دستورالعمل چگونگی ثبت الکترونیکی شرکتها و موسسات غیرتجاری مصوب آذر ۱۳۹۳
در اجرای تکالیف قانونی بند «ب» ماده ۱۲ قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و بند ۳ ماده ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری و ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه با هدف حذف مراجعات حضوری متقاضیان خدمت و ارائه خدمات به نحو الکترونیک، فرآیند ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری به صورت الکترونیکی و طبق مقررات این دستورالعمل انجام خواهد شد:
ماده۱
کلیه تقاضاهای مربوط به ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری از طریق درگاه الکترونیکی سازمان به آدرس www.ssaa.ir پذیرفته می‌شود.
متقاضیان ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری باید اطلاعات موردنیاز را بر اساس فرم‌های موجود در سامانه جامع ثبت شرکتها وارد نموده و پس از پذیرش نهایی درخواست، از طریق سامانه نسبت به دریافت کد پیگیری یکتای پرونده تشکیل شده در سیستم اقدام نمایند.
تبصره۱: پس از پذیرش هر تقاضا توسط سامانه، یک کد پیگیری اختصاص داده خواهد شد و در تمامی مراحل، نتایج اقدامات از طریق پیام کوتاه با ذکر کد پیگیری به اطلاع متقاضی می رسد.
تبصره۲: تمامی آگهی‌ها و ابلاغیه‌های رفع نقص یا عدم امکان ثبت که اطلاع متقاضی از آن ضروری است در سامانه بارگذاری و از طریق کد پیگیری اختصاص داده شده به متقاضی قابل رویت خواهد بود.
ماده۲
مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری پس از وصول ثبت تاسیس، نسبت به بررسی نام‌های پیشنهادی شخصیت حقوقی اقدام و نتیجه پذیرش و یا عدم پذیرش نام را به نحو الکترونیکی به متقاضی اعلام می‌نماید. در صورت تایید نام، متقاضی اصل مدارک و مستندات لازم را به همراه کد پیگیری از طریق پست به مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا ارسال می‌نماید.
تبصره: متقاضیان ثبت تغییرات در شرکتها و موسسات غیرتجاری باید بلافاصله پس از ثبت تقاضای خود در سامانه و دریافت کد پیگیری، نسبت به ارسال اصل مدارک و مستندات لازم از طریق پست به مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا اقدام نمایند.
ماده۳
مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری دریافت کننده تقاضا، مکلف است پس از وصول مدارک و مستندات متقاضی و مطابقت آنها با فایل الکترونیکی مربوط، چنانچه تقاضای واصله با قوانین و مقررات منطبق بوده و مدارک و مستندات ارسالی کامل باشد، جهت تولید پیش نویس سند، احراز هویت و اخذ امضاء متقاضی ثبت طبق ماده ۸ این دستورالعمل اقدام نماید.
ماده۴
پس از بررسی کارشناسی چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و یا نقض در مستندات و مدارک ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نقص مطابق تبصره ماده ۱ به متقاضی اطلاع داده می‌شود. متقاضی مکلف است ظرف مدت ۳۰ روز نسبت به رفع نواقص اعلام شده اقدام نماید. در غیر این صورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید می باشد.
ماده۵
مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان جهت ثبت تغییرات مربوط به شرکتها و موسسات غیرتجاری که در گذشته در مرجع ثبتی غیر از شهرستان مرکز استان به ثبت رسیده‌اند، در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت کننده مطالبه و مراحل ثبت تغییرات را مطابق ضوابط انجام خواهد داد. اداره ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی مکلف است ظرف یک هفته با شماره‌گذاری اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان اقدام نماید.
تبصره: مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان مکلف است قبل از اقدام نسبت به اسکن و داده آمائی پرونده واصله اقدام نماید.
ماده۶
بررسی کارشناسی تایید و تعیین نام اشخاص حقوقی مورد تقاضای ثبت تاسیس و یا تغییر نام، توسط مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری مرکز استان با رعایت مقررات انجام می‌پذیرد.
ماده۷
دفاتر ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری با توجه به ماهیت اشخاص حقوقی و طبقه‌بندی بر اساس قوانین و مقررات جاری، به شرح ذیل در سامانه جامع ثبت شرکتها به نحو الکترونیک ایجاد می‌گردد:
الف- دفتر ثبت شرکتهای تجاری (شامل انواع شرکتهای سهامی، با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی، تعاونی، مختلط سهامی و غیرسهامی و…) موضوع بند ۹ ماده (۱) آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک، اصلاحی ۱۳۸۰؛
ب- دفتر ثبت موسسات غیرتجاری موضوع ماده (۸) آیین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و موسسات غیرتجاری مصوب ۱۳۳۷؛
ج- دفتر ثبت شعب و نمایندگی شرکتهای خارجی (موضوع ماده ۱۴ نظامنامه اجرایی قانون ثبت شرکتها مصوب ۱۳۱۰).
