موجب تأخیر در کار شود.
۷ ـ عدم رعایت مواد مربوط بتشکیلات دفترخانه.
۸ ـ قصور در تبدیل قبوض سپرده و حواله آن بصندوق ثبت.
۹ ـ امتناع از ثبت سند هر چند دلیل امتناع کتباً بمتقاضی اعلام شده باشد ولی موضوع از مسائل نظری نبوده و حقاً باید سند تنظیم میشده.
۱۰ ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت در مواردی که تکلیف به استعلام دارد.
۱۱ ـ اهمال در نظارت در امور دفترخانه بیش از یکبار.
۱۲ ـ تمرد دفتریار از انجام دستور قانونی سردفتر بیش از یکبار.
۱۳ ـ رفتار خارج از نزاکت با همکاران یا ارباب رجوع بیش از یکبار.
۱۴ ـ خودداری از تسلیم رونوشت و مدارک باشخاصی که حق دریافت آنها را دارند یا تسلیم آنها باشخاصی که حق دریافت آنها را ندارند.
ج ـ تخلفات ذیل موجب انفصال موقت ازسه ماه الی ششماه است:
۱ ـ تأخیر در پرداخت وجوه عمومی زائد بر ۱۵ روز.
۲ ـ بردن دفتراسناد رسمی برای ثبت سند بخارج از محل دفتر خانه بدون مجوز قانونی.
۳ ـ ثبت سند در خارج از حوزه مقرر برای دفترخانه.
۴ ـ امتناع از ارسال خلاصه معامله و اطلاع نامه فسخی و رونوشت تقسیم نامه.
۵ ـ تقصیر درتبدیل قبوض سپرده و صدور حواله آن بصندوق ثبت درصورت احراز سوء نیت.
۶ ـ ثبت سند بدون استعلام از ثبت درمواردی که تکلیف باستعلام دارد درصورتیکه عدم استعلام باعث اضرار غیر گردد.
۷ ـ تنظیم سند برخلاف مقررات و بخشنامه‌ها و دستورالعملها در صورتیکه موجب ضرر باشد.
۸ ـ عدم معرفی دفتریار ظرف مهلت معقولی که ثبت محل تعیین مینماید.
د ـ تخلفات ذیل موجب انفصال موقت از ششماه تا دو سال است:
۱ ـ امتناع از پرداخت وجوه عمومی با صدور اخطار لازم و دادن مهلت معقول بوسیله سازمان ثبت.
۲ ـ امتناع از ثبت سند درصورتیکه کتباً دلیل امتناع را بمتقاضی تسلیم نکند و یا نوشته فاقد دلیل باشد.
هـ ـ تخلفات ذیل موجب انفصال دائم است:
۱ ـ قصور یا تقصیری که منتهی به ثبت سند معارض گردد.
تبصره ـ درصورت جلب رضای ذینفع و رفع آثار تعارض از طرف متخلف دادگاه میتواند کیفر او را برحسب اهمیت موضوع به یکی از دو نوع انفصال موقت تنزل دهد.
۲ ـ گرفتن وجوهی غیراز آنچه درقوانین ومقررات تجویز گردیده است.
ماده ۳۰ـ ۱ـ محل دفترخانه با انتخاب و موافقت اداره ثبت محل با رعایت فواصل مناسب تعیین میشود.
۲ـ ساعات کار دفترخانه بتناسب فصول از طرف اداره ثبت محل تعیین و بدفترخانه ابلاغ میشود.
۳ـ دفترخانه باید متناسب حجم کار خود علاوه بر اتاقهای کافی برای استقرار سردفتر و دفتریار و کارکنان دفترخانه، محلی برای بایگانی منظم اسناد و اوراق خود داشته باشد.
ماده ۳۱ـ سهمیه دفتریار از محل درآمد حق الثبت تا ششصد ریال تمام آن و از ششصد ریال تا بیست هزار ریال دوسوم درآمد مزبور میباشد و بقیه سهم سردفتر خواهد بود. و درآمد بیش از بیست هزار ریال در اختیار سردفتر میباشد تا بترتیبی که مقتضی بداند براساس لیستی که تنظیم میکند برای کمک و اعاشه بکارکنان دفترخانه پرداخت نماید.
تبصره ـ درصورتیکه دفترخانه فاقد دفتریار باشد سهم دفتریار نیز متعلق بسردفتر خواهد بود.
ماده ۳۲ـ هرگاه دفتریار زائد بر یکنفر باشد حقوق او بعهده سردفتر است.
وزیر دادگستری – صادق احمدی