ماده۸
پس از بررسی و تایید کارشناسی تقاضاهای واصله در مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری مرکز استان، به شرح ذیل اقدام می‌گردد:
الف- مرجع ثبت شرکتها پیش نویس سند ثبت تاسیس یا تغییرات شخص حقوقی را در سامانه تولید و مفاد آن را به نحو الکترونیک به اطلاع متقاضی می‌رساند.
ب- متقاضی پس از ملاحظه مفاد پیش نویس سند، به منظور پرداخت حقوق دولتی و امضای نسخه چاپی آن به مرجع ثبت شرکتها مراجعه می‌نماید.
ج- مرجع ثبت شرکتها با احراز هویت ذی سمت و اطمینان از وصول حقوق دولتی، دو نسخه از سند نهایی را چاپ و به امضای ذی سمت رسانده و در دفتر الکترونیک مربوط در سامانه ثبت می‌نماید. ضمناً نسخه امضاء شده سند نهایی پس از اسکن در پرونده الکترونیک ثبت شخص حقوقی مربوط ذخیره و یک نسخه از سند چاپ شده نیز به متقاضی تحویل می‌شود.
ماده۹
چنانچه اقامتگاه شخص حقوقی مورد تقاضا، شهرستانی غیر از مرکز استان باشد، مرجع ثبت شرکتها و موسسات تجاری مرکز استان، پیش نویس سند تولید شده را جهت احراز هویت و اخذ امضاء ذی سمت، از طریق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه قانونی شخص حقوقی ارسال و مراتب را از طریق پیام کوتاه به متقاضی اعلام می‌نماید. اداره مذکور پس از احراز هویت و اخذ امضاء، نسخه امضاء شده را اسکن و از طریق سامانه به مرجع ثبت شرکتها در مرکز استان ارسال و یک نسخه از سند امضاء شده را نیز به متقاضی تحویل می‌دهد.
تبصره۱- مرحله نهایی ثبت تاسیس یا تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری در سامانه و الحاق اسکن سند امضاء شده به سابقه ثبت الکترونیک شخص حقوقی، توسط مرجع ثبت شرکتها در مرکز استان انجام خواهد شد. موسسات غیرتجاری مرکز استان نسخه‌ای از سند الکترونیکی ثبت شده را از طریق سامانه به روزنامه رسمی ارسال می‌نماید.
ماده۱۰
با توجه به ایجاد زیرساخت‌ها و ارتباط سیستمی با روزنامه رسمی در تمام موارد، مراجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری مرکز استان نسخه‌ای از سند الکترونیکی ثبت شده را از طریق سامانه به روزنامه رسمی ارسال و مراتب به نحو الکترونیک به متقاضی اعلام می‌گردد، متقاضی مکلف است جهت پیگیری مراحل انتشار آگهی و پرداخت هزینه‌های مربوط از طریق درگاه اختصاصی شرکت روزنامه رسمی با استفاده از کد پیگیری اختصاص یافته، اقدام نماید.
ماده۱۱
مرجع ثبت شرکتهای مرکز استان یا اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه شخص حقوقی، مکلف است به منظور مستندسازی و حفظ سوابق حاوی اصل امضای افراد ذی سمت هر دویست نسخه سند چاپ شده مرتبط به هر دفتر الکترونیک را به ترتیب شماره مندرج در سند از شماره ۱ الی ۲۰۰ جمع‌آوری و پس از ممهور نمودن آن به مهر اداره، به همراه فهرست تهیه شده از سامانه مجلد و صحافی نموده و نگهداری نماید.
ماده۱۲
مرجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری مرکزاستان مکلف است همزمان با ثبت تاسیس و تغییرات شرکتها و موسسات غیرتجاری، مدارک و مستندات را اسکن و پرونده الکترونیکی مربوط را در سامانه، مطابق ضوابط ایجاد نماید.
ماده۱۳
مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها موظفند به صورت منظم از طریق سامانه نسبت به گزارش‌گیری وضعیت ثبت شرکتها در ادارات ثبت تابعه و رفع نواقص احتمالی و ایجاد امکانات لازم اقدام نمایند تا زمینه مناسب برای تسهیل ارائه خدمات به متقاضیان و ارتقاء کیفیت آن در راستای بهبود فضای کسب و کار فراهم گردد.
تبصره: به منظور نظارت و پاسخگویی مدیران و اشخاص ذی‌صلاح در مراجع ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری امکان دسترسی لازم توسط حوزه فناوری اطلاعات سازمان فراهم خواهد شد.
ماده۱۴
به منظور استانداردسازی فرآیندهای ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری کارگروهی به ریاست معاون امور اسناد و عضویت مدیرکل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری و مدیران دفتر حقوقی و امور مجلس و دفتر توسعه فن‌آوری و اطلاعات سازمان تشکیل می‌گردد. دبیرخانه این کارگروه در اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری می‌باشد.